НОРМАТИВНО МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Документ это материальный

НОРМАТИВНО МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Документ это материальный объект, с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и в пространстве.

ВОЗНИКНОВЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Документы возникли вместе с письменностью. Вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти. В древности документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии — на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне — на пальмовых листьях, в Египте — на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде — на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера.

ЕГИПЕТСКИЙ ДОКУМЕНТ Обнаруженный в Фивах в 1872 г. , папирус Эберса представляет собой медицинскую энциклопедию древних египтян. В нем содержится более 900 прописей лекарств для лечения болезней желудочно-кишечного тракта, дыхательной и сердечно-сосудистой систем, нарушений слуха и зрения, разного рода инфекционных процессов и глистных инвазий. Папирус склеен из 108 листов и имеет длину 20, 5 м.

АССИРИЙСКИЕ ГЛИНЯНЫЕ ТАБЛИЧКИ

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА Информационная; Организационная; Коммуникативная; Юридическая; Воспитательная.

Документы выполняют ряд важных функций: • информационную: являются носителем и источником инфор мации; информационную • управленческую: позволяют организовывать, регулировать, управленческую контролировать, анализировать производственные процессы; • правовую: служат юридической основой производственной правовую деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели; • коммуникативную: помогают организовывать обмен информа цией и коммуникативную общение между различными объектами; • учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и учетную позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; • социальную: отражают социально экономическую, политиче скую, социальную общественную и другие сферы жизни государства и его граждан; • культурную: являются памятником культуры данной эпохи, культурную показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции; • историческую: являются источником знаний о событиях и деяте лях историческую различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Система документации- это совокупность взаимосвязанных документов , используемых в различных сферах человеческой деятельности. Унифицированная система документации – рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый для управления в определенной сфере деятельности.

Делопроизводство это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство состоит из: Документирования запись информации на различные носители по установленным правилам; Организации работы с документами организация документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Система делопроизводства представляет собой совокупность: Общеизвестных принципов обработки документов; Приемов в работе с документами конкретного предприятия.

ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА СИСТЕМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Используемая нормативно методическая база делопроизводства; Сложившаяся национальная традиция в работе с документами; Масштаб предприятия; Установленные руководством предприятия правила работы с документами; Квалификация работников делопроизводственной службы предприятия.

Нормативно-методическая основа делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая основа делопроизводства регулирует: Правила оформления документов; Правила работы с документами; Обеспечение сохранности документов; Порядок передачи документов на архивное хранение; Работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); Внедрение новых информационных технологий в работе с документами; Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа…

Вопросы делопроизводства регулируются: Законами РФ; Государственными и отраслевыми стандартами; Общероссийскими классификаторами; Государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; Инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

ОСНОВНЫЕ СТАНДАРТЫ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ В НАШЕЙ СТРАНЕ ГОСТ 6. 10. 4 -84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. ГОСТ 6. 20. 1 -90 Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте (эдифакт). Синтаксические правила. ГОСТ 6. 30 -2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПО ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ: по административным вопросам; вопросам материально технического снабжения; планирования; бухгалтерского учета; подготовки кадров; внешнеторговой деятельности. . .

ПО ПРОИСХОЖДЕНИЮ : Служебные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ: Внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие). Внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

ПО СПОСОБУ ФИКСАЦИИ ИНФОРМАЦИИ: ü письменные; ü графические; ü фото , фоно и кинодокументы.

ПО СТЕПЕНИ УНИФИКАЦИИ: типовые; примерные (образцовые); индивидуальные; трафаретные (анкета, таблица).

ПО СТЕПЕНИ СЛОЖНОСТИ: ПО СРОКАМ ИСПОЛНЕНИЯ: простые срочные, документы, содержат один вопрос, сложные, содержат несколько вопросов. несрочные.

ПО СТЕПЕНИ ГЛАСНОСТИ: ПО ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЕ: открытые; подлинные с (действительные и недействительные); подложные. ограниченным доступом (совершенно секретные, конфиденциальные).

ПО СТАДИЯМ ПОДГОТОВКИ: Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

Копия- идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск – копия документа, остающаяся в делах организации, как свидетельство выполненной работы, изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка из документа –заверенная часть текста подлинника. Дубликат второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ: постоянного срока хранения; временного срока хранения (до 10 лет, свыше 10 лет).

ПО ХАРАКТЕРУ СОДЕРЖАНИЯ: ПО СТЕПЕНИ ОБЯЗАТЕЛЬНОСТИ: первичные; информационные; вторичные. директивные.