Новое решение компании ЭОС Enterprise Office Solution for

Новое решение компании ЭОС Enterprise Office Solution for Share. Point система электронного документооборота и управления контентом

Новое решение компании ЭОС: 1. Подходы к созданию решения 2. Функциональные возможности 3. Структура 4. Бизнес-процессы документооборота 5. Эффективность 6. Направления развития

ПОДХОДЫ К СОЗДАНИЮ РЕШЕНИЯ Принципы разработки решения: • Максимальное использование базовых функциональных возможностей платформы; • Использование интеграционных возможностей Share. Point; • Приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную функциональность; • Использование опыта компании «ЭОС» в области автоматизации процессов документооборота; • Сочетание «стандартных» и «универсальных» механизмов автоматизации; • Возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей продукта

ПОДХОДЫ К СОЗДАНИЮ РЕШЕНИЯ Поисковая система Контур безопасности Портал ECM-контур Платформа Управление Microsoft Office бизнес-процессами Корпоративная система Share. Point управления контентом и Электронное хранилище Server 2007 документооборотом организации Интеграционная платформа Решение EOS for Share. Point Политики разграничения Поисковые формы для документов и поручений доступа к документам и поручениям Функции автоматизации Функции документооборота и контроля исполнения автоматизации документооборота Структура хранения и контроля документов и поручений исполнения

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Управление жизненным циклом документов: Ø Создание распределенной системы хранения документов; Ø Полный цикл работы с документами – ввод, хранение, совместная работа и уничтожение; Ø Персональное рабочее место для работы пользователей с документами и поручениями; Ø Настройка любых метаданных и регистрационных форм (включая работу со сложными регистрационными карточками); Ø Использование справочников для ввода данных; Ø Отслеживание истории работы с документом; Ø Настраиваемый механизм оповещений об изменении важной информации.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Документооборот и бизнес-процессы: Ø Регистрация документов с автоматической нумерацией; Ø Автоматическая регистрация документа на основе проекта; Ø Инструменты совместного редактирования с контролем версий; Ø Организация движения документов (с автоматическим ведением журнала пересылки); Ø Настраиваемые процессы согласования и утверждения документов (как параллельного, так и последовательного); Ø Автоматизированная обработка форм; Ø Настройка индивидуальных рабочих процессов (средствами Share. Point Designer)

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Контроль исполнения документов и поручений: Ø Создание поручений: • выданных по документу; • самостоятельных; • сложных поручений (содержащих набор задач); Ø Автоматическое создание на основе поручения персональных задач для исполнителей и контролеров; Ø Автоматическая рассылка задач на персональные рабочие места; Ø Мониторинг хода исполнения поручений и задач на рабочих местах

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ Обеспечение комплексной безопасности информации: Ø Единая политика управления правами доступа к документам, проектам и поручениям: (автоматическое разграничение прав) • на уровне групп документов; • по «фигурантам» поручений и проектов документов А также – использование возможностей Share. Point: Ø аутентификации пользователей; Ø управления целевыми аудиториями; Ø аудита событий и действий в системе

СТРУКТУРА РЕШЕНИЯ Главная страница Картотека документов Личный узел пользователя «Рабочий стол» Справочники Картотека проектов док-в Личный узел пользователя «Рабочий стол» Поручения Задачи на исполнение Личный узел пользователя «Рабочий стол» Задачи на утверждение Личный узел пользователя «Рабочий стол»

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Решение EOS for Share. Point предназначено для автоматизации ключевых бизнес-процессов: Ø Организации централизованного хранения электронных документов; Ø Классического документооборота (обработки входящих, исходящих и внутренних документов); Ø Подготовки проектов документов, включая процессы согласования, визирования и утверждения документов; Ø Специфических для отдельного предприятия процессов обработки документов и форм; Ø Контроля и мониторинга исполнения поручений и документов; Ø Повседневной работы сотрудников с документами и задачами.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Контроль исполнения поручений:

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Работа с входящими документами:

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Работа с исходящими и внутренними документами:

