НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

Номенклатура дел —это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для классификации документов в дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научнотехнические документы и печатные издания. Номенклатуры дел подразделяются на: типовые; примерные; конкретного предприятия (индивидуальные).

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» ( «дирекция» , «служба ДОУ» ). Остальные структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс). В номенклатуре дел небольших организация (без деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей. Например: 01 директор, 02 - заместитель директора и т. д. (или: 01 руководство, 02 - основная деятельность, 03 - финансы).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка и информационносправочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы.

Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле. Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида документа. Например: «приказы» , «договоры» ; краткое содержание дела. Например: «приказы по личному составу» ; дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «переписка за 2010 г. » ; название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «акт инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17; слова «копии» , если дело составлено из копий документов. Например: «договоры с поставщиками за 2009 г. Копии» .

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Полное оформление дел включает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи ( заверительного листа) дела; оформление всех реквизитов обложки дела.

Оперативное хранение дел Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.

ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных документов к хранению включает: экспертизу ценности документов; оформление документов, сдаваемых в архив; составление описи документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение сохранности дел; передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

Оформление документов, сдаваемых в архив Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. При оформлении должна быть проделана следующая работа: документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке; нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором); в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле; на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел (если они не были составлены ранее) и подшивают их в начале дела; переплетают дело; на обложке дела дополнительно указывают количество листов (согласно заверительному листу), срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

Составление описи дел Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве. Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии. Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).

Передача дел в архив Законодательством Российской Федерации установлено создание ведомственных архивов для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов.