Модуль 1 Организация труда менеджера Содержание курса

Модуль 1 Организация труда менеджера

Содержание курса Модуль 1 Организация труда менеджера ЗМ 1. 1 Теоретические основы организации управленческой деятельности УНЕ 1. Особенности управленческого труда Сущность основных понятий. Цель, предмет, задачи курса. Управленческая деятельность как разновидность трудовой деятельности. Организация управленческой деятельности. Формы управленческой деятельности. Управленческая деятельность и должность. УНЕ 2. Научные основы НОУТ Сущность, значение и задачи научной организации управленческого труда. Основные принципы НОУТ. Отечественный и зарубежный опыт эволюции НОУТ. УНЕ 3. Распределение и кооперация управленческого труда. Распорядительная работа Основные виды распределения и кооперации управленческого труда. Вертикальное и горизонтальное разделение труда. Принципы профессионально - квалификационного разделения управленческого труда. Информационно-коммуникационные аспекты распорядительной деятельности. ЗМ 1. 2 Самоменеджмент УНЕ 1. Планирование личного труда менеджера Время как ресурс. Источники эффективного управления временем. Система планирования личного труда руководителя. Техника планирования личного времени руководителя. Выбор приоритетных дел. Делегирова полномочий УНЕ 2. Нормирование управленческого труда, учет и анализ рабочего времени Сущность, значение и содержание нормирования. Принципы и методы нормирования труда. Классификация норм и нормативов труда. Нормирование управленческого труда. Организация учета использования рабочего времени.

УНЕ 3. Организация рабочего места. Условия труда Организация рабочих мест. Эргономика планирования рабочих мест. Техническое оснащение рабочих мест. Совершенствование условий труда. УНЕ 4. Документирование в управлении Значение и роль информации в работе менеджера. Виды служебных документов, классификация и их взаим УНЕ 5. Составление и оформление документов Виды и порядок оформления документов. Организационные документы (Положение, Инструкции, Устав). Состав реквизитов документа. Бланк документа. Виды бланков для организации. Порядок адресования документов. Согласование документа. Удостоверение документа. Печать. Пометки на документах. Составление организационно - распорядительных документов (Постановление, Решение, Распоряжение. ) типичные языковые обороты в распорядительных документах. Документы по личному составу (Заявление, Автобиография, Резюме). Правила оформления заявления, автобиографии, резюме. Приказ и его основные виды (о принятии на работу, перевод на другую работу, отпуск). Изложение текста. Справочно- информационные документы и правила их оформления (адрес, протокол). УНЕ 6. Организация делопроизводства. Обработка текстовых материалов Понятие документооборота и его основные этапы. Прием и первичная обработка документов. Распределение документов, которые проступили. Регистрация документов. Информационно-справочная работа. Отправление документов. Хранение документов. Организация компьютерных файлов. УНЕ 7. Организация и проведения совещаний и собрания Коммуникации в работе менеджеров. Стратегия совещания. Виды деловых совещаний. Подготовка совещан Вспомогательные средства и оборудование для проведения совещаний. УНЕ 8. Деловые контакты, переговоры, телефонные разговоры Значение делового общения. Подготовка и проведение деловой беседы. Правила проведения переговоров. Организация пользования Интернетом. Электронная почта. Разговор по телефону. Умение слушать собеседника.

ЗМ 1 Теоретические основы организации управленческой деятельности УНЕ 1 Особенности управленческого труда 1. 1 Сущность основных понятий 1. 2 Цель, предмет, задачи курса 1. 3 Управленческая деятельность как разновидность трудовой деятельности 1. 4 Организация управленческой деятельности 1. 5 Формы управленческой деятельности 1. 6 Управленческая деятельность и должность

