МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ Лозівський професійний ліцей

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ Лозівський професійний ліцей Спеціальність: Секретар керівника установки та оператор комп’ютерного набору ВИПУСКНА ПИСЬМОВА ЕКЗАМЕНАЦІЙНА РОБОТА На тему: «Основи технічного редагування та оформлення тексту» «Правила складання та оформлення організаційних документів» Виконала учениця групи № 1 Гаркуша Альона Михайлівна

Розвиток науки і техніки став поштовхом для створення сучасних інформаційних технологій. За визначенням одного із засновників вітчизняної інформатики В. М. Глушкова, інформаційні технології – це процеси, пов’язані з обробкою інформації. Комп’ютерні засоби та інформаційні технології дали змогу значно підвищити можливості такого всеохоплюючого методу пізнання та творення як моделювання об’єктів, явищ та процесів, як тих, що існують у природі, так і тих, що створюються людиною штучно. Сучасні можливості засобів комп’ютерного моделювання вражаючі, їм притаманний штучний інтелект, під силу нові відкриття у фізиці, гра в шахи на рівні чемпіонів світу. Велику роль комп’ютери відіграють у рекламному бізнесі, маркетингу, у виданні друкарських робіт. Сучасні операційні системи доповнені програмними засобами, які дозволяють вирішити ці завдання. Одним з цих доповнень є програма Microsoft Publisher. Вона спрощує створення й публікацію високоякісних маркетингових матеріалів і веб-сторінок професійної якості.

l Microsoft Publisher - це програма яка являє собою настільну видавничу систему, що містить безліч різних шаблонів. За допомогою цієї програми можна створити газети, брошури, візитні картки, листівки, оголошення, подарункові сертифікати, а також веб-сторінки, для створення яких У Publisher включено безліч готових макетів. І як тільки ви опануєте основними навичками для початку роботи з публікацією і для її зміни, ви зможете застосовувати ці навички до публікацій будь-якого типу.

Як ви бачите з малюнка , всі принципи Windows тут дотримані. Вікно традиційне. Всі елементи робочого вікна програми-додатки тут у наявності. Ось вони, зверху вниз: Рядок заголовка, Рядок командних меню, Рядок (у два рядки) Панелей управління. Робочий простір, на якому ми поки бачимо тільки шаблони, заготовлені фірмою на всі випадки життя.

Тут ви бачите повний список всіх інструментів, закладених в Панель інструментів. Перерахуємо всі інструменти Закладки, зверху вниз: • Select Objects (Вибір Об'єктів, або часто інструмент називають просто Стрілка), • Text Box (Текстовий Блок, Фрейм); • Insert Table. . . (Вставка Таблиці. . . ); • Word. Art. . . (Вставка об'єкта Word. Art); • Picture Frame (Фрейм Зображення); • Clip Organizer Frame (Фрейм Майстра Кліпів); • Line (Лінія); • Arrow (Стрілка); • Oval (Овал, Еліпс); • Rectangle (Прямокутник); • Auto. Shapes (Автофігури); • Hot Spot (Гаряча Вставка, Вставка Посилання); • Form Control (Управління Формами); • HTML Code Fragment. . . (Фрагмент Ко да HTML. . . ) і Design Gallery Object. . . (Об'єкт з Галереї дизайном).

Під графічними примітивами розуміються мінімальні графічні об'єкти, які становлять векторний малюнок подібно цеглин, з яких будується будинок. До графічних примітивів відносяться: лінії і стрілки; прямокутники; кола, еліпси, дуги, сегменти і сектори; криві; сполучні лінії; тривимірні об'єкти (куб, куля, циліндр і т. д. ); текст. Графічні примітиви можуть становити більш складні об'єкти завдяки функції комбінування і логічним операціям над формами.

Меню "Формат". Відкрите підменю Auto. Fit Text Справді меню "Формат" дуже важливо. Особливо в програмі верстки! Без призначень форматів документ не документ. Всі можливості форматування в Publisher, як і в інших додатках Офісу, зібрані в командному меню "Формат". На малюнку 1 ви бачите, що у меню "Формат" є одне невелике підменю, яке відноситься до опції Auto. Fit Text (Автоматично Розтягнути Текст). Ця опція має три подопціі - None (Немає, Не Чинний), Best Fit (Розтягнути по Максимуму) і Shrink Text On Overflow (Стиснути Текст для Перетікання).

Фрейми - це вікна незалежного перегляду різних html - документів. Іноді буває дуже зручно організувати навігацію по сторінці у вигляді меню в окремому фреймі, і основного вікна, де буде представлена вся інформація, що визначається діями користувача в області меню. Тут вікно треба розуміти як частина робочої області браузера, а не як окреме від неї вікно в середовищі Windows.

