Nieuwbouw Renovatie Of allebei Bedrijfsvoering ICT bij

Nieuwbouw? Renovatie? Of allebei? Bedrijfsvoering & ICT bij kleinschalig organiseren

Agenda • Organisatie & transitie • Praktijk Zorgaccent – Wijkzorg – ‘Intramuraal’ • Overige agendapunten – Consequenties regeerakkoord……. i. HLZ – Business Intelligence / Dashboard

De organisatie…. Als er geen ‘shared values’ zijn dan wordt het moeilijk Structure Strategy Systems Skills Style Staff Continu bezig zijn met samenhang en balans tussen de 7 S-en

‘Shared values’ • Over je organisatiemodel (Rijnlands) – Vertrouwen in de professionals – Slow management – Organiseren ten dienste van…. – Beter stimuleren dan controleren –…

‘Shared values’ • Over de zorg. BIJVOORBEELD: – Goed zorg ontstaat in de relatie tussen professionals, clienten en hun omgeving – Goed zorg is gericht op zelfstandigheid en zelfredzaamheid van clienten – …. . –. . …

‘Shared values’ • Over de zorg. BIJVOORBEELD: – Ontstaat in de relatie tussen professionals, clienten en hun omgeving Kunzelfstandigheid en zelfredzaamheid je niet afkondigen – Is gericht op Ze van clienten ontstaan in de tijd Door een consistent en langdurig ‘gevecht’ – …. . Op alle 7 aspecten –. . …

Over de ‘gevechten’ • Kwaliteit: – Maak je die protocollen echt om de zorg te verbeteren of is het voor die externe auditor? – Vulde je die spreadsheets voor normen verantwoorde zorg echt omdat je denkt dat je daar de kwaliteit mee omhoog brengt of moet het van ‘de organisatie’?

Over de ‘gevechten’ • Informatisering: – Geven die 12 KPI’s je echt het gevoel dat je in control bent? En wat ga je dan doen als ze rood zijn? • HRM: – Geloof je echt dat een betere workflow rondom de ziekmeldingen een substantiële bijdrage levert aan het resultaat?

Over de ‘gevechten’ • AO/IB: – Geloof je echt dat meer vierkantscontroles er voor zorgen dat je beter presteert? Als je maar 1 X telt heb je nooit een verschil…. . • FA: – Geloof je echt dat 1800 kostenplaatsen leiden tot een betere aansturing? RIJN ERS ZE LAND NEE GGEN

Specifiek voor ICT/IM • Je kunt heel lang blijven hangen in architectuur zonder iets te doen • Ik geloof niet in Programma’s van Eisen • Ik geloof niet in ‘Branche Totaal Oplossingen’ • Business Proces Redesign is levensgevaarlijk als je andere ‘values’ hebt • LEAN vanuit Angelsaksisch perspectief kan heel FAT worden vanuit Rijnlands perspectief

Wat dan wel (1) Deel je primaire proces op in logische eenheden: – Een hospice is echt wat anders dan een thuiszorgteam – Een revalidatie afdeling is echt wat anders dan een kleinschalige PG afdeling • Dus geen: – Centrale planning of roostering voor alle smaken – ECD dat van ‘achter naar voren’ is opgebouwd

Wat dan wel (2) Neem het domein met de meeste omzet als eerste onder handen. Vanuit alle 7 hoeken, in samenhang. Vergeet de rest van de organisatie. • Beloof dat de salarissen worden betaald • Beloof dat de declaraties de deur uitgaan Eis voor de rest een VOLLEDIGE Cart Blanche. • Als je nog niet weet waar je uitkomt weet je ook niet of de accountant, inspectie, etc… bezwaar zullen hebben

Wat dan wel (3) • Laat zien dat het anders kan – Blije medewerkers – Tevreden klanten • Richt het op basis daarvan LEAN en schaalbaar in – Daar heb je geen Gemba walk en Hoshin planning voor nodig. GBV volstaat. • Opschalen op basis van de nieuwe werkelijkheid, consequenties aanvaarden • Op naar het volgende domein

s. Z asu C ent acc org

Casus Zorgaccent • Eerst ‘Wijkzorg’ gedaan – Buurtzorg als referentiekader – Als het daar werkt moet hier ook kunnen werken – Integrale aanpak (7 S-en) met volgende fasering: • • 3 pilotteams met adhoc bedrijfsbureau (4 mnd) Evalueren en consequenties doorrekenen (2 mnd) Reorganisatie doorgevoerd Opgeschaald naar alle 40 teams (10 mnd)

