
УП - 15 Личная эффективность руководителя проектов.pptx
- Количество слайдов: 27
Московский авиационный институт (Национальный исследовательский университет) Личная эффективность руководителя проектов Курс «Управление проектами»
Типичные проблемы для РП Задач всегда больше, чем можно сделать Не все задачи можно сделать с равным качеством Постоянное общение «скрывает» задачи Ограничения время / деньги сильнее, чем для линейных менеджеров Результат: Снижение эффективности работы Переработка Стресс
Выход – организация: • Времени • Пространства • Мыслей • Психики
ВРЕМЯ: Отдых • Задача – переключение • Регулярный (5 -10 мин в час) отдых • Сон • Хобби / спорт • Полная концентрация в рабочий интервал
ВРЕМЯ: Мотивация Для непрятных задач: • Якоря (музыка, предварительная черновая работа) • «Метод швейцарского сыра» • Дела- «Лягушки» - по 1 -2 в день • Дела- «Слоны» - разделить на «бифштексы» • Фиксация количестванных показателей • «Календарик-пинарик»
ВРЕМЯ: Цели • Я – компания: üДолгосрочные цели (личное стратегическое планирование) üМаркетинг üЛичная бухгалтерия • Собственные цели / Навязанные цели • Ключевые области жизни • S. M. A. R. T
ВРЕМЯ: Рабочий день • План на день: üПланирование с вечера üПланирование с утра • Список дел с приоритетами • «Стратигическая картонка» • Типы задач: ü «Жесткие» ü «Мягкие» ü «Бюджетируемые»
ВРЕМЯ: Планирование – «аккуратность» по отношению к времени Кайрос – контекстное планирование üМесто üЧеловек üОбстоятельство Доска (матрица) контекстного планирования Планирование: День – Неделя/Месяц – Год Бюджетирование времени
ВРЕМЯ: Приоритеты Расчистка üОтказ: расчистка от навязанных дел üПраво на отказ ü «Здоровый пофигизм» üДелегирование задач Многокритериальная оценка: üОпределить критерии üЗадать их сравнительную важность üОценить варианты üВыбрать оптимальный Приоритет долгосрочных целей (срочные / важные)
ВРЕМЯ: Информация (1) Чтение üКлючевая информация üПрименение üРасстановка приоритетов üСмена тематики Телевизор – только в записи Работа с электронной почтой ü 2 -4 раза в день ü «Пустой» (3. . 7 писем) ящик üСтруктура папок «Выращивание структуры из хаоса»
ВРЕМЯ: Информация (2) Творческая картотека üЗаписывать мысли üСортировать мысли üАнализировать мысли Структура внимания üЦентр üБлижнее внимание üДальнее внимание Стол üКонтекстная группа üКонтрольная группа Карты мыслей (Mind. Map)
ВРЕМЯ: Поглотители Хронометраж Категории: üДолгосрочные / делегируемые / поглотители üДело / Сервис / Пустота Время в транспорте / командировках Сохранение информации Совещания üФормат üУчастники üКруг вопросов üДлительность üПредварительные материалы
ВРЕМЯ: Фенечки • USB-флешка • Диктофон • Папки – по функциям • Ежедневная / еженедельная работа • MP-3 плеер • Microsoft • Outlook (категории) • One. Note • Mind. Jet Mind. Manager / Free. Mind
ВРЕМЯ: Облако • Смартфон • Планшет • Компьютер / ноутбук • Облака: • Toodledo. com • Out. Of. Milk. com • Evrnote. com • Google Drive / Mail. Ru Cloud / Yandex. Disk …
ПРОСТРАНСТВО: Анализ • Что работает? • Что не работает? • Что для меня является самым важным? • Зачем мне быть организованным? • Что мне мешает?
ПРОСТРАНСТВО: Место Дом ◦ Комната ◦ Рабочее место ◦ Кухня ◦ Шкафы Работа ◦ Стол ◦ Шкафы ◦ Компьютер Машина Дача
ПРОСТРАНСТВО: План • Зоны • Виды деятельности • Время • Результат • Применимость: • Нужно (30 ->80) • Может пригодиться (50 ->20) • Выбросить (20 ->0)
ПРОСТРАНСТВО: Действуем Sort – Сортируем Purge – Чистим Assign a home – Находим свое место Containerize – Раскладываем по местам Equalize – Поддерживаем порядок В основе - метод «маленьких шагов»
Getting Things Done (GTD) «Доведение дел до завершения» Управление рабочим процессом • Сбор • Обработка • Организация • Обзор • Действия
Модель обзора работы GTD • Текущие дела • Текущие проекты • Круг обязанностей • Ближайшие годы (1— 2 года) • Пятилетняя перспектива (3— 5 лет) • Жизнь
Обработка корзины GTD • Начинаем с верхнего элемента корзины • Делаем один элемент за раз (не возвращаем обратно) • Если элемент требует действия: • Делаем это (если на это требуется меньше двух-пяти минут), ИЛИ • Делегируем это кому-нибудь, ИЛИ • Откладываем это. • Если элемент не требует действия: • Оставляем это в справочной информации, ИЛИ • Выбрасываем это, ИЛИ • В список «когда-нибудь может быть»
Алгоритм GTD
Организация папок GTD • Большой лист • В центре – основной объект / задача • Ветви с подписями – основные разделы диаграммы • Дальнейшее дробление • Стараться следовать правилу 3. . 7 • Разнообразить вид: форма, цвет, объём, шрифт, стрелки, значки
МЫСЛИ: Карты памяти • Большой лист • В центре – основной объект / задача • Ветви с подписями – основные разделы диаграммы • Дальнейшее дробление • Стараться следовать правилу 3. . 7 • Разнообразить вид: форма, цвет, объём, шрифт, стрелки, значки
Карты памяти: области применения обучение конспектирование лекций конспектирование книг подготовка материала по определенной теме решение творческих задач мозговой штурм презентации планирование и разработка проектов разной сложности составление списков дел общение проведение тренингов развитие интеллектуальных способностей решение личных проблем
Психология • Управление эмоциями • Управление общением • Управление жизнью • Саморазвитие
Что почитать • Глеб Архангельский. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы • Глеб Архангельский. Тайм-драйв • Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок (Getting Things Done) • Стивен Кови. 7 навыков высокоэффективных людей • Николай Козлов. Философские сказки для обдумывающих житье