Назначение системы Business Studio ü Проектирование и документирование

Назначение системы Business Studio ü Проектирование и документирование системы управления ü Поддержка внедрения информационных систем ü Внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO

Business Studio сегодня Ø 7 лет на рынке Ø Более 900 клиентов в России и странах СНГ Ø 100 партнерских ВУЗов и бизнес-школ Ø ГК «Современные технологии управления» имеет статус Microsoft Gold Certified Partner

Фокус на систему управления Цели и показатели Система управления компании – это система, обеспечивающая достижение компанией поставленных целей. Включает в себя следующие основные элементы: 1. Модель бизнеспроцессов Организационная структура Систему целей и показателей, которая показывает, куда должна стремиться организация 2. Модель бизнес-процессов, определяющую, что для этого нужно ежедневно делать 3. Организационную структуру, показывающую, «кто будет работать» Очередность расположения элементов сверху вниз показывает правильную последовательность проектирования системы управления.

Решаемые задачи Формализация стратегии Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Проектирование. Формализация стратегии Удобным инструментом формализации стратегии является стратегическая карта. На ней изображается дерево целей, которых необходимо достичь организации. Дерево может быть разбито на проекции в соответствии с методологией Дейвида П. Нортона и Роберта С. Каплана. При проектировании целей обязательно должны быть разработаны показатели их достижения. Для наглядности показатели могут быть размещены на стратегической карте. Если для цели нельзя придумать показатель, то она не может являться целью для данной организации.

Проектирование. Показатели характеризуются множеством параметров, наиболее интересным из которых является история значений показателя. Все значения показателя хранятся в соответствии с выбранным периодом измерения. Для каждого значения показывается тенденция его изменения и вписывается ли он в допустимые границы.

Решаемые задачи Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Проектирование бизнес-процессов. Нотации моделирования Бизнес-процесс – регулярно повторяющаяся последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации. IDEF 0 Business Studio позволяет создать иерархическую модель бизнес-процессов или описать ряд отдельных процессов. Для этого она поддерживает наиболее популярные нотации моделирования. EPC (Event-Driven Process Chain) Процедура (Cross Functional Flowchart) Процесс (Basic Flowchart)

Проектирование бизнес-процессов Параметры бизнес-процессов В соответствии с процессным подходом для бизнес-процесса заполняются параметры: результат требования к срокам владелец бизнес-процесса и исполнители Также для процесса могут бы разработаны показатели его результативности и эффективности (KPI).

Проектирование бизнес-процессов Согласование и утверждение процессов или изменений членами команды упрощается при помощи механизма рассылок.

Проектирование бизнес-процессов Объекты Справочник «Объекты» служит для хранения объектов, которые могут быть ассоциированы со стрелками на диаграммах IDEF 0, Процесс или Процедура или размещены на диаграмме EPC. Это могут быть, например, материальные объекты или документы. Для документов можно определить атрибуты, приложить файл с шаблоном документа.

Проектирование бизнес-процессов Требования В свойствах стрелки на диаграммах IDEF 0, Процесс и Процедура указываются требования для каждого объекта, являющегося результатом процесса.

Решаемые задачи Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Проектирование организационной структуры • Формирование иерархии подразделений и должностей в справочнике «Субъекты» или с помощью организационной диаграммы • Поддержка 4 типов субъектов: Подразделение, Должность, Внешний субъект, Роль

Решаемые задачи Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное моделирование и ФСА Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Проектирование. Имитационное моделирование и ФСА Оптимизация бизнес-процессов Business Studio позволяет оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса. В результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения и стоимости процесса.

Проектирование. Имитационное моделирование и ФСА Оптимизация организационной структуры В результате проведения имитационного моделирования Business Studio рассчитывает текущую загрузку ресурса, его перегрузку и рекомендуемое количество ресурсов.

Решаемые задачи Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование Имитационное организационной моделирование структуры и ФСА Разработка ТЗ на внедрение информационных систем Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Проектирование. Планирование автоматизации бизнес-процессов Стадии проектирования 1. 2. 01020101. Регистрация накладной поставщика Описание процессов «как есть» или проектирование «с нуля» . Встраивание в процессы действий сотрудников, связанных с работой в ИС. 3. Установление соответствия между действиями и функциями ИС. 01020601. Регистрация отгрузки готовой продукции

Проектирование. Разработка ТЗ на внедрение информационных систем Формирование Технического задания в системе Business Studio Структура 1. Автоматизируемые процессы 2. Перечень формируемых отчетов 3. Структура Информационной системы 4. Автоматизируемые рабочие места

Решаемые задачи Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное Разработка ТЗ моделирование на внедрение информационных и ФСА систем Формирование регламентирующей документации Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Внедрение. Формирование регламентирующей документации Возможности по формированию документов и отчетов • Формирование основных видов регламентирующих документов по процессам, оргструктуре и объектам • Вывод отчетов в формате Microsoft Word, Microsoft Excel или HTML-навигатора • Изменение существующих или создание новых шаблонов документов и отчетов с помощью Мастера отчетов • Поддержка пакетного формирования отчетов