1. 1 Сущность основных понятий Организация труда - система планомерно и целенаправленных мер, действий по обеспечению высокоэффективного использования всего количества ресурсов предприятия, фирмы с учетом состояния внутренней и внешней сферы для обеспечения своей миссии. Миссия – основная общая цель организации - четко выраженная причина ее существования. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии Управленческий труд – это разновидность умственного труда, и к нему может быть отнесен труд различных категорий работников, т. е. это труд затраченный на выполнение организационных, координационных действий и на регулирование Управленческая деятельность – это вид сознательно осуществляемой человеческой деятельности, направленной на эффективное функционирование осуществляемых работ (индивидуально или коллективно) по достижению тех или иных целей, решению соответствующих задач, выполнению функций. Менеджер – это специалист, профессионально занимающийся управленческой деятельностью в конкретной области функционирования. Выработка решения - процесс, включающий этапы разработки, оценки и выбора альтернатив, является вершиной в процессе принятия решения. Организация производства – весь процесс выпуска продукции требующий рационального использования орудий производства, сырья, материалов и т. п. При этом решаются вопросы технологического оснащения производства, расстановки и использования оборудования, организация работы основных и вспомогательных служб предприятия, обеспечения производства сырьем, материалами, энергией, транспортом и т. д. Организация труда в системе организации производства – включает проведение мероприятий, связанных с рациональным использованием рабочей силы. Связь организации труда с организацией производства проявляется в том, что проблемы организации труда должны решаться с у четом типа производства (единичное, серийное)

Организация управления. В литературе применяется понятие «организация управления» и «организация управленческого труда» . Организация управления охватывает широкий круг вопросов, связанных с функционированием различных служб предприятия – технических, организационных, экономических Организация управленческого труда. Вместе с тем в управлении, как в производстве, заняты люди, труд которых также должен быть организован рационально. Отсюда вытекает необходимость «организации управленческого труда» , как составной чисти или как одного из самостоятельных направлений организации труда. Организация труда в ряде зарубежных стран рассматривается как социотехническая система, состоящая из 2–х подсистем: технической и социальной. Техническая система предусматривает более эффективное использование технологии в производстве, совершенствование организации производства В социальной подсистеме особое внимание уделяется управлению персоналом, подбору, обучению, продвижению кадров, распределению функций и ответственности меду участниками производства, планированию труда, эффективным системам оплаты труда

1. 2 Цель, предмет, задачи курса Цель курса: Формирование умений организовывать личную работу и труд подчиненных, составлять основные виды управленческой документации Предмет курса: общие закономерности и методы организации управленческого труда и процесса движения документов Задачи курса: исследование закономерностей, особенностей и основных направлений дальнейшего развития организации управленческих процессов. Организация означает определенную упорядоченность элементов системы в их взаимосвязи и взаимодействии.

1. 3 Управленческая деятельность как разновидность трудовой деятельности Трудовая деятельность человека сложна и многогранна. Это общественнополитическая, экономическая, государственная, предпринимательская, научная, творческая и другие виды деятельности. Важнейшей задачей является выявление и исследование закономерностей, особенностей, приемов и основных направлений дальнейшего развития управленческой деятельности в условиях рыночных отношений. В основе организации управленческой деятельности лежит организация труда вообще, и управленческого – в частности. При всем многообразии подходов и определений, под организацией труда понимают систему планомерно и целенаправленных мер, действий по обеспечению высокоэффективного использования всего количества ресурсов предприятия, фирмы с учетом состояния внутренней и внешней сферы для обеспечения своей миссии. Основное содержание и сущность управленческого труда могут быть раскрыты только с учетом конкретной сферы, и соответственно, его совершенствование должно осуществляться применимо к этой сфере. По сравнению с другими видами труда в организации он имеет ряд особенностей, выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемых средствах.

Характер Специфика решаемых задач предопределяет преимущественно умственный, творческий труда характер управленческого труда, в котором постановка целей, разработка способов и приемов их достижения, а также организация совместной деятельности составляют главный смысл и содержание труда людей, относящихся к управленческому персоналу. У них особый предмет труда – информация, преобразуя которую они принимают решения, необходимые для изменения состояния управляемого объекта. Поэтому в качестве орудий труда выступают средства работы с информацией. Результат же их деятельности оценивается по достижению поставленных целей. Управленческий труд направлен на организацию и руководство различными процессами. В трудовой деятельности высшего управленческого руководителя (министра) и руководителя первичного звена (мастера) собственно функции управления в общем, объеме работ, составляют у первого - 6 -18%, у второго – 5 -15 %. Т. о. , для управленческого труда в процессе трудовой деятельности в каждом конкретном случае различна и зависит от занимаемой должности, сферы деятельности работника, уровня его компетентности, подготовленности, умения организовать свой труд и труд возглавляемых им коллективов. Содержание понятия «управленческий персонал» трактуется широко и неоднозначно. Международная организация труда (МОТ) рассматривает управленческий труд как часть более широкой категории работников, в которую кроме менеджеров входят и другие специалисты-профессионалы. Основанием является тесная связь в работе менеджеров и специалистов. Понятие «управленческая деятельность» шире упомянутых других понятий, т. к. в управленческой деятельности участвуют управление, труд, человек и природа; управленческая деятельность является ведущей, направляющей среди всех видов деятельности. Воздействие оказывается не на управление, а на процесс его осуществления.