Casus Zorgaccent / Wijkzorg • Strategie: – Relatie client, familie <-> professional centraal – Kleinere teams, hogere deskundigheid – Gericht op oplossingen, niet op productie • Structuur: – Managementlaag geschrapt (incl. MO) – Geen regio-indeling. Alleen wijkteams – 3 coaches op 40 teams – Alle ondersteuning vanuit Wijk Service Centrum

Casus Zorgaccent / Wijkzorg • Systemen: – Processen omgegooid. • KCC naar het team, Planning naar het team. • Indicatiebeheer, CAK, AZR, Salarisvoorbereiding op 1 punt – 1 integraal systeem voor deze tak van sport

ICT framework care ng enti um Doc Co Or ga nn ect niz ing yo ur wo rk Team performance ing

Casus Zorgaccent / Wijkzorg • Geintegreerde tools: – ‘Interne Facebook’ – Planning / Registratie – Eenvoudig ‘HR’-portal – Sociale kaart – Kasboek – Dashboard – Vilans Protocollen – Hulpmiddelen platform –. .

Casus Zorgaccent / Wijkzorg • Style.

Casus Zorgaccent / Wijkzorg • Staff: – Ondersteuningscentrum / Bedrijfsbureau / WSC • Allround • ‘SPOC’. Single Point of Contact – 2 e lijns ondersteuning. ‘Op afroep’ • Skills: – Coachingsvaardigheden – Zelfsturingsvaardigheden (rollen in het team)

Casus Zorgaccent / ‘Intramuraal’

Diagnose intramuraal (1) • We moeten niet alle ‘intramuraal’ op 1 hoop gooien. – Zorgconcepten zijn anders – De manier waarop je de bedrijfsvoering in zou willen richten is anders – De eisen aan ICT zijn anders

Diagnose intramuraal (2) • Er was waanzinnig veel papier in omloop (267 verschillende formulieren) • Tal van procedures mbt facilitair, inkoop, reiskosten, declaraties, verantwoordingen, etc. • Veel adhoc spreadsheets, mailprocedures • Papieren dossiers • Ingewikkelde roosterprocedures • En ICT? Vooral voor AZR…

Diagnose intramuraal (3) • Veel functies met ‘gevoelsmatig’ de nodig overlap: – Clientadviseur, Casemanager, Wijkverpleegkundige, Maatschappelijk Werker, huisarts, SOG • Uiteenlopende visie op goede zorg. Discussies over deskundigheid. • Veel communicatie met familie/mantel maar allemaal ‘adhoc’. Mail en telefoon. • Veel verschillende managementstijlen

Diagnose intramuraal (4) • Geen gestructureerde dossiervoering • Geen ‘Business Intelligence’ – Met als gevolg allerlei adhoc meetinstrument. • Weinig financiële ruimte voor autonomie, 17% gaat er op voorhand al af…. .

Aanpak ‘intramuraal’ • Eerst kleinschalig PG • Volledig vanuit Zorgvisie en ‘Zelfsturing’ opnieuw ontwerpen langs de 7 S-en: – ‘Agile’ • Opschalen in de breedte • Doorontwikkelen in de diepte

Opnieuw beginnen (1) • We hebben een nieuw te bouwen locatie aangemerkt als ‘Groene Weide’ (4 x 8 PG, 2 x 8 SOM) • Niets is vanzelfsprekend. Alles is bespreekbaar. Behalve de zorgvisie! – PG : Het beschadigde brein • We hebben 1 coach aangewezen • Interne vacature voor liefhebbers van pionieren

Opnieuw beginnen (2) • In 1 sessie zijn de kernteams samengesteld: – 6 flaps met benodigde uren (naar deskundigheid) – ‘ga je gang’ – De nieuwe medewerkers direct Online trekken: Community

De teams hadden al ‘shared values’ voordat het gebouw er stond

De mooiste initiatieven komen boven

Opnieuw beginnen (3) Het ECD • Zolang papier de basis is, kom je niet verder – Noodzaak voor een ECD – Geen geschikt ECD gevonden – We hebben het wiel opnieuw uitgevonden: • Een ‘recht toe, recht aan’-dossier • Dat bron is: – Voor je rapportages – Cliententoegang – Risico-inventarisaties / kwaliteitssysteem

Opnieuw beginnen (3) Het ECD • Is inmiddels opgeschaald naar 4 andere locaties. Eind van het jaar is de rest over. • Leren over cliententoegang. Eerst een pilot met 1 client. Nu uitbreiding naar 10. – Wat betekent het voor het team – Wat betekent het voor de behandelgroep – Wat betekent het voor de client/wettelijk vertegenwoordiger

