Н. В. Давликанова Т. П. Соленова ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И

Н. В. Давликанова Т. П. Соленова ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Учебно-методическое пособие ПРИЛОЖЕНИЕ 3 КОМПЛЕКТ СЛАЙДОВ слайд 1

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ЦЕНТР В помощь преподавателям ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Учебно-методическое пособие ПРИЛОЖЕНИЕ 3 КОМПЛЕКТ СЛАЙДОВ Тверь

1. Виды документов 2. Понятие «реквизит документа» 3. Состав реквизитов документов 4. Общие требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТ Р 6. 30 -2003 5. Бланки документов слайд 1 Приложение 3

1. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ Организационные документы Распорядительные документы Справочно-информационные документы Справочно-аналитические документы Документы по личному составу Финансово-бухгалтерские документы Коммерческие контракты Нормативные документы вышестоящих органов слайд 2 Приложение 3

2. ПОНЯТИЕ «РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА» РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА Обязательный элемент оформления официального документа слайд 3 Приложение 3

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования слайд 4 Приложение 3

ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении слайд 5 Приложение 3

ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении слайд 6 Приложение 3

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр слайд 7 Приложение 3

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром или формуляром-образцом слайд 8 Приложение 3

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты слайд 9 Приложение 3

Конструкционная сетка слайд 10 Приложение 3

3. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ Состав реквизитов служебных документов определяет ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» слайд 11 Приложение 3

01 - Государственный герб Российской Федерации 02 - герб субъекта Российской Федерации 03 - эмблема организации или товарный знак 04 - код организации 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН / КПП) 07 - код формы документа 08 - наименование организации 09 - справочные данные об организации 10 - наименование вида документа 11 - дата документа 12 - регистрационный номер документа 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 - место составления или издания документа 14 - гриф ограничения доступа к документу 15 - адресат слайд 12 Приложение 3

16 - гриф утверждения 17 - резолюция 18 - заголовок к тексту 19 - отметка о контроле 20 - текст документа 21 - отметка о наличии приложений 22 - подпись 23 - гриф согласования документа 24 - визы согласования документа 25 - оттиск печати 26 - отметка о заверении копии 27 - отметка об исполнителе 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 - отметка о поступлении документа в организацию 30 - идентификатор электронной копии документа слайд 13 Приложение 3

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ слайд 14 Приложение 3

слайд 15

4. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТ Р 6. 30 -2003 слайд 17 Приложение 3

01. Государственный герб Российской Федерации Изображается в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» на бланках: Ø Президента Российской Федерации Ø палат Федерального собрания Ø Правительства Российской Федерации Ø Конституционного Суда Российской Федерации Ø Верховного Суда Российской Федерации Ø Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации слайд 18 Приложение 3

ØПрокуратуры Российской Федерации ØЦентрального банка Российской Федерации ØУполномоченного по правам человека ØСчетной палаты ØМежведомственной комиссии по защите государственной тайны Øдипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей Øцентральных органов федеральной исполнительной власти Øцентральных органов федеральных судов слайд 19 Приложение 3

При угловом расположении реквизитов герб располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) — в серединной части листа слайд 20 Приложение 3

02. Герб субъекта Российской Федерации Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства — Российская Федерация. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами. Герб города, района размещается на бланках органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с нормативными актами городов и районов слайд 21 Приложение 3

03. Эмблема организации или товарный знак ØЭмблема организации — условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквеннографическое изображение и т. п. ØПроставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации от 23. 09. 92 № 3520 -1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования места происхождения товаров» ØНе допускается заменять эмблемой наименование организации ØПри угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) — в середине верхней части листа слайд 22 Приложение 3

04. Код организации Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) или код согласно Общероссийскому классификатору органов государственной власти (ОКОГУ). Является элементом документа слайд 23 электронной Приложение 3 идентификации

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами слайд 24 Приложение 3

06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами слайд 24 Приложение 3

07. Код формы документа Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) Является элементом электронной идентификации документа слайд 24 Приложение 3

08. Наименование организации ØНаименование организации, являющейся автором документа ØНаименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты ØВ наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п. слайд 25 Приложение 3

ØНад наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации в именительном падеже ØЕсли организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности ØПри двойном подчинении — министерству и местным органам власти — в документе указывают только наименование местных органов власти ØНаименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, приводят на двух языках — русском и национальном слайд 26 Приложение 3

