Модуль Организация секретарского обслуживания Выполнил студент группы ДОУ

Модуль: «Организация секретарского обслуживания» Выполнил: студент группы ДОУ 3 -1 Вишнивецкая Анастасия Александровна

n Секретарь- это работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения.

Внешний вид: 1. 2. 3. 4. Костюм Личная гигиена Макияж Прическа Весь внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.

Категории секретарей: 1. Секретарь руководителя – это первый помощник руководителя, сотрудник владеющий оперативной информацией и находится в курсе текущих дел организации. 2. Секретарь машинистка – выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работ руководителя предприятия или его подразделений. 3. Машинистка – это специалист, который работает на печатной машинке или ПК. Цель этих людей максимально точно и на большой скорости принимать и передавать печатную информацию

Организация рабочего места

Телефонное обслуживание Секретарь должен обладать следующими «телефонными навыками» 1. Уметь узнавать настроение собеседника по первым ноткам его голоса; 2. Уметь артистично «выкручиваться» в сложных ситуациях; 3. Уметь поставить человека на место, не повышая голоса; 4. Уметь стоять на своём и не поддаваться на уговоры.

Приём и отправка факсов

Сканирование документов

Телефонограмма Общество с ограниченной ответственностью «Водоканал» Передал секретарь И. И. Иванова Тел. 258 -49 -48 Комитет по делам молодежи г. Волгограда Принял секретарь А. В. Петрова Тел. 248 -93 -65 14. 02. 2012 11 ч. 11 мин. ТЕЛЕФОНОГРАММА 14. 02. 2012 № 14 17 февраля с 8: 30 до 21: 00 ч. Будет отключена холодная и горячая вода. Заблаговременно известите сотрудников и организуйте выходной день. Зам. начальника ООО «Водоканал» К. К. Кукушкина

Журнал входящих телефонограмм Должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона Должность, фамилия принявшего телефонограмму Дата, номер телефонограм мы Время передачи Краткий текст телефонограммы Отметка об ознакомлении с телефонограммой И. И. Иванова 258 -49 -48 А. В. Петрова 248 -93 -65 14. 02. 2012 № 14 11 ч. 11 мин. Отключение воды 16. 02. 2012 А. А. Кукушкина

Журнал исходящих телефонограмм Должность, фамилия отправляющего телефонограмму Должность, фамилия кому отправляют телефонограмму, номер телефона Дата, номер телефонограм мы Время передачи Краткий текст телефонограммы Отметка об передачи телефонограммы Д. А. Мешков 28 -47 -25 В. В. Пушков 21 -48 -65 12. 02. 2012 № 14 12 ч. 11 мин Отключение воды 14. 02. 2012 А. А. Кукушкина

Посетители Журнал регистрации приёма посетителей в ООО «Звёздочка» № п/п 1 Дата приема Ф. И. О. Адрес, телефон Место работы 14. 02. 2012 Совенка Татьяна Витальевна г. Волгаграду ООО л. Шурухина «Карусель» д. 14 89053391107 Краткое содержание обращения

План рабочего дня руководителя 9: 00 Начало рабочего дня 9: 30 Планерка 10: 30 Рассмотрение и подписание документов 11: 30 Резервное время 12: 00 Обед 13: 00 Работа с документами 14: 00 Подготовка к совещанию 14: 30 Совещание 16: 30 Подведение итогов совещания 17: 00 Резервное время 18: 00 Рабочий день закончен

План рабочего дня секретаря 8: 40 Приход на работу 20 мин Подготовка рабочего места руководителя 9: 00 Начало рабочего дня. 9: 00 Приём и регистрация входящих писем 10: 00 Подготовка дел к временному хранению 11: 30 Резервное время 12: 00 Позвонить, напомнить о совещании 13: 00 Обед 14: 00 Составить и оформить исходящие документы. 15: 30 Резервное время 16: 00 Подготовка на подписание документов, руководителю 17: 00 Оформление документов на ПК 17: 45 Подготовка плана на следующий день 18: 00 Рабочий день закончин

Командировки Журнал учета командировок № п/п Ф. И. О. командировач ного работника 1 Савенко Татьяна Витальевна Дата и номер командировоч ного удостоверения Место командиров ки Дата и время прибытия в командир овачный пункт Пункт назначения 27. 03. 2012 № 7 ООО «Ромашка» 30. 03. 201 2 12: 00 Сочи Примечание

Совещание Главные правила которые необходимо соблюдать, при организации совещания!

1. Повестка дня должна быть подготовлена заранее и неукоснительно соблюдаться; 2. Участники должны быть заблаговременно извещены о созыве совещания; 3. Необходимо строго соблюдать время начала и окончания собрания; 4. Необходимо следить за тем, чтобы желающие могли высказаться; 5. Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны приглашенные, а организаторы совершенно не обязаны ждать, пока все участники соберутся.

Журнал регистрации совещаний № п/п Ф. И. О. должность Место работы Дата, Номер время телефона совещ ания 1 Савенко Татьяна Витальевна директор ООО 14. 03. 89053391107 «Радуга» 2012 Документ Приме удостове чание ряющий личность паспорт Отметка +

Кофе-брейк