Внедрение. Формирование регламентирующей документации Основные виды регламентирующих документов

Внедрение. Формирование регламентирующей документации Мастер отчетов 1. Редактирование структуры отчета 2. Форматирование документа в MS Word

Решаемые задачи Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное Разработка ТЗ моделирование на внедрение информационных и ФСА систем Формирование регламентирующей документации Доведение документации до сотрудников Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Внедрение. Доведение документации до сотрудников Документ в формате Microsoft Word

Внедрение. Доведение документации до сотрудников Документ в формате Microsoft Excel

Внедрение. Доведение документации до сотрудников HTML-навигатор HTML Viewer • Удобное распространение информации среди исполнителей и заинтересованных лиц • Использование на Intranet- и Internet-порталах • Поддержка гиперссылок на объекты системы • Полнотекстовый поиск во всей базе документов • Прямой выход пользователя на часто используемый документ с помощью ярлыка на рабочем столе компьютера

Решаемые задачи Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное Разработка ТЗ моделирование на внедрение информационных и ФСА систем Формирование регламентирующей документации Доведение документации до сотрудников Передача схем процессов на исполнение в BPM-системы Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Передача схем процессов на исполнение в BPM-системы Возможность передачи разработанных схем процессов в BPM-систему обеспечена благодаря поддержке формата XPDL. BPM-системы – это современный класс информационных систем, позволяющих управлять исполнением бизнес-процессов в реальном времени. Использование стандарта XPDL помогает: • выполнить настройку BPMсистемы на исполнение процессов. • сформировать «бесшовную» систему управления предприятием благодаря быстрому и удобному переходу от модели Диаграмма процесса, непосредственно к сформированная в Business Studio автоматизации процессов. Диаграмма процесса после передачи в DIRECTUM

Решаемые задачи Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное Разработка ТЗ моделирование на внедрение информационных и ФСА систем Формирование регламентирующей документации Доведение документации до сотрудников Анализ показателей Передача схем процессов на исполнение в BPMсистемы Контроль показателей Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Контроль и анализ значений показателей. Модуль «Кокпит» Cockpit – это модуль, предназначенный для ввода, просмотра, контроля и анализа информации в Business Studio. Он предоставляет возможность без использования лицензии Professional или Enterprise выполнять те работы, которые не требуют полноценной функциональности системы.

Контроль и анализ значений показателей. Дополнительные средства Сбор значений через MS Excel Business Studio автоматически рассылает сотрудникам отчеты по e-mail, которые они должны заполнить в MS Excel, и затем автоматически загружает их в свою базу данных. Контроль показателей Руководители организации получают возможность контролировать значения показателей с помощью набора специальных отчетов, которые они могут: • cформировать самостоятельно в Business Studio • получить от сотрудника в виде файла MS Word или MS Excel • просмотреть на корпоративном сайте организации, который Business Studio формирует автоматически

Решаемые задачи Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное Разработка ТЗ моделирование на внедрение информационных и ФСА систем Формирование регламентирующей документации Доведение документации до сотрудников Анализ показателей Контроллинг бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем Передача схем процессов на исполнение в BPMсистемы Контроль показателей Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Контроллинг бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем Модуль «Контроллинг бизнес-процессов» предназначен для автоматического сбора статистических данных о реальном протекании процессов из информационных систем предприятия (BPM, ERP, CRM и других). Отслеживаемые параметры ü количество запусков и завершений бизнес-процесса ü фактическая длительность бизнес-процесса Отклонения времени выполнения бизнес-процесса можно своевременно увидеть, проанализировать и предпринять корректирующие меры:

Решаемые задачи Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Анализ несоответствий и их последствий Анализ показателей Контроллинг бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем Проектирование организационной структуры Имитационное Разработка ТЗ моделирование на внедрение информационных и ФСА систем Формирование регламентирующей документации Доведение документации до сотрудников Контроль показателей Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Поддержка СМК Business Studio позволяет организации разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO Business Studio существенно облегчает выполнение следующих этапов разработки и поддержания СМК: • Разработка целей в области качества • Описание основных и вспомогательных процессов • Разработка показателей процессов • Разработка документации СМК • Ознакомление персонала с документацией • Поддержание документации СМК в актуальном состоянии • Сбор результатов измерений • Планирование и проведение внутренних аудитов • Анализ данных • Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий • Подготовка к сертификации и сертификация

Поддержка СМК. Формирование регламентирующей документации Business Studio позволяет получить Руководство по качеству, в котором описано, как требования стандарта выполняются в действующей СМК, как взаимодействуют между собой ее основные объекты.