Типовий Web-документ складається з текстових блоків, рисунків, таблиць, ліній, гіперпосилань. Більш складні Web-документи містять фрейми (вкладені Web-сторінки), елементи керування та вводу інформації(кнопки, перемикачі, поля вводу тексту), динамічні об'єкти (Java Applet, Java Script, Active. X). Є три типи текстових блоків: текстові абзаци, списки, таблиці. За замовчування текст відображається чорним кольором, але при потребі можна змінити колір, розмір, стиль та шрифт тексту. Абзаци на сторінці за замовчуванням розмежовуються переводом рядка і не мають відступів у першому рядку. Абзац може бути вирівняний до одного з країв або по центру вікна. Зручність перегляду Web-сторінок зумовлена тим, що броузер автоматично масштабує елементи по горизонталі, враховуючи розміри вікна, і при потребі відображає тільки вертикальну смугу прокрутки. інформація на сторінці традиційно відображається на білому фоні, але його колір можна змінити на інший або використати фонову картинку.

Додаток Microsoft Publisher розроблений спеціально для користувачів, які серйозно підходять до створення торговельних і маркетингових матеріалів, рекламних роликів, друкарських робіт. Publisher надасть у розпорядження користувача необхідну комбінацію розвинених функцій настільної видавничої системи, що набудовують шаблонів, засобу перевірки макета, сумісності з пакетом Microsoft Office, а також функцій друкуванню й публікації в Інтернеті. Використання цих можливостей надасть серйозну допомогу в підвищенні ефективності роботи будь-якої компанії або фірми. Нові функціональні можливості Microsoft Office Publisher 2003: - Форматування на рівні абзаців у програмі Microsoft Office Word 2003, включаючи відступи й інтервали, а також форматування кінця рядка або абзацу. - Діалогове вікно для створення маркірованих і нумерованих списків. - Функції пошуку й заміни тексту в масштабах всієї публікації або окремого текстового блоку.

l l Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Особливості сучасного діловодства полягають, насам- перед, у переведені його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів в цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання. До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо. Разом із розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають документацію із питань загальної діяльності.

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств. Положення може мати такі реквізити: l герб; l назва відомства; l назва організації; l гриф затвердження; l назва виду документа; l дата (дата затвердження); l індекс; l місце видання; l заголовок; l текст; l підпис; l позначки про погодження.

Група Для кого розробляється Приклади організації Ким затверджується 1 2 3 4 Типові (загальні) Для систем установ і підприємств. Міністерства, Вищими наукові заклади, органами фонди, тощо. державної влади та управління. Індивідуальні Для певної організації, структурного підрозділу шляхом конкретизації типового положення Положення про управління, положення про відділ маркетингу, тощо. Вищою установою, якій підпорядковано підприємство, організація, керівником підприємства

Статут – це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище. Статут може мати такі реквізити: l назва підприємства, установи, товариства; l гриф затвердження; l позначка про реєстрацію; l назва виду документа; l місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як правило, на окремому аркуші – титульній сторінці, причому нерідко назва підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду документа); l текст; l підпис; l позначки про погодження.

типові Типові розробляються вищими органами для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних закладів). індивідуальні Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на основі типового. Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню. Статути державних підприємств і установ затверджуються їх вищими органами; статути підприємств, які знаходяться у колективній власності – загальними зборами трудових колективів (акціонерних товариств – установчими зборами акціонерів); статути малих підприємств затверджуються організаціями-засновниками.

Інструкція – це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, “Інструкція з діловодства”, “Інструкція про порядок ведення трудових книжок” тощо. l l l Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс, місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (нерідко його розташовують разом із назвою виду документа); текст; підпис; позначки про погодження.

– інструкції, що регулюють – посадові інструкції порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями; Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: “необхідно”, “слід”, “повинен” та ін. Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов’язки працівника.

ПРАВИЛА — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо. РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ: l l l - назва виду документа (ПРАВИЛА); - дата; - індекс; - місце видання; - гриф затвердження; - заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа); - текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів); - підпис; - гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику); - візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику); - позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).

За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформлення вихідних документів» , «Правила обліку й реєстрації листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства» ). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату А 4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження. Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів. Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства. Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлення їх.

Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. В них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки. Організаційні документи у порівнянні з розпорядчими і довідвово-інформаційними є більш загальними, грунтовними. Серед різних форм виконавчорозпорядчої діяльності організацій провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов’язковому виконанню. В той же час, організаційні документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи двох наступних груп створюються на базі організаційної документації.

l l l l l Андреева В. И. Делопроизводство. – Изд. 4. – М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез» , 1997. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. – М. : Высш. шк. , 1989. Головач А. С. Зразки оформлення документів. – Донецьк: Сталкер, 1997. Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3 -е изд. – М. : Изд. стандартов, 1990. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. – 2 -е вид. – К. : Либідь, 2000. Коваль А. П. Ділове спілкування. – К. : Либідь, 1992. Молдованов М. І. , Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ. – К. : Техніка, 1992. Паламар Л. М. , Кацавець Г. М. Українське ділове мовлення. – К. : НМКВО, 1991. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. – К. : МАУП, 1997. Слиньков В. Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте бизнеса. – К. , 1999. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення. – К. : Вища школа, 1997. http: //samoucka. ru/document 10749. html http: //lkartashova. at. ua/blog/2008 -04 -30 -12 http: //teachpro. ru/Курс/Microsoft+Publisher+2003 Microsoft Publisher