ØСокращенное наименование организации приводят (когда оно закреплено в учредительных документах) ниже полного в скобках ØНаименование на иностранном языке воспроизводят, если оно закреплено в уставе, и располагают ниже наименования на русском языке ØНаименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно закреплено в уставе (положении об организации) ØРеквизит «Наименование организации» располагается под реквизитом «Эмблема организации» слайд 27 Приложение 3

09. Справочные данные об организации ØВключают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др. ) ØСовокупность перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом организации ØУказываются в основном на бланках для служебных писем, факсов типографским способом или с помощью персонального компьютера Ø Реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитном «Наименование организации» или на нижнем поле документа слайд 28 Приложение 3

10. Наименование вида документа ØНаименование документа — обозначение вида письменного документа ØПроставляется на всех документах за исключением писем и факсов и печатается прописными буквами, например: ПРИКАЗ ØДля писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО ØРасполагают в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адреса слайд 29 Приложение 3

11. Дата Ø Дата официального документа — реквизит официального документа, содержащий указанное время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования Ø Дата – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу слайд 30 Приложение 3

ØДатой документа является: 3 дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок) 3 дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций) 3 дата события, которое в нем зафиксировано (для актов) 3 дата принятия (для решений, протоколов) 3 наиболее поздняя дата подписания, если авторами документа являются несколько организаций слайд 31 Приложение 3

ØВсе даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «Резолюция» , «Визы» , «Гриф утверждения» и т. п. — оформляются цифровым способом в последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (4 знака). Например, дату 6 апреля 1995 года следует оформлять 06. 04. 1995 ØВ текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например, 6 апреля 1995 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами слайд 32 Приложение 3

ØДля большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа ØДопускается обратная последовательность написания даты: год, месяц, день. Например: 1999. 01. 02 или 1998. 06. 14 Ø Если документ готовится на бланке, дата указывается в специально отведенном месте согласно ГОСТ Р 6. 30 -2003 ØДата документа, оформленного не на проставляется ниже текста рядом с подписью ØДата утверждения или согласования указывается в соответствующем реквизите бланке, документа ØВсе отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются слайд 33 Приложение 3

12. Регистрационный номер документа ØРегистрационный номер — цифровое или буквенноцифровое обозначение, которое присваивается документу при его регистрации. Под этим обозначением документ вводится в информационно-поисковую систему ØРеквизит состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. п. ØНомер (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «Дата» ØДля внутренних документов — это порядковый номер (№) дела с начала года слайд 34 Приложение 3

ØПорядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п. , например, № 1, № 2, № 3 ØНомер (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например, № 01– 04/57: 01 – структурное подразделение, 04 – номер дела в этом подразделении, 57 – номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих ØРегистрируемым внутренним документам присваивается дополнительный индекс. Например: вн ØПорядковые номера присваиваются входящим и исходящим письмам слайд 35 Приложение 3 отдельно

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа ØСсылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. слайд 34 Приложение 3

14. Место составления или издания документа ØУказывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации» ØЦелесообразно его проставление на всех документах ØМесто составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например: Москва; г. Коломна Московской области; с. Ивановка Мытищинского района Московской области ØВ письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г. » в этом реквизите не ставится при обозначении города «Москва» , а также при написании названий городов, оканчивающихся на «град» и «бург» слайд 37 Приложение 3

15. Адресат ØОформляется на исходящих письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата) ØМаксимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей: 3 наименование организации в именительном падеже 3 структурное подразделение в именительном падеже 3 должность, фамилия и инициалы в дательном падеже 3 почтовый адрес (элементы адреса приводятся в последовательности, установленной Почтовыми правилами) слайд 40 Приложение 3

ØКаждая из указанных составных частей печатается с новой строки ØПри направлении документа в высшие органы государственной власти и управления, подведомственным организациям как постоянным корреспондентам (почтовый адрес не указывается, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами): Министерство культуры Российской Федерации Управление делами ØПри адресовании документа руководителю организации: Генеральному директору ООО «Агропром» Кузьменко А. А. слайд 41 Приложение 3

ØПри направлении документа должностному лицу Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту Петрову А. И. ØПри направлении документа разовым корреспондентам: Редакция журнала «Новый мир» 103806, ГСП, г. Москва, К-6, Малый Путинковский пер. , 1/2 слайд 42 Приложение 3

ØПри адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя: 6300102, г. Новосибирск, ул. Мира, д. 11, кв. 12 Гуляеву А. Н. ØПри адресовании писем в несколько адресов (но не более четырех) слово «копия» перед адресатом не указывается ØПри направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат слайд 43 Приложение 3