Het ECD…volgens de boekjes Plan Domein 1 Domein 2 Doel 1 Doel 2 Domein 3 Doel 1 Domein 4 Doel 2 Sub 1 Sub 2 Rapportages Rapportages

Het ECD…volgens de boekjes Leef Plan Domein 1 Domein 2 Doel 1 Doel 2 Domein 3 Doel 1 Domein 4 Doel 2 Sub 1 Sub 2 Rapportages Rapportages

Vervolgstappen • Dossier – Medisch = Medisch. Dat wiel vinden we niet opnieuw uit…. . – Koppeling met EPD • Community uitbreiding naar directe omgeving – Vrijwilligers – Microsponsoring – V&A • Vereenvoudiging Backoffice – Rooster / Planning / Salaris – AZR / Declaratie

Opnieuw beginnen (4) Begeleiden van de ‘gevechten’ in het primair proces • Rondom verpleging… – – Is het nou een wijkverpleegkundige? Is het nou een verpleegkundige op de afdeling? Is het nou een nurse practitioner? Of een praktijk assistent? • Rondom de arts… – Kan de huisarts ook de afdeling op? – Kan de SOG-er ook de wijk in? • Rondom de dagbesteding… • Dat lijken inhoudelijke discussies………. .

Opnieuw beginnen (5) Begeleiden van de ‘gevechten’ met de ondersteuning • Nieuw ‘bedrijfsbureautje’ voor alle ondersteuningsvragen en alle administratie. • Nee, we nemen de maaltijden niet af van het concern. We koken zelf • Nee, we maken gebruik van het mantelcontract. We organiseren het wassen zelf. • Nee, we maken geen onderscheid meer tussen clientgerichte dienstkilometers en medewerkergerichte dienstkilometers • Nee, we maken gebruik meer van het interne uitzendbureau • Nee, we kopieren de HACCP-richtlijnen niet blind maar vinden uiteraard hygiëne heel belangrijk • 7% van die 17% kan rechtstreeks ‘onze’ kant op komen…….

Opnieuw beginnen (6) Dialoog en begrip bij het zorgkantoor • • • Analyse van de complexiteit Vereenvoudigingsvoorstellen Impact vaststellen Doorvoeren vereenvoudiging En dan pas automatiseren

Dagen tellen ? !

1. AGB’s en wachtlijstbeheer • Voor zicht op de wachtlijst heeft ZK meerdere AGB-codes nodig. • Dat is nu een ‘vlees nog vis’ oplossing geworden. Dat is ook niet toekomstvast (extramuralisering) • Kunnen we mbt ‘de voorkant’ minimaliseren? 1 AGB voor intramurale plaatsen? – Waarom wel? – Waarom niet?

2. Mutatiedagen • De dagen tussen bewoning: – Client 1 komt te overlijden – Dagen nodig om af te ronden – Dagen nodig om op te starten voor client 2 • Is geprotocolleerd, logisch en controleerbaar. • Maar leidt wel tot een onevenredige hoeveelheid administratiegedoe. • Waarom geen jaarlijkse factuur voor het aantal nieuwe clienten. Gemiddeld.

3. Crisisbedden • Dat is nu een heel gedoe • Dat is straks een nog groter gedoe. • Door de extramuralisering hebben we het niet meer over ‘bedden’ maar over ‘clienten’. • Maar de crisisbedden halen dat ‘overhoop’: – Je moet het bed registreren – Om vervolgens een client toe te kennen aan een bed.

Hoe doorbreken we de vicieuze complexiteitscirkel ? NZA opjagen VWS ZK opjagen ZA

Overige agendapunten: i. HLZ • http: //platform-izo. nl/site/wpcontent/uploads/2013/01/20121118 Roadmap+uitwerkingen_v 10 -def-digitalepresentatie. pdf • http: //platform-izo. nl/site/izo-film/#more 1604

Overige agendapunten: i. HLZ • Het begint heel erg op het vorige grote project te lijken……. : – Er komen meer architecten – De architecten maken steeds mooiere en grotere platen – In de regio’s gaan ze ondertussen lekker hun eigen gang en vliegt het alle kanten op.

Overige agendapunten: BI • 2. 0 leidt tot veel dieper inzicht in de performance • Gestructureerde data: KISS • Het nadeel van gedetailleerde Financiele Informatie: – Het komt laat (als alles is doorgeboekt) – Het zegt de zorgverleners niet zoveel – Ze hebben maar weinig in handen om het te beinvloeden • Voorbeeld Teamkompas