1. 4 Организация управленческой деятельности Рассматривая организацию управленческой деятельности менеджера, необходимо, прежде всего, определиться с некоторыми соответствующими понятиями. Первое, что нам необходимо уточнить – это сущность понятия «организация» . Организация – одна из стержневых функций управления, оказывающая решающее воздействие на все происходящие процессы, т. е. организация воздействует, регулирует все отношения, происходящие в управленческой деятельности, независимо от того, какого характера – организационные, творческие, логические, исполнительные или другие. Она является основной функцией управления, составной организующей и активной частью всего процесса, оказывающей регулирующее и координирующее воздействие на управленческую деятельность. Организация – как объект управления, представлена различными формами объединения людей, техники, технологии, структуры, целей и задач. Таким образом, организацию – как объект управления, можно определить как группу людей, деятельность которых сознательно направлена на достижение общих целей и задач. Организацию можно рассматривать как средство достижений, позволяющее людям выполнять коллективно то, что они не могли бы И последнее, процесс – как функционирование, упорядочение, состояние объекта, выполнять индивидуально. координация и т. д. если мы обратимся к определению понятия «процесса» - это совокупность последовательных действий для достижения какого либо результата. Процесс управления необходимо связывать не с функциями, а с задачами управления. Ведь получение какого либо результата – это достижение определенной цели или решение соответствующих задач. Каждая задача представляет собой управленческие действия, которые описываются целью, объектом управления, временным периодом ее решения, информационными параметрами.

Элементы процесса управления представляют логическую взаимосвязь управленческих категорий определяющих следующие характеристики управленческой деятельности: - - для чего выполняется процесс управления; - - что явилось причиной возникновения процесса управления; - - на что направлен процесс управления; - какой вид воздействия вырабатывается в процессе управления. Исходя из сущности управленческой деятельности, можно выделить следующие элементы процесса управления: - - цель, - - ситуация, - - проблема, - решение. При организации управленческой деятельности необходимо решать две основные задачи: организация внутренней деятельности управленческого органа – субъекта управления и организация (внешней) деятельности органа по руководству объектами управления. Решение первой задачи фактически направлено на решение второй. Организация управленческой деятельности включает относительно постоянные и переменные элементы. К первым относятся: орган, предприятие, фирма, ее цели, задачи, функции; ко вторым – сам технологический процесс деятельности, формы, методы, операции, приемы и т. д. Многие из переменных элементов почти каждый раз приходится приспосабливать к новому содержанию управленческого процесса, который характеризуется разнообразием решаемых органами вопросов, а также тем, что каждый последующий управленческий процесс совершается в другом временном периоде, в других условиях, новой ситуации и т. д.

1. 5 Формы управленческой деятельности Системе управления присущ ряд закономерностей, которые отображаются формами движения управленческой деятельности, основные из них – действие, воздействие и взаимодействие. Действие - одна из исходных форм процессов взаимодействия подсистем и элементов в системе управления Это простейшая форма движения в управленческой деятельности. Более сложной формой является воздействие. Это целенаправленная, планомерная, качественно новая форма движения управленческой деятельности, отражающая достаточно высокий уровень и степень познания явлений управления. Воздействие характеризуется более вероятностным характером проявления функционирования элементов и подсистем в процессе управления и значительным числом взаимодействующих параметров Взаимодействие в системе управления можно рассматривать как одну из основных форм как трудовой деятельности в целом, так и управленческой, которые проявляются через соответствующие отношения, прежде всего, между людьми, а также в отношениях и связях объективно обусловленных действий как субъектов, таи и объектов управления. Взаимодействие обладает относительной возможностью интегрировать действие и воздействие и поэтому представляет со 6 ой достаточно сложную форму управленческой деятельности. В современных, постоянно изменяющихся и усложняющихся условиях рыночной экономики, эффективнее работают сегодня и будут работать завтра те органы управления и производственные коллективы, где решаются проблемы деловой стратегии и соответственно разрабатываются социальные организационные структуры управления и структуры аппарата управления, где постоянно занимаются совершенствование организационных систем управления и лучше организована управленческая и должностная деятельность, где более эффективна система подготовки и повышения квалификации управленческих кадров с учетом особенностей управленческой деятельности на каждой ступени управленческой иерархии и специфики должностной деятельности.