ØЕсли документ отправляется в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно: Расчетно-кассовым центрам Главного управления Банка России по Смоленской области ØПеред фамилией при наличии указываются ученая степень, звание ØСлово «господину» печатается в адресе сокращенно «г. » или «г-ну» слайд 44 Приложение 3

16. Гриф утверждения ØГриф утверждения — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию ØУтверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты слайд 45 Приложение 3

ØРеквизит «Гриф утверждения» должен состоять: 3 из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами) 3 из наименования должности лица, утвердившего документ 3 из его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты ØВ ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью организации слайд 46 Приложение 3

ØЕсли документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера УТВЕРЖДАЮ Директор банковской школы подпись В. В. Павлов 12. 09. 98 УТВЕРЖДЕНО Приказ Главного Управления Банка России по Вологодской области от 04. 07. 98 № 2 ØПри утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне слайд 47 Приложение 3

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т. д. ) ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектных, конструкторских и технологических работ; технические и т. д. ) ИНСТРУКЦИИ (правила) — (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д. ) слайд 48 Приложение 3

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д. ) ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д. ) ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения документов и т. д. ) слайд 49 Приложение 3

ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищнокоммунальному ремонту; работы коллегии, научнотехнического совета, ученого совета и т. д. ) ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении; премировании и т. д. ) ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д. ) РАСЦЕНКИ на производство работ слайд 50 Приложение 3

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д. ) СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, технические условия) СТРУКТУРА и ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ ТАРИФНЫЕ СТАВКИ УСТАВЫ организаций ФОРМЫ унифицированных документов ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним слайд 51 Приложение 3

слайд 52 Приложение 3

17. Резолюция ØРезолюция — реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение ØПишется от руки и проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа ØНа письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «Адресат» и «Текст» на первом листе документа ØСодержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе слайд 53 Приложение 3

ØДолжен включать: 3 Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение) 3 содержание поручения (конкретные действия) 3 срок исполнения 3 личную подпись руководителя 3 дату подписания Например: Касаткину И. С. Подготовить документы к 30. 11. 98 подпись 06. 10. 98 слайд 54 Приложение 3

ØЕсли в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители ØЕсли на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа ØИногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке — поручении (формата А 6). Это нежелательно, т. к. в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена слайд 55 Приложение 3

18. Заголовок к тексту ØЗаголовок официального текста — реквизит документа, кратко излагающий его содержание ØНаличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации ØЗаголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о ком? » , «о чем? » или «кого? » , «чего? » . Например: Приказ. . . о реорганизации предприятия Журнал регистрации входящих документов Должностная инструкция секретаря-референта слайд 56 Приложение 3

ØЗаголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа. Например: Акт инвентаризации Протокол заседания Совета директоров Договор аренды ØЗаголовок не должен превышать двух строк. В одной строке не должно быть более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится ØДопускается не указывать заголовок на документах формата А 5 слайд 57 Приложение 3

19. Отметка о контроле ØОбозначается буквой «К» и наносится от руки цветным (красным, синим, зеленым) фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах слайд 58 Приложение 3

20. Текст документа ØТекст официального документа — информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа ØСоставляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках слайд 59 Приложение 3

ØТексты документов пишут только на русском языке при направлении их: 3 в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации üна предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур слайд 60 Приложение 3

21. Отметка о наличии приложений ØЕсли полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз. ØЕсли приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например: Приложение: 1. Проект контракта с ЗАО «Вымпел» на 20 л. в 2 экз. ; 2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз. слайд 61 Приложение 3

ØЕсли приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: Договор аренды от 21. 10. 95 № 8 и приложение к нему, всего на 15 л. ØСами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например: Приложение 2 к приказу Главного управления Банка России по Тульской области от 01. 04. 95 № 6 слайд 62 Приложение 3

ØЕсли приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать ØЕсли приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например: Приложение: Каталог в 1 зкз. ØЕсли приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. слайд 63 Приложение 3

22. Подпись ØПодпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного лица ØОбязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного ØВ состав реквизита «Подпись» входят: 3 наименование документ; должности лица, подписавшего 3 личная подпись; 3 расшифровка подписи (инициалы и фамилия без кавычек и скобок) слайд 64 Приложение 3

ØДолжность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке: Директор ООО «Бор» подпись А. В. Сироткин ØПри оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно: Директор подпись А. В. Сироткин ØПри оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают слайд 65 Приложение 3

ØПри подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например: Директор ОАО «ЭРА» Директор ООО «ВЕСТ» подпись Г. К. Лан подпись И. В. Розов слайд 66 Приложение 3