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА Автоматизация других процессов работы с документами: Ø Обработка запросов, выдача справок; Ø Обслуживание клиентов; Ø Работа с обращениями граждан; Ø Ознакомление с нормативноправовыми актами; Ø Работа с персоналом (досье кандидатов, документы по личному составу); Ø Участие в тендерах; Ø Согласование заявок; Ø Бронирование переговорных, заказ билетов и т. п.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Эффективность работы каждого сотрудника: Включение каждого сотрудника в единое информационное пространство организации: Ø Персональное рабочее место для хранения любого контента; Ø Инструменты взаимодействия с коллегами; Ø Полноценная работа с документами и поручениями; Ø Быстрый и удобный доступ к любой информации, включая удаленный и мобильный доступ; Ø Удобный и функциональный веб-интерфейс; Ø Привычная пользовательская среда, работа с документами и поручениями из клиентских приложений MS Office

ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Эффективность всей организации: Электронное хранилище Эффективное управление жизненным циклом информации • Объединение официального и неофициального контента: централизованное управление всеми корпоративными информационными ресурсами СЭД + Workflow Эффективное управление бизнес-процессами • Организация документооборота в соответствии с российской практикой; • Универсальная технология контроля и мониторинга исполнения поручений (документов); • Автоматизация типовых процессов и обработки форм; • Вовлечение всех сотрудников организации в бизнеспроцессы и обеспечение единого порядка работы с документами

ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Эффективность всей организации: Эффективное управление коммуникациями Портал • Создание единого информационного пространства; • Удаленный и мобильный доступ к данным, решение проблем территориальной распределенности; • Организация on-line взаимодействия с сотрудниками, клиентами, партнерами, населением; • Новый уровень корпоративной культуры персонала Поисковая система Эффективное управление использованием информации • «Единая точка поиска» по всем информационным ресурсам; • Общий доступ к обновляемым отчетам; • Возможности «управления знаниями» сотрудников

ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Эффективность всей организации: Платформа интеграции Эффективное управление интеграцией приложений • Универсальность и многофункциональность решения; • Интеграция данных из различных систем; • Построение единой ИТ-инфраструктуры на основе технологий Microsoft Контур безопасности Эффективное управление безопасностью информации • Защита корпоративной информации от несанкционированного доступа; • Возможность организации юридически значимого электронного документооборота

ЭФФЕКТИВНОСТЬ РЕШЕНИЯ Эффективность технолгогических решений: • Платформа Microsoft; • Веб-технологии (все преимущества Web 2. 0); • Преднастроенные типовые рабочие процессы и шаблоны, богатый реквизитный состав ; • Настраиваемость и расширяемость платформы, возможность адаптации под конкретные требования; • Масштабируемость решения; • Гарантированное развитие продукта в будущем: Microsoft – поддержка и развитие платформы; ЭОС – поддержка и развитие решения

НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ РЕШЕНИЯ Дополнительные функции: Ø Работа с иерархическими поручениями; Ø Печать регистрационных форм; Ø Поточное сканирование документов; Ø Формирование отчетных форм по документам и поручениям; Ø Перенос документов в архивное хранилище; Ø Автоматизация процессов архивного хранения Защита информации: Ø Дополнительные возможности разграничения прав доступа; Ø Делегирование прав; Ø Применение ЭЦП для подписания карточек и файлов; Ø Шифрование документов, пересылаемых по электронной почте

НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ РЕШЕНИЯ Автоматизация сложных бизнес-процессов: Ø Настраиваемые шаблоны рабочих процессов (типовые маршруты обработки документов и поручений) Удобство настройки и работы с системой: Ø Дополнительные возможности пользовательского интерфейса; Ø Гибко настраиваемые механизмы регистрации, пересылки и согласования документов; Ø Удобные механизмы настройки отдельных параметров системы; Ø Функциональный интерфейс поиска по реквизитам; Ø Дополнительная интеграция с клиентскими приложениями Microsoft Office Создание тиражируемых решений: Ø Создание стандартных решений для специфических видов документации (кадровой, договорной, конкурсной и пр. )

ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ WWW. EOS. RU Телефон для контактов: (495) 580 -75 -15 E-mail: volodin@eos. ru • Служба маркетинга: market@eos. ru • Служба поддержки: support@eos. ru • Web. Master: webmaster@eos. ru Москва, Электрозаводская, 52