Номенклатура справ Виконала учениця гр 16 Мокрицька

Номенклатура справ Виконала: учениця гр. № 16 Мокрицька Л. В.

Зміст 1. Службові обов’язки секретаря керівника 2. Визначення поняття номенклатура справ 3. Індексація справ 4. Складання заголовків справ 5. Уніфікована форма номенклатури справ 6. Систематизація документів 7. Зберігання документів 8. Видача незакінчених справ 9. Вилучення документів із справ

Службові обов’язки секретаря керівника • знання, необхідні для ефективної участі в інформаційнодокументаційному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс); • знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників; • знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

Визначення поняття номенклатура справ • Номенклатура справ - це розроблений за встановленою формою систематизований перелік найменувань (заголовків) справ, що заводяться підприємством (організацією, установою) у процесі здійснення своєї діяльності, із зазначенням термінів їх зберігання. • Номенклатура справ - це систематизований список найменувань справ, що заводяться в діловодстві, із зазначенням термінів їх зберігання, затверджений в установленому порядку.

Індексація справ • Індексація - проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень, вказуючих місце складання або зберігання документа. Як умовні позначення можуть використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і так далі • Наприклад: 02 -12/156, де: • 02 - належна особа - адресат; • 12 - кореспондент; • 156 - порядковий реєстраційний номер.

Складання заголовків справ – заголовок має бути коротким, чітко сформульованим; – заголовок повинен повністю відповідати смисловому змісту документів, що формуються в даній справі; – заголовки типу «Загальне листування» , «Матеріали разниє» і тому подібне не допускаються. • • Заголовок справи повинен складатися з наступних елементів: найменування вигляду або різновиду документів; найменування підприємства або структурного підрозділу; кореспондент; короткий зміст документів справи; назва регіону, з яким пов'язаний зміст документів справи; дати (період), до яких відносяться документи справи; вказівка на копію документа

Уніфікована форма номенклатури справ • • Уніфікована форма номенклатури справ Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, наведеною в "Основних правилах роботи відомчих архівів та ДСДЗУ". В першій графі проставляється індекс справи. В кінці кожного розділу слід залишити резервні порядкові номери для заведення справ, не передбачених раніше. В другу графу вносяться назви заголовків справ. В третій графі вказується кількість томів кожної справи, оскільки впродовж року під однією назвою у випадку великої кількості документів може бути сформовано декілька томів. В четвертій графі зазначається термін зберігання документа з визначенням номера статті переліку документальних матеріалів (типового або відомчого). Остання, п'ята графа "Примітка", служить для повідомлень про знищення справ, передачу в архів, про незавершені справи, що переходять на наступний рік, та ін.

Систематизація документів • Діяльність суб'єкта оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими, підпорядкованими та іншими суб'єктами. До багатьох документів звертаються часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти потрібний документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи.

Зберігання документів • Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізовано у канцелярії). • З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Видача незакінчених справ

Вилучення документів із справ • Вилучення первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерських звітів і балансів установ можливе тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольноревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

Дякую за увагу