Модуль «APS – Управление проектами. Документооборот» Управление проектами, создание электронного архива, ведение технического документооборота, в условиях современного производства
Необходимость создания единого информационного пространства Затраты рабочего времени Поиск и ожидание поступления документов Согласование и утверждение документов Передача документов между подразделениями 10% Подготовка стандартных отчетов 10% 20% 30% Безвозвратно теряется документов 6% Каждый внутренний документ копируется до 20 раз Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Необходимость создания единого информационного пространства Документы 30% Не исполняются Исполняются 50% 20% Не в полном объеме Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Укрупненная схема движения документации Внутренний документооборот Внешний документооборот Управленческий Производственно – Технический Канцелярия предприятия Приказы Распоряжения Служебные записки … Конструкторскотехнологическая Производственная документация Подразделения Разработка Согласование Подписание Регистрация Контроль исполнения Архивирование Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот» Дирекция Управления Производство
Проблемы функционирования Инертность o регистрация o поиск o движение Затрудненность отслеживания жизненного цикла движения документа Отсутствие единого информационного пространства хранения документов Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Единое информационное пространство на платформе «APS – Предприятие» Единая корпоративная информационная сеть предприятия Платформа APS - Предприятие Сервер управления электронными подписями(ЭП) Распределенные хранилища данных Пользователи подразделений Управленческий ДО Дирекция Канцелярия Управления APS Обработка внешних документов Политика информационной безопасности Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот» Отделы Производственно – Технический ДО Структурные подразделения
APS- Предприятие: построение единой информационной модели производства изделия § САПР–системы § Офисные приложения Сервера БД Oracle § Другие приложения Информационное пространство « APS-Предприятие» Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот» УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ Электронный документ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ПРИКЛАДНЫЕ МОДУЛИ «APS-Предприятие» Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот» : Электронный архив ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Централизованное хранение электронных документов Организация структуры и связей Хранение файлов и ссылок на прикладные объекты APS-Предприятие Разграничение прав доступа пользователей Масштабируемость Поиск документов Управление совместным доступом к электронным документам Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот» Основа построения электронного документооборота
Электронный архив Хранение электронных документов Разграничение прав доступа Полный функционал по работе с папками архива и документами Поиск электронных документов Управление совместным доступом к электронным документам Хранение файлов, присоединенных к объектам APS-Предприятие Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Возможность создания территориально распределенного архива документов с привязкой типа документа к конкретному хранилищу Электронный архив Документы отдела главного технолога Документы отдела главного конструктора APS - Сервер Финансовые документы Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Обеспечивает хранение файлов, присоединенных к объектам APSПредприятие. Эти файлы будут доступны как из объекта APS, так и из Электронного архива. Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Возможность просмотра и печати информации, хранящейся в электронном архиве Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Выходные отчеты могут быть экспортированы в различные форматы, сохранены в архив APS, прикреплены к электронному документу и оправлены пользователям системы Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Менеджер доступа из внешних приложений Менеджер «Внешнего доступа» APS-Предприятия встраивается в «Проводник» Windows и становится доступен из любого приложения работающего с файловой системой. Возможности: • Взять файл из электронного архива • Положить файл в архив • Создать новый документ • Создать новую папку в архиве • Возможность управления прикладными режимами APS-Предприятия Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Менеджер доступа из внешних приложений Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Интеграция с внешними приложениями. Сохранение непосредственно из приложения в электронный архив «APS-Предприятия» Функционал «APSПредприятия» интегрирован в стандартные диалоги сохранения и открытия Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Интеграция с внешними приложениями. При сохранении или открытии предоставлены все средства навигации и поиска по документам и папкам электронного архива Документ, созданный в приложении становится электронным документом «APS-Предприятие» Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Интеграция с внешними приложениями. Открытие документа электронного архива «APS-Предприятия» непосредственно из приложения Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Интеграция с внешними приложениями. Открытие документа электронного архива «APS-Предприятия» непосредственно из приложения Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Интеграция с внешними приложениями. Открытие документа электронного архива «APS-Предприятия» непосредственно из приложения Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Режим поиска. Возможен поиск по всем параметрам электронного документа его атрибутам и параметрам файлового состава Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Результаты поиска с группировкой по папкам Электронного архива Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Переход в папку электронного архива данного документа и карточку документа Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Информация о связанном прикладном объекте «APS – Предприятия» Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив Переход к связанному прикладному объекту «APS – Предприятия» Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот» : Документооборот ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Основная информационная единица в Электронном документообороте ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ Набор параметров, которые настраиваются за конкретным типом документа Присоединение файлов любых форматов Неограниченное число версий Журнал изменений документа Отправка по e-mail Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Универсальный просмотрщик Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Создание у клиента локальной версии файлового состава электронного документа и возможность работы как с локальными, так и с серверными данными Контроль актуальности и синхронизация локальных и серверных данных Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Режим работы с файловым составом изделия и его локальной версией реализован в прикладном объекте ТПП с использованием API функций ядра «APS-Предприятие» Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот» Контроль актуальности и синхронизация локальных и серверных данных
Документооборот Содержит информацию о связях с другими документами. Причем связи могут быть иерархическими: документ основание – вложенный документ. Может быть связан с конкретными данными прикладных объектов «APSПредприятия» , таких, например, как объекты модуля «APS-ТПП» Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Может содержать ссылки на одну или несколько папок электронного архива Может быть связан с Проектом Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Маршрут прохождения структурное представление жизненного цикла документа с момента его создания до его исполнения Карта маршрута Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот» Дизайнер маршрутов
Документооборот Менеджер документооборота, запущенный у клиента отслеживает и сообщает пользователю о новых, срочных и просроченных электронных документах Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Обработка документа Работа с прикладным объектом «APS-Предприятия» , связанным с электронным документом Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Установка связей прикладных объектов «APS-Предприятие» с электронными документами Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Обработка документа Работа с файловым составом Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Обработка документа Выполнение движения по маршруту Произвольное движение документа Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Обработка документа Контроль движения маршрутных документов с помощью Карты маршрута Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот Обработка документа Контроль движения маршрутных документов с помощью Истории движения Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот» : Управление проектами УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами ПРОЕКТ Действия и задачи, которые должны быть выполнены в установленные сроки и с привлечением определенных ресурсов УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ Планирование необходимых работ. Управление ресурсами и выполнением работ. Завершение проекта в поставленные сроки. ПРОЕКТНЫЙ ПОДХОД Существенно снижает риски Сокращает затраты Снижает сроки Повышает эффективность Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами Планирование работ Формирование этапов в соответствии с бизнес логикой Управление ресурсами – назначение ответственных и исполнителей Контроль % выполнения работ Контроль по срокам исполнения Отслеживание и оповещение о назначенных и просроченных работах Автоматизацию документооборота Систематизацию движения электронных документов Структурирование взаимосвязей электронных документов Разграничение доступа к этапам работ в соответствии с группами пользователей «APS-Предприятие» Электронный архив Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами Полный комплект документов, связанных в соответствии со структурой проекта Различная аналитика по срокам выполнения, % выполнения и задействованным ресурсам Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами Завершение проекта Работа над проектами (исполнение и контроль) Планирование этапов проектов Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами Визуальное определение плановых дат и последовательности выполнения Определяется перечень этапов проекта , период выполнения каждого этапа и последовательность их выполнения Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами Для типовых проектов может быть указан Базовый проект За каждым этапом определяется Ответственный и Исполнитель Может быть указан тип электронного документа Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами Старт проекта Запускается механизм Электронного Документооборота системы « APS -Предприятие» . Документы отправляются на исполнение пользователям. Срок исполнения документа соответствует плановой дате окончания этапа проекта Получатели определяются либо произвольно, либо в соответствии с маршрутом Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами Контроль выполнения по степеням готовности Отслеживание просроченных документов Статус и местонахождени е документов Контроль % выполнения Нагрузка по конкретным исполнителям Данные в разрезе конкретного подпроекта Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот» Объем работ за заданный период
Управление проектами Работа над документом завершена Электронный документ переводится Исполнителем в Завершающий статус Этап проекта соответствующий завершенному документу, тоже автоматически переводится в статус «Завершен» Для этапов проекта имеющих подпроекты, статус «Завершен» автоматически выставляется после завершения всех вложенных проектов Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами В итоге выполнения всех этапов проекта получается комплект документов взаимосвязанных между собой в соответствии со структурой проекта. Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами Доступны аналитические отчеты , о том как менялись сроки этапов проекта в процессе выполнения, и об эффективности выполнения конкретных задач и проекта в целом. Формируется через единую технологию системы « APS-Предприятия» . Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Скачать презентацию Модуль APS Управление проектами Документооборот Управление проектами
da21d334935edccb172571421fd0ca5b.ppt