Научно-производственный центр «КОСМОС-2» Электронный документооборот: от Губернатора до специалиста Опыт внедрения системы ЭДО в органах государственной власти Ростовской области (СЭД «Дело» ЭОС г. Москва) г. Ростов-на-Дону 2010 г.
Ростовская область По административнотерриториальному делению в Ростовскую область входят: • 55 муниципальных образований (12 городских округов; 43 муниципальных района); • 408 сельских административных поселений (18 городских поселений; 390 сельских поселений). Ростовская область
История документооборота и делопроизводства в Администрации РО ● Автоматизированный учёт входящей корреспонденции в канцелярии общего отдела (DOS-приложение) – 1995 год. ● Рассылка нормативной, справочной, регламентирующей документации в подчинённые структуры органов власти (электронная почта, каналы ГАС «Выборы» ) – 2000 год. ● Традиционные каналы отправки корреспонденции через экспедицию почтовыми отправлениями и курьерами.
Цели проекта ● Объединение в единый делопроизводственный цикл на основе электронного документооборота всех органов власти Ростовской области, в том числе аппарата Администрации Ростовской области, органов исполнительной власти и администраций муниципальных образований; ● Повышение оперативности исполнения поручений во всех структурных подразделениях Ростовской области; ● Получение оперативной информации о состоянии дел по работе с документами и исполнительской дисциплине во всех структурах Администрации Ростовской области;
Цели проекта ● Сокращение сроков получения информации о направлении документов, резолюций и других материалов в подразделения, отделы и территориально отдалённым участникам документооборота; ● Обеспечение эффективного контроля исполнения документов и поручений; за ходом ● Контроль за сроками исполнения и жизненным циклом документа; ● Экономия непроизводственных затрат рабочего времени при поиске документов; ● Экономия бумаги и расходных транспортных и иных затрат. материалов,
Инструменты внедрения и обучения • Обследование существующих регламентов работы, делопроизводственных процессов в Администрации РО, органах исполнительной власти и муниципальных образованиях; • Установка БД, настройка резервирования, обучение администратора системы; • Настройка справочников, обучение системного технолога системы; • Семинары, обучение на рабочих местах пользователей; • Персональная работа с каждым пользователем системы, ориентированная на специфику работы конкретного участника документооборота (отчётность, шаблоны печати и т. д. ); • Сопровождение системы.
Реализация проекта Сентябрь-декабрь 2006 г. Версия «Дело» 8. 8. 0 ● Установка базы данных системы и 205 клиентских мест; ● Обследование документооборота справочников системы; и заполнение ● Определение прав пользователей; ● Обучение администратора и системного технолога; ● Разработка пользовательских инструкций и индивидуальное обучение пользователей системы на рабочих местах; ● Разработка статистики; дополнительных форм ● Запуск системы в опытную эксплуатацию. отчётности и
Реализация проекта Январь-декабрь 2007 г. Версия «Дело» 8. 8. 08. 9. 0 Распоряжение Администрации Ростовской области № 33 от 19. 02. 2007 г. «О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации Ростовской области, областных органов исполнительной власти, муниципальных образований области» .
Реализация проекта Январь-декабрь 2007 г. Версия «Дело» 8. 8. 0 -8. 9. 0 • Дополнительно установлены 55 клиентских мест системы «Дело» , система поточного сканирования, «Архивное дело» , серверная часть для обеспечения WEB доступа; • Запущена подсистема поточного сканирования документов в канцелярии Администрации Ростовской области; • Установка, настройка, «Архивное дело» ; • Отработка взаимодействия пользователей при визировании и подписании проектов документов; • Передача нормативно-правовых документов в электронном виде по системе «Дело» ; • Реструктуризация справочников системы в связи с изменением штатной структуры органов исполнительной власти РО. обучение пользователя системы создании,
Развитие проекта Январь – декабрь 2008 г. Версия «Дело» 8. 9. 0 -8. 9. 5 ● Приобретено 38 клиентских мест; ● Разработка и запуск в опытную эксплуатацию программы синхронизации различных БД системы «Дело» ; ● Разработка нового Регламента и Инструкции делопроизводству Администрации Ростовской области; по ● Отработка взаимодействия между АРО, органами исполнительной власти и муниципальными образованиями Ростовской области.
Развитие проекта Январь – декабрь 2009 г. Версия «Дело» 8. 9. 5 – 8. 9. 9 ● В мае 2009 года, согласно распоряжению Администрации Ростовской области № 107 от 29. 04. 2009 г. с целью практического изучения эффективности использования технологии безбумажного движения документов стартовал пилотный проект безбумажного движения документов; ● Приобретено «Дело» ; 132 дополнительных клиентских места системы ● Приобретено 6 лицензий «Дело-WEB» ; ● Приобретен сервер проверки ЭЦП и 85 лицензий опции «ЭЦП и шифрование» .
Развитие проекта Январь – по наст. время Версия «Дело» 8. 9. 9 ● В рамках перехода к электронному документообороту с начала 2010 г. в Администрации Ростовской области стартовал пилотный проект «Об организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи» . В его рамках 85 руководителей министерств и ведомств, государственных органов власти области получили сертификаты ЭЦП; ● Приобретено «Дело» ; 140 дополнительных клиентских мест системы ● Начаты работы по передаче номенклатуры дел с документами из системы «Дело» в «Архивное дело» (нормативнораспорядительные документы за 2007 г. ); ● Произведен перевод контроля исполнения правовых актов с автоматизированной системы контроля исполнения правовых актов Администрации области «АСКИД» , эксплуатируемой в Контрольном управлении Администрации области с 2003 г. , на систему «Дело» .
