Нормативная регламентация секретарских обязанностей Обязанности секретаря по организации

Нормативная регламентация секретарских обязанностей. Обязанности секретаря по организации работы приемной руководителя. Выполнила студентка 4 курса 6 группы Бирюкова А. А.

План 1. 1. Документы, составляющие основу правовой деятельности секретаря: а)Конституция РФ б)Трудовой Кодекс РФ в)Устав организации 1. 2. Внутренние документы организации: а) Должностная инструкция б) Штатное расписание в) Устав г) Положение д) Инструкция по делопроизводству 2. Обязанности секретаря по организации работы приемной руководителя. 2. 1. Подготовка к приему посетителей; 2. 2. Организация приема посетителей; 2. 3. Прием сотрудников организации; 2. 4. Прием командированных работников; 2. 5. Прием работников по личным вопросам; 2. 6 Прием сотрудников из других организаций; 2. 7. Прием незапланированных посетителей. Литература

Док уме орг нты ани зац ии

• • • • УТВЕРЖДАЮ: Директор ООО «________» ________/_______/ ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. 1. Настоящая инструкция (далее именуется «Инструкция» ) разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в ООО «___________» (далее- Общество) и его филиалах и обязательна для исполнения всеми сотрудниками Общества. 1. 2. В филиалах Общества делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции. При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Общества. 1. 3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью…

ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

2. 1. ПОДГОТОВКА К ПРИЕМУ ПОСЕТИТЕЛЕЙ

2. 2. Организация приема посетителей

ГОРИИ КАТЕ ЕЛЕЙ: СЕТИТ ПО УДНИКИ 1) СОТР ИЗАЦИИ; ОРГАН ВИТЕЛИ А АЦИЙ; ПРЕДСТ 2) РГАНИЗ РУГИХ О И ПО Д СЕТИТЕЛ РОСАМ; 3) ПО ЫМ ВОП АННЫЕ ЛИЧН НИРОВ А НЕЗАПЛ ЛИ 4) СЕТИТЕ ПО

Процесс подготовки к приему посетителей должен осуществляться заблаговременно. Для этого секретарь должен знать: 1) дату и время (часы) ближайшего приема посетителей; 2) количественный и качественный состав посетителей; 3) мотивы (причины) посещения; 4) краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей.

2. 3. Прием сотрудников организации

К сотрудникам, пришедшим на прием, надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именами и отчествами) список всех работников организации. О сотрудниках организации, пришедших на прием, можно доложить руководителю по телефону. Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса

2. 4. ПРИЕМ КОМАНДИРОВАННЫХ РАБОТНИКОВ

Карточка посетителя Фамилия, имя, отчество Ваша компания, организация, должность Номер Вашей машины (на которой приехали) В какую организацию (если в здании несколько организаций) К кому (фамилия, должность) Сопровождающее лицо

При приеме VIP-лиц подчеркнуть их значительность секретарь может следующими приемами: 1) жестикуляцией (стоя приветствовать, при общении корпус полностью развернуть в сторону гостя, провожать посетителя до двери кабинета руководителя, открыть ему дверь); 2) манерой общения (сохранение чувства дистанции, внимательное выслушивание предложений и просьб посетителя); 3) использованием формулировок делового этикета ("Имеем честь представить вам" и т. п. ).

2. 6. ПРИЕМ НЕЗАПЛАНИРОВАННЫХ ПОСЕТИТЕЛЕЙ

Наиболее ходовыми ВАРИАНТАМИ(но не единственными) являются следующие: 1)немедленный прием; 2)согласование времени приема; 3)делегирование (переадресация) посетителя.

1) запросить у посетителя дополнительную информацию или документы по существу поднятого им вопроса; 2) направить посетителя на предварительную консультацию к специалисту предприятия; 3) принять от посетителя материалы, объявив ему, что в данном случае личная встреча с руководителем не требуется и о принятом решении он будет проинформирован письменно в возможно короткие сроки.

2. 7. ПРИЕМ РАБОТНИКОВ ПО ЛИЧНЫМ ВОПРОСАМ

Пример формы для записи на прием по личным вопросам Должность, фамилия, имя, отчество (полностью) Дата (пятница) Время 1600 1615 1630 1645 1700 Строка для резервной Вопрос Дополнительная информация

2. 8. Правила поведения при посетителях

Правила поведения при посетителях: 1)Не ешьте на рабочем месте. 2)Не ведите посторонние телефонные разговоры. 3)Не играйте в «пасьянс» и не занимайтесь делами, не имеющими отношения к работе, в том числе в Интернете, даже в обеденное время. 4)Не оставляйте включенным компьютер с монитором, обращенным к посетителям. 5)Не оставляйте на рабочем столе доступные для прочтения документы, даже если информация, содержащаяся в них, кажется вам несекретной.