Нормативно-правовая база делопроизводства Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня

Нормативно-правовая база делопроизводства

Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня – это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.

Как и кем регулируется сфера делопроизводства в рамках Российской Федерации Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Росстандарт ) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Федеральные законы • Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63 -ФЗ «Об электронной подписи» (с изменениями на 28 июня 2014 г. ) • Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями на 31 декабря 2014 г. ) • Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59 -ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями на 24 ноября 2014 г. ) • Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53 -ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (с изменениями на 05 мая 2014 г. ) • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 04 октября 2014 г. ) • Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98 -ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями на 12 марта 2014 г. ) • Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485 -1 «О государственной тайне» (с изменениями на 21 декабря 2013 г. ) К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

Федеральные законы 1. Положение о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации 2. Федеральный закон Об информации, информационных технологиях и о защите информации 3. Федеральный закон О персональных данных от 27 июля 2006 года № 152 -ФЗ 4. Положение о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации 5. Указ «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» 6. Указ об утверждении перечня сведений конфиденциального характера

Нормативные акты Президента и Правительства РФ • Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями на 07 сентября 2011 г. ) • Распоряжение Правительства РФ от 05 января 2005 г. № 5 -р «Об утверждении перечней федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати» (с изм. на 10 марта 2009 г. ) • Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями на 25 марта 2013 г. ) • Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изменениями на 30 января 2015 г. ) • Указ Президента РФ от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями на 23 сентября 2005 г. ) • Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изменениями на 14 декабря 2006 г. ) • Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (с изменениями на 28 мая 2015 г. ) • Постановление Правительства РФ от 04 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» (с изменениями на 22 мая 2008 г. ) • Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358 -р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников» К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

Какие еще существуют основные нормативные документы по делопроизводству? Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15. 06. 2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» >> Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16. 04. 2003 «О трудовых книжках» >> Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27. 12. 1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» >> Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года № 290 «О Федеральном архивном агентстве» . Приказ Росархива № 76 от 23. 12. 2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» >> Приказ Минкультуры № 558 от 25. 08. 2010 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» >> Приказ Росархива № 2 от 19. 01. 1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» >> Приказ Росархива № 176 от 18. 08. 1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» >>

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства: • ГОСТ Р 6. 30 -2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов • ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения • ГОСТ Р 50922 -2006. Защита информации. Основные термины и определения • ГОСТ 6. 10. 4 -84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения • ГОСТ 6. 10. 5 -87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца • ГОСТ 17914 -72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования • ГОСТ Р 34. 10 -2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи (применение прекращено с 01 января 2013 г. , взамен введен ГОСТ Р 34. 10 -2012) Основные стандарты в области делопроизводства. Государственные стандарты

ГОСТ Р 7. 0. 8– 2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения >> ГОСТ Р 6. 30– 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов >> ГОСТ Р 50922– 2006. Защита информации. Основные термины и определения >> ГОСТ 6. 10. 5– 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца >> ГОСТ 17914– 72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования >> ГОСТ 9327– 60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы >> Остановимся на части из стандартов:

Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Поэтому делопроизводство можно рассматривать как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Термины и определения. 1. Общие понятия.

Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. Термины и определения. 1. Общие понятия. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке. Термины и определения. 1. Общие понятия. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации. Термины и определения. 1. Общие понятия. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Термины и определения. 1. Общие понятия. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

• Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности. • Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. • Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта. • Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов. • Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию. • Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов. • Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов. • Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. • Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета. Термины и определения. 2. Виды документов

• Реквизит документа: Элемент оформления документа. • Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. • Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов. • Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. • Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда. • Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения. • Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. • Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа Термины и определения. 3. Правила работы с документами

Федеральный закон № 98 -ФЗ от 29. 07. 2004 года «О коммерческой тайне» . ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ХАРАКТЕРА 1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. 2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства. 3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна). 4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее). 5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна). 6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них. 6 марта 1997 года N 188 УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ СВЕДЕНИЙ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ХАРАКТЕРА

Нормативно-методическая база делопроизводства В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями (рис. 1. ). Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России. 1. Государственная архивная служба России и её органы занимаются сбором и хранением документов. Кроме того, как центральный орган федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, несет ответственность за рационализацию делопроизводства в стране. Она разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи. Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения. Местные архивные органы и государственные архивы также выполняют соответствующие задачи в области управления документацией, особенно по внедрению новых нормативов и методических разработок и контролю за их соблюдением. 2. На комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации возложена в свою очередь ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов. Рис. 1 Органы государственной власти и управления документацией Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-методическую делопроизводства составляют: • законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; • указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне; • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др. ), как общеотраслевого, так и ведомственного характера; • правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; • государственные стандарты на документы; • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; • унифицированные системы документации; • нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; • нормативные документы по организации архивного хранения документов; • законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

— правила оформления документов; — правила работы с документами; — обеспечение сохранности документов; — порядок передачи документов на архивное хранение; — работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); — внедрение новых информационных технологий в работе с документами; — работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; — юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

Документы федеральных органов исполнительной власти • Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» • Приказ Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 11 мая 2010 г. № 260) • Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» • Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117 н «О трудовых книжках» • Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» • Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03 -33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» • Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г. (утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 26 августа 2010 г. № 63) • Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» • Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» • Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы : — Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); — Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); — Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Основные стандарты в области делопроизводства. Классификаторы

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти I. Общие положения 1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. 2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. 3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Основные правила организации документооборота в ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству

Локальные нормативные акты