1. 6 Управленческая деятельность и должность Деятельность работника аппарата управления осуществляется в рамках определенной должности. В основе определения должности лежит разделение труда. При выполнении определенных видов деятельности выделяются функции, виды работ, операции, действия и др. , а затем идет закрепление управленческого труда за индивидом. Управленческая должность появляется тогда, когда объем управленческого труда возрастает до такого размера, что один работник не может его выполнить. Основными характеристиками должности как управленческой категории является структура, связи, функции, организация. Структура отражает строение и внутреннюю форму. Применительно к должности она охватывает ее внутреннее, поэлементное строение. Категория «связь» объединяет элементы в систему. В качестве связей между отдельными должностными работниками выступают отношения управления, например, отношения координации и субординации. Понятие «организация» означает определенную упорядоченность элементов системы и их взаимосвязи и взаимодействии. Она является основной функцией управления, составной организующей и активной частью всего процесса. Функцию характеризуют как вид работы, обязанность, круг деятельности или подлежащую исполнению работу. Под функцией управления будем понимать вид трудовой деятельности человека, направленной на уравновешивание состояния организации. Рассмотренные составляющие придают должности управленческое содержание. При этом, целенаправленность должностной деятельности является одним из важнейших признаков должности.

Профессиональные функции менеджера Управление – это вид деятельности, требующий специальной подготовки и профессионального образования. Отсюда следует, что функциональный работник системы управления, который объединяет в себе и должность, и квалификацию. Основные факторы профессионализма управления Профессиональное управление Личные качества Врожденные способности Искусство менеджер а Профессионализ м менеджера Слагаемые профессионализма управления Структура знаний Осознание опыта Профессионали зм персонала Организация управления, ориентированна я на профессионализ м Базовое образование Приоритет мотивации профессионализма Стремление к самореализации Коммуникативно сть Исследовательски й подход Соответствие функциональной специализации Децентрализация управления Восприятие нововведений Интуиция Перспективность мышления Динамика квалификации Гибкость организации Возраст и базовое образование Культура Стиль управления Корпоративные установки Технология инноваций Индивидуальные потребности и стремления Преодоление ограничений Организаторские навыки Инновационный потенциал Профессиональный имидж

Общая профессиограмма менеджера. 1. Менеджер обязан иметь: - углубленные знания и представления по циклу социально-гуманитарных дисциплин (философия, история, правоведение, политология, социология, иностранные языки); - прочные знания по фундаментальным дисциплинам (высшая математика, технологические процессы, программирование, системный анализ и т. д. ); - знания дисциплин общеэкономического цикла (микро-, макроэкономика, бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности, финансы предприятия, внешнеэкономическая деятельность предприятий); - фундаментальные знания специальных дисциплин, которые формируют менеджера (теория управления, менеджмент, стратегическое управление, международный менеджмент, менеджмент человеческих ресурсов, финансовый и инновационный менеджмент и др. ). 1. Менеджер должен владеть навыками и уметь: - разработать стратегию развития предприятия и его подразделений, составить программу развития предприятия; - проводить системный анализ деятельности предприятия и использовать на практике количественные и качественные методы обоснования управленческих решений; - принимать обоснованные решения относительно организации производства, проектирования организационной структуры управления предприятия в целом и его отдельных подразделений; - формировать трудовые коллективы и обеспечивать их эффективное функционирование, использовать неформальные методы управления и предупреждать конфликтные ситуации; - проводить переговоры, совещания, беседы, летучки с персоналом, используя современные методы оперативного управления производством; - совершать эффективный контроль движения производственных процессов и качества продукции; - оценивать результативность деятельности предприятия и его подразделений, выявлять резервы производства, определять меры по их реализации; - поддерживать на фирме (в группе) соответствующий уровень организационной культуры; - уметь анализировать состояние рынка и спрос потребителя на продукт и услуги фирмы; - уметь совершать предварительный, текущий и заключительный контроль в деятельности фирмы; - уметь создавать на фирме мотивационную систему управления и стимулирования персонала; - реализовывать стратегические планы фирмы и программу стратегического менеджмента; - создавать на фирме информационно-коммуникационную систему управления; - создавать и контролировать деятельность операционной системы управления производством, маркетингом и т. д. ; - разрабатывать программу технической политики фирмы; - совместно с другими специалистами готовить необходимые расчеты, анализы и экономические обоснования разрабатываемых проектов, идей и планов и др.