ØЕсли руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и фамилию лица, действительно подписавшего документ. НЕ ДОПУСКАЕТСЯ ставить предлог «За» , надпись от руки «Зам. » или косую черту перед наименованием должности ØПри подписании документа лицом, временно исполняющим обязанности руководителя, реквизит «Подпись» должен оформляться так: И. О. Председателя подпись А. А. Ветров слайд 67 Приложение 3

ØВ документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии), фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке Например: Председатель комиссии подпись И. И. Иванов Члены комиссии подписи В. В. Ивашко А. А. Крупенин Г. В. Соловьева ØДокументы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем слайд 68 Приложение 3

ØПри подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают последовательно одну под другой в соответствии с занимаемой должностью: Генеральный директор подпись И. К. Волков Главный бухгалтер подпись С. В. Виноградова ØВ вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в должностях указываются звание, ученая степень. Например; Зав. кафедрой «Документоведения и документационного обеспечения управления» профессор, д. ф. н. подпись В. А. Редькин ØВ подписанные документы ЗАПРЕЩАЕТСЯ вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ слайд 69 Приложение 3

23. Гриф согласования документа Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием слайд 70 Приложение 3

слайд 71 Приложение 3

ØВнешнее согласование проводится до утверждения документа ØГриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования при согласовании несколькими организациями или лицами, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например: Лист согласования прилагается. подпись, дата слайд 72 Приложение 3

ОФОРМЛЕНИЕ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ слайд 73 Приложение 3

24. Визы согласования документа ØВиза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа ØВизой оформляется внутреннее согласование проекта документа ØРеквизит «Визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования или только личную подпись и дату: Председатель комиссии подпись Я. К. Сидоренко 14. 02. 98 или подпись А. В. Кременчук 12. 03. 98 слайд 74 Приложение 3

ØЕсли у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе, а в документе делается запись: Замечания прилагаются подпись А. С. Федоров 25. 08. 98 ØНа исходящих документах виза ставится на последнем листе экземпляра, остающемся в организации ØНа внутренних документах организации (приказах, распоряжениях) виза проставляется на последнем листе первого экземпляра ØДопускается оформление виз распорядительного документа на отдельном листе слайд 75 Приложение 3

ØПосле визирования проекта внесение изменений в его текст не допускается. Новая редакция проекта согласовывается вновь ØЛица, завизировавшие документ, несут ответственность за текст каждый в пределах своей компетенции ØИсполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования слайд 76 Приложение 3

25. Оттиск печати ØПечать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами ØДокумент заверяют печатью организации ØОттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым ØОтветственного за хранение и место хранения печати определяет руководитель организации слайд 77 Приложение 3

Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организации) ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом слайд 78 Приложение 3

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д. ) ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д. ) ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д. ) ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д. ) слайд 79 Приложение 3

ЗАЯВКИ (на оборудование и т. д. ) ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д. ) ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ НОРМЫ расхода ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями, премиями и т. д. ) ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д. ) слайд 80 Приложение 3

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т. д. ) ПОЛОЖЕНИЯ об организациях ПРОТОКОЛЫ (согласования планов выдвижения народных заседателей и т. д. ) поставок; РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк) СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т. д. ) СОГЛАШЕНИЯ слайд 81 Приложение 3

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т. д. ) СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т. д. ) ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ УДОСТОВЕРЕНИЯ УСТАВЫ организаций ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним слайд 82 Приложение 3

слайд 83 Приложение 3

26. Отметка о заверении копии ØКопия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы ØОтметка о заверении копии производится для придания копии документа юридической силы слайд 84 Приложение 3

ØВключает: заверительную надпись «Верно» , наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения. Например: Верно Референт подпись О. К. Сушко 02. 03. 98 слайд 85 Приложение 3

ØНа копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и долж-ность лица, заверившего копию ØПри пересылке копии документа (включая и ксерокопию) в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала слайд 86 Приложение 3

27. Отметка об исполнителе ØФамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «Подпись» , «Визы» . Например: Серова или Серова Надежда Николаевна 236 01 26 236 01 26 ØЭтот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов слайд 87 Приложение 3

ØНиже фамилии исполнителя при необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания. Например: Петров 239 15 61 КН 2 27. 09. 95 слайд 88 Приложение 3

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка включает в себя: üслова «В дело» и «Номер дела» , в котором будет храниться документ 3 при отсутствии копии ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления); 3 краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; 3 подпись исполнителя документа и дату проставления отметки слайд 89 Приложение 3

