Некоторые виды писем l Письмо —

Некоторые виды писем

l Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей. Виды писем: • инструктивные; • сопроводительные; • информационные; • гарантийные; • рекламные; • претензионные; • арбитражные; • письма-подтверждения; • письма-напоминания; • письма-извещения; • письма-просьбы.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А 4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А 5. l Датой письма является дата его подписания. l Текст письма строят по схеме: l введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); l доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме); l заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения). По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

l Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем. l Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. l Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности. . . » , «В ближайший год школа не предполагает. . . » и т. д.

Служебное письмо Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: l дата; l номер; l ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом); l заголовок к тексту, изложенный одной фразой. В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): l фирма; l структурное подразделение; l должность; l фамилия и инициалы; l почтовый адрес получателя.

Письма-просьбы. l Это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. l Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

l 1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения: причина обращения l В связи с неполучением. . . l Учитывая социальную значимость. . . l Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество). . . цель обращения l В целях выполнения распоряжения. . . l Во избежание конфликтных ситуаций. . . ссылки на основание для обращения l В соответствии с достигнутой ранее договоренностью… l Согласно протоколу о взаимных поставках. . . l 2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить.

Письма-предложения(оферты) l Имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки. l Отличительная особенность оферты - исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п. ). Эта особенность и определяет саму структуру и стиль письма-оферты.

В заголовке к тексту письма употребляются стандартные выражения: l О предложении на поставку. . . l О поставке. . . В тексте письма-оферты, как правило, используют следующие формулировки: l описание предложения l описание количества, качества продукции (товара, услуги) Стоимость и сроки поставки- Поскольку оферта предполагает получение ответа, то в заключительной её части часто используются следующие стандартные выражения: l Настоящее предложение действительно до. . l Указанное предложение сохраняет свою силу до. . .

Можно предположить, что, получив это письмо, руководитель организации рассудит следующим образом: «Возможно, следует обратить внимание на это предложение. Вероятно, ЗАО “Прогресс” является стабильным и надежным партнером, т. к. письмо: l оформлено на бланке, компания является официально зарегистрированным юридическим лицом, ведет хозяйственную деятельность и имеет свой офис; l подписано должностным лицом, полномочным принимать решения, в чью компетенцию входит и решение данного вопроса; l адресовано именно нашей организации; l зарегистрировано, следовательно, организация-автор приняла на себя ответственность за достоверность информации, это позволяет ссылаться на это письмо в дальнейшем; l доказывает уважение к потенциальному партнеру, т. к. составлено дипломатично и вежливо.

Другие виды писем l Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие» . В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. l Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. l Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

l Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем» . l Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т. п. ). l Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. l Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; Если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. ; Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем» , «направляем» , «возвращаем» , «прилагаем» .