Развитие проекта Январь 2010 г. – по н/время Версия «Дело» 8. 9. 9 ● Участниками первого этапа пилотного проекта стали 38 главных распорядителей средств областного бюджета. Около 50 стандартизованных видов электронных документов, формируемых участниками проекта в процессе исполнения бюджета области и подписываемых ЭЦП, поступают с использованием системы электронного документооборота напрямую в управления и отделы министерства финансов области, в ведении которых находится обработка направляемой информации. Такой подход существенно снижает затраты рабочего времени и увеличивает эффективность бюджетного процесса. ● Новация повысила прозрачность документооборота, позволила производить визирование и согласование, а также разработку проектов документов в электронном виде.
Развитие проекта Январь 2010 г. – по н/время Версия «Дело» 8. 9. 9 Общее число рабочих мест: ● «Дело» – 578 лицензий (из них 6 – Дело-WEB) ● «ЭЦП и шифрование» - 85 лицензий; ● Сервер проверки ЭЦП – 1 лицензия; ● «Архивное дело» – 1 лицензия; ● «Поточное сканирование» – 1 лицензия; ● «Сканирование» – 5 лицензий.
Схема работы системы «Дело» в Администрации РО
Схема работы системы «Дело» в Администрации РО
Схема работы системы «Дело» в Администрации РО
Схема работы системы «Дело» в Администрации РО
Достигнутые результаты ● Переход от традиционного (бумажного) документооборота к смешанному (электронно-бумажному) с использованием в ряде делопроизводственных процессов электронного документооборота с применением электронно-цифровой подписи; ● Значительно сокращено (от 3 -5 дней до 3 -5 сек) время доставки и прохождения документов; ●Согласование и исполнение документов по всем подразделениям и исполнителям Администрации РО, органами исполнительной власти и муниципальными образованиями сократилось от 2 -3 недель до 2 -3 дней; ●Частично отменена журнальная регистрация документов;
Достигнутые результаты • Отработана система сопровождения: - поставка новых версий; - «горячая линия» : консультации по телефону и электронной почте; - оказание помощи пользователям на рабочих местах, в т. ч. в муниципальных образованиях; - аутсорсинг, как профессиональная поддержка бесперебойной работоспособности системы на основе длительного контракта (5 лет); • Обеспечен сплошной контроль исполнения управленческих решений. При «живом» чиновнике документ может потеряться или лечь «под сукно» . В электронном документообороте это невозможно.
Достигнутые результаты • Решение вопросов психологической готовности к работе в системе корпоративного электронного документооборота участников проекта; • Значительно вырос уровень квалификации участников проекта, занятых в сфере делопроизводства и повышение производительности их труда; • Cокращение объёма бумажной документации, экономия непроизводственных затрат рабочего времени, транспортных и иных расходов; • Заложены основы для полноценной организации оказания услуг гражданам в электронном виде.
Перспективы развития проекта на 2010 -2012 г. • Продолжить перевод структур аппарата Администрации РО, органов исполнительной власти на единую схему работы с документами в рамках Проекта развития информационных технологий Администрации РО на 20082012 г. ; • Расширение использования ЭЦП и криптографии, что позволит полностью отказаться от передачи бумажных документов между аппаратом Администрации Ростовской области, органами исполнительной власти и муниципальными образованиями; • Завершение работ по защите от НСД и обеспечению защиты персональных данных;
Перспективы развития проекта на 2010 -2012 г. • Подключение к системе 408 сельских административных поселений; • Отработка технологии единого документа; • Интеграция системы «Дело» с другими информационными системами, действующими в Ростовской области ( «Электронный муниципалитет» , «Управление муниципальной собственностью» ); • Создание информационных основ для оказания услуг гражданам в электронном виде; • Развитие межведомственного документооборота.
Отзыв Администрации Ростовской области • Начальник отдела электронноинформационного обеспечения (ЭИО) АРО Белякова Елена Николаевна • Главный специалист отдела ЭИО АРО - системный технолог ЭДО «Дело» Курдюмова Ирина Дмитриевна • Главный специалист канцелярии АРО Лысенко Елена Николаевна
Синхронизация баз данных системы «ДЕЛО»
НПЦ «Космос-2» приглашает к сотрудничеству НПЦ «Космос-2» предлагает генератор отчетов и запросов «Отчеты для СЭДД Дело» . Система позиционируется как дополнительная внешняя подсистема СЭДД «Дело» по формированию отчетов и печатных форм, а также является расширенным инструментарием для глубокой аналитической и статистической проработки данных.
Отчеты для СЭДД «Дело»
НПЦ «Космос-2» приглашает к сотрудничеству Внедрены и успешно функционируют автоматизированные системы, разработанные нашими специалистами: • «Отчеты для СЭДД «ДЕЛО» ; • «Социальная и адресная помощь населению» с 2000 г. ; • «Учёт и контроль использования муниципальной собственности (недвижимость и земельные участки)» с 2003 г. ; • «Учёт и контроль исполнения письменных и устных обращений граждан» с 2002 г. и другие.
Научно-Производственный Центр «Космос-2» Главный инженер проектов электронного документооборота Семиков Виталий Владимирович готов ответить на Ваши вопросы Спасибо за внимание! E-mail: edo@cosmos 2. ru URL: www. cosmos 2. ru 344082 г. Ростов-на-Дону, пр. Буденновский, 35, офис 7 тел. : (8 -863) 240 -82 -17, 240 -95 -00
Скачать презентацию Научно-производственный центр КОСМОС-2 Электронный документооборот от Губернатора до
417799b18841ffce458bd3f24a8a7593.ppt