Например: Отправлен факс от 01. 04. 95 № 1218 B дело 01– 05 за 1997 г. Логинов 02. 04. 95. ØДокументы, не имеющие отметок об исполнении, считаются неисполненными и в дело не подшиваются слайд 90 Приложение 3

29. Отметка о поступлении ØРасполагается в правой нижней части первого листа документа и содержит дату поступления документа и его входящий номер (при необходимости - часы и минуты). Например: Дата 03. 01. 95 Вх. № 0001 ØДопускается проставлять отметку в виде штампа слайд 91 Приложение 3

30. Отметка для автоматического поиска документа ØПроставляется в случае ввода документа в базу данных (создание электронного образа документа) ØСостоит из записи «Информация перенесена на машинный носитель» ØМожет включать имя диска, директории, файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные, установленные в организации слайд 92 Приложение 3

5. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ слайд 93 Приложение 3

слайд 94 Приложение 3

слайд 95 Приложение 3

БЛАНК ДОКУМЕНТА Набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа слайд 96 Приложение 3

Для бланков устанавливаются два основных формата бумаги — А 4 (210 х297 мм) и А 5 (148 х210 мм). Допускается использование бланков на бумаге форматов А 3 (297 х420 мм) и А 6 (105 х148 мм) слайд 97 Приложение 3

Бланки документов должны иметь поля, мм, не менее: левое - 20 правое - 10 верхнее - 20 нижнее - 10 слайд 98 Приложение 3

Бланки допускается изготавливать: типографским способом с помощью средств оперативной полиграфии воспроизводить с помощью вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа слайд 99 Приложение 3

Исключение: бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, которые являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Эти бланки могут изготавливать только полиграфические и штемпельнограверные предприятия, имеющие соответствующую лицензию и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для их изготовления слайд 100 Приложение 3

ГОСТ Р 6. 30 -2003 допускает тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации слайд 101 Приложение 3

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) При поступлении бланков используются реквизиты: наименование вида гербового бланка дата поступления номер сопроводительного письма наименование бланков организации-поставщика количество экземпляров серии и номера гербовых бланков слайд 102 Приложение 3 гербовых

При выдаче бланков используются реквизиты: наименование вида гербового бланка количество экземпляров серии и номера гербовых бланков наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков расписка в получении примечания (отметка об уничтожении) Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожают гербовые бланки по акту с отметкой в учетно -регистрационной форме слайд 103 Приложение 3

ГОСТ Р 6. 30 -2003 устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов: Øобщий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) Øбланк конкретного вида документа (кроме письма) Øбланк письма Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи слайд 104 Приложение 3

ОБЩИЙ БЛАНК может включать: реквизиты ØГосударственный герб Российской Федерации (01) Øгерб субъекта Российской Федерации (02) Øэмблема организации или товарный знак (03) Øкод организации по ОКПО (04) Øнаименование организации (06) Øместо составления или издания документа (07) слайд 105 Приложение 3

ограничительные отметки для реквизитов Øкод формы документа по ОКУД (05) Øдата документа (09) Øрегистрационный номер документа (10) Øзаголовок к тексту (17) Øотметка о контроле (18) слайд 106 Приложение 3

БЛАНК ПИСЬМА может включать: реквизиты Государственный герб Российской Федерации (01) герб субъекта Российской Федерации (02) эмблема организации или товарный знак (03) код организации по ОКПО (04) код формы документа по ОКУД (05) наименование организации (06) справочные данные об организации (07) слайд 107 Приложение 3

ограничительные отметки для реквизитов дата документа (09) регистрационный номер документа (10) ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) адресат (14) заголовок к тексту (17) отметка о контроле (18) слайд 108 Приложение 3

Пример общего бланка организации слайд 109 Приложение 3

слайд 110 Приложение 3

Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов слайд 111 Приложение 3

слайд 112 Приложение 3

Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов слайд 113 Приложение 3

_____ № _____ слайд 114 На № _____ от ____ Приложение 3

Пример бланка конкретного вида документа слайд 115 Приложение 3

слайд 116 Приложение 3

Пример бланка письма структурного подразделения слайд 117 Приложение 3

слайд 118 Приложение 3

Пример бланка письма должностного лица слайд 119 Приложение 3

слайд 120 Приложение 3

Основные ошибки при разработке бланков слайд 121 Приложение 3

слайд 122 Приложение 3

ФИРМА “БУУС” Ltd слайд 123 Приложение 3

DEZARK слайд 124 Приложение 3