Поддержка СМК. Примеры обязательных процедур СМК В Business Studio приведены примеры процедур, которые являются обязательными для документирования в рамках стандарта ISO 9001: 2008

Поддержка СМК. Планирование и проведение аудитов Business Studio позволяет: планировать аудиты получать график аудитов на основе составленного плана фиксировать результаты проведенных аудитов формировать отчеты по этим результатам

Поддержка СМК. Cockpit – сбор сообщений о несоответствиях Cockpit позволяет организовать ввод сообщений о несоответствиях с любого рабочего места без использования лицензий Business Studio и вовлечь в процесс улучшения качества всех сотрудников.

Поддержка СМК. Анализ данных Business Studio поддерживает методику анализа несоответствий, их последствий и причин возникновения (FMEA) с применением диаграммы Исикавы. Контрольные карты, построенные по значениям показателей, позволяют отслеживать состояние процесса во времени и, главное, воздействовать на процесс до того, как он выйдет из-под контроля.

Решаемые задачи Проектирование бизнес-процессов Формализация стратегии Проектирование Имитационное организационной моделирование структуры Разработка ТЗ и ФСА на внедрение информационных систем Анализ несоответствий и их последствий Формирование регламентирующей документации Доведение документации до сотрудников Передача схем процессов на исполнение в BPMсистемы Анализ показателей Контроллинг бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем ЭТАП исполнения бизнес-процессов Интеграция с ECM-системой Контроль показателей DIRECTUM Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

Интегрированное решение Business Studio + DIRECTUM ECM - система DIRECTUM – это система электронного документооборота и управления взаимодействием. Интеграция Business Studio и DIRECTUM предоставляет уникальную возможность построения бесшовной системы управления, включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов на основе технологии BPM. Схема передачи данных между системами: • обмен схемами процессов • обмен общими справочниками • передача регламентирующей документации из Business Studio в DIRECTUM • передача статистических данных о выполнении процессов из DIRECTUM в Business Studio Результат интеграции: • реализуется стратегически правильный алгоритм внедрения информационных технологий «сверху-вниз» • сокращаются временные и материальные затраты на построение эффективной комплексной системы управления

Результаты и эффекты от использования Результаты использования Эффекты ь Система целей и показателей (BSC/KPI) Ш Достижение стратегических целей организации ь Формализованные бизнеспроцессы ь Распределенные полномочия и ответственность между руководителями и подразделениями Ш Повышение управляемости и прозрачности Ш Увеличение производительности труда исполнителей Ш Сокращение потерь и убытков от неправильных действий сотрудников до 100% ь Подробные инструкции для исполнителей Ш Минимизация времени обучения новых сотрудников ь Пакет регламентирующий документации Ш Снижение зависимости от «ключевых» сотрудников ь Оптимизированная штатная численность сотрудников Ш Разгрузка Топ-менеджеров от «текучки» и предоставление им возможности заниматься стратегическими задачами ь Своевременная информация о реальных параметрах протекающих процессов ь СМК в рабочем состоянии Ш Снижение трудоемкости работ по проектированию, автоматизации и актуализации системы управления в 2 -3 раза

Ключевые преимущества системы ü Простота, удобство и высокая скорость освоения специалистами ü Использование самых популярных нотаций моделирования бизнес-процессов, понятных исполнителям без дополнительной подготовки: IDEF 0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC ü Интегрированность: в одном инструменте собраны все востребованные бизнесом методики и технологии: BSC/KPI, моделирование бизнес-процессов, имитационное моделирование, функционально-стоимостной анализ, поддержка СМК ü Использование в качестве основы системы объектно-ориентированной промышленной платформы, определяющей уникальные возможности системы по построению сложных фильтров, работе с большими объемами данных и неограниченному расширению видов хранимой информации. ü Формирование на выходе конкретизированных регламентирующих документов, не требующих дополнительной доработки. Поддержка трех форматов: документы Microsoft Word, документы Microsoft Excel или HTML-навигатор ü Наличие Мастера отчетов, позволяющего легко построить свои собственные или изменить существующие регламентирующие документы и отчеты ü Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line ü Использование в качестве графического редактора диаграмм Microsoft Visio, ставшего стандартом в области деловой графики ü Возможность построения бесшовной системы управления благодаря тесной интеграции с ЕСМ-системой DIRECTUM

О клиентах

Спасибо за внимание! Группа компаний «Современные технологии управления» Адрес: 443090, Самара, ул. Антонова-Овсеенко, д. 59 "В", 1 этаж. Телефон: +7 (846) 202 -19 -00 E-mail: mail@businessstudio. ru Партнерская сеть объединяет ведущие консалтинговые и ИТ-компании России и стран СНГ в городах: Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Омск, Челябинск и других. Координаты партнеров размещены на сайте: www. businessstudio. ru/addr www. businessstudio. ru