3. Рабочее место менеджера определяется его должностью на фирме. Он может занимать следующие должности: - руководителя направления деятельности фирмы, обладая определенной финансовой самостоятельностью, полномочиями и ответственностью (управление производством, МТО, маркетингом, финансами и т. д. ); - руководителя структурного подразделения фирмы (отдел, служба, цех); - консультанта, эксперта в определенном виде деятельности – в консалтинговых и подобных фирмах; - научного работника научных центров, институтов, лабораторий, компаний и корпораций по глобальным проблемам менеджмента и маркетинга. 4. Социокультурная среда, в которой работает менеджер, также разнородна. Ему приходится иметь дело с людьми различного возраста, положения и статуса, принадлежности к государству, национальности. Поэтому когда менеджер – интеллигентный, культурный, образованный человек и одновременно профессионал и близок «по духу» любому работнику, то он способен решать любую социокультурную проблему, успешно реализовать свои планы. 5. Более всего профессионализм менеджера определяется результатами его работы и прибылью фирмы. Поэтому, как профессионал, он прежде всего, независимо от специализации, должен эффективно реализовываться: - - в административном менеджменте и менеджменте человеческих ресурсов; - - инновационном менеджменте; - - стратегическом менеджменте; - - финансовом менеджменте; - - социальном менеджменте; - - менеджменте бизнеса. 6. Основными качествами и свойствами, которыми должен обладать профессиональный менеджер, по мнению американских авторов М. Вудкока и Д. Френсиса, являются: - - способность управлять собой в любых условиях и ситуациях; - - постоянно работать над своим профессиональным ростом, общей образованностью, интеллигентностью и культурой; - - развивать навыки прогнозировать, анализировать, упреждать или решат проблемы и трудности; - - развивать способности влиять на людей в зависимости от их пола, возраста и положения; - - постоянно осваивать современные подходы и методы технологии менеджмента, находить и разрабатывать новые, применительно к условиям Украины и той среды, в которой действует фирма; - развивать способность эффективно использовать на демократическом уровне и существующем праве свои властные полномочия, стремиться от формального к неформальному лидерству; - уметь убеждать и обучать людей, мотивировать их эффективную творческую деятельность и инициативу; - уметь формировать и эффективно работать с группами и коллективами на уровне как формального так и неформального лидера; - постоянно стремиться к творчеству и нововведениям и учить этому своих подчиненных и коллег по работе.

Менеджер – это человек и так как он действует в реальных условиях, на него оказывают влияние психологические, физиологические, экономические, социальные факторы. Все перечисленные факторы в той или иной мере оказывают влияние на деятельность менеджера, а, следовательно, должны учитываться при научной организации его труда. Успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В свою очередь, любая организация представляет собой единое целое и если работу менеджера не организовать должным образом, то менеджер не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на деятельность всей организации. Если менеджер не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления. В зависимости от того, какие компоненты доминируют в деятельности менеджера, выделяются пять ролей менеджера: - Продуцент ( «борец-одиночка» ) – достигает результатов за счет профессиональных знаний и умения действовать, ориентирован только на эффективность. - Администратор ( «бюрократ» ) – исполнение, управление, координация. - Предприниматель ( «поджигатель» ) – инициатор, инноватор, заботящийся об изменениях: с дальновидностью заботится о стратегическом планировании, креативный и готовый к риску. - Интегратор ( «суперприспособленный» ) – заботящийся об эффективности группы, особенно ценящий человеческий фактор. - Менеджер из учебника – соединяет все четыре предшествующие роли, выполняя их одинаково эффективно.