Модуль 3 Организация работы секретаря Лекция 6

Модуль 3. Организация работы секретаря Лекция 6.

Специфика работы секретаря Работа с документами: • оформление документов, • направление документов в структурные подразделения, • контроль за сроками исполнения документов, • прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, • организация хранения документов

Специфика работы секретаря Работа со средствами связи: • ведение телефонных переговоров, • прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. • контроль за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности

Специфика работы секретаря Работа с посетителями: • прием сотрудников предприятия, • помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). • организация приема посетителей руководителем в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю)

Специфика работы секретаря Подготовка и проведение совещаний: • информирование приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, • подготовка списка участников, • оформление доклада руководителя. • ведение протокола

Специфика работы секретаря Работа хозяйственного характера: • проверка качества уборки кабинета руководителя, • обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете • обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Деловые качества секретаря • • • Профессиональные навыки Организаторские качества Ответственность и надежность Инициативность Пунктуальность и исполнительность Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения • Хорошая память

Личные качества секретаря • • Коммуникабельность Внешний вид Доброжелательность Любознательность

Категории секретарей • • • Секретарь приемной Секретарь сall-center Coffee-lady Секретарь-машинистка Секретарь-стенографистка Секретарь -референт Секретарь руководителя Офис-менеджер Делопроизводитель

Секретарь приёмной Существует несколько наименований секретаря на reception: • секретарь - ресепшионист; • секретарь офиса или секретарь приёмной; • дежурный секретарь; • администратор или администратор офиса; • секретарь - администратор.

Секретарь сall-center • . . . осуществляет чисто технические функции. • должен обладать грамотной речью и приятным голосом, знаниями правил ведения телефонных переговоров, умением быстро ориентироваться, бесконфликтностью.

Coffee-lady • Кандидату на эту должность желательно иметь специальное образование либо опыт работы в ресторанном бизнесе или catering.

Секретарь-машинистка • Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. • Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

Секретарь-стенографистка Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационнораспорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных.

Секретарь-референт должен: • быстро печатать и правильно оформлять документы, • составлять тексты различных документов, • редактировать проекты, • рационально организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание, • самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями

Секретарь руководителя • Квалифицированный секретарь руководителя освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвёртому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

Офис-менеджер. . . • . . . это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия. • . . . первый помощник руководителя в решении административно - хозяйственных вопросов деятельности предприятия

Делопроизводитель • Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. • Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

"Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря" Разработан Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) • Уровень A секретарь-машинистка Уровень B секретарь Уровень C секретарь-референт Уровень D руководитель секретариата или офис-менеджер

"Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря" • В последней редакции этого документа был отменен уровень А • Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.

Организация рабочего места • располагается в приемной, которая примыкает к кабинету руководителя • секретарь должен видеть всех входящих в приемную • площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей

Рабочая зона. . . • . . . пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. • Различают нормальную и максимальную рабочую зону.

Нормальная рабочая зона • . . . в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече.

Максимальная рабочая зона • . . . в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. • Взаимоперекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину.

В вертикальной плоскости различают пять зон: • нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); • нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); • удобная (от 925 до 1675 мм); • верхняя удобная (от 1675 до 1925 мм); • верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

Закон «свободного стола» • На столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола

Организация рабочего места В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят: 1) стол однотумбовый; 2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер; 3) стул подъемноповоротный; 4) вспомогательный стол.

Рабочий стол В левом поле: текущая работа, телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. В правом поле: лоток с исполненными документами и письменные принадлежности

Рабочий стол • высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности должна составлять 725 мм. • должен иметь пространство для ног, которое составляет в высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

Кресло секретаря • Регулируемое по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья. • Поверхность сиденья, спинки и других элементов кресла должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием.

Компьютер и клавиатура • клавиатуру компьютера лучше располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола. • центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см.

Примерный перечень оргтехники и оборудования 1) средства малой оргтехники 2) средства составления и изготовления текстовых документов 3) средства обработки бумажных документов 4) средства хранения и поиска документов 5) средства связи 6) копировальные средства и аппараты; 7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации; 8) офисная мебель и оборудование.

Lotus Organizer

Зона для посетителей • комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. • Не рекомендуется ставить мягкую мебель

Зона приема посетителей

Оформление приемной • Следует использовать в интерьерах живые цветы. • Используются произведения живописи, графики, мелкой пластики.

Условия труда • . . . это совокупность элементов (факторов) производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и его эффективность.

Можно выделить следующие группы факторов условий труда: • • Санитарно-гигиенические Эстетические Психофизиологические Социально-психологические

Освещение Требования: • правильный выбор источника света и системы освещения, • создание необходимого уровня освещенности рабочей поверхности, • нейтрализация эффекта ослепления, • устранение бликов, • обеспечение равномерного освещения.

Искусственное освещение • общее • локальное • люминесцентные и • лампы накаливания металлогалогеновые или лампы белого лампы света

Освещенность • Освещенность рабочего места должна быть приспособлена к индивидуальным качествам секретаря и быть в пределах 500 лк. • Разница между яркостью монитора и яркостью окружающих предметов должна быть равна отношению 1: 3.

Защитный экран • Защитный экран, имеющий сертификат качества НИИ эргономики или Шведского института защиты от излучения и соответствующий стандарту ТСО 95.

Влияние микроклимата • Повышение или понижение температуры на 10 градусов снижает производительность труда почти на 15%. • Понижение температуры на 3 - 4 градуса относительно комфортного повышает качество выполнения задач, связанных с вниманием и слежением. • Наиболее комфортной для человека является температура 19 - 20 градусов.

Влияние шумовых эффектов • Уровень шума для офисных помещений, установленный европейским союзом, равен 55 д. Б. • Согласно п. 6. 2 "Гигиенических требований" уровень шума не должен превышать 75 д. Б. • Оборудование, превышающее допустимые нормы, должно выноситься за пределы помещения, где располагаются рабочие места.

Психофизиологические условия труда • В работу надо входить постепенно. • Следует начинать с выполнения более простых работ с постепенным переходом к более сложным. • Соблюдать размеренность и ритм в работе. • Чередовать труд и отдыха, а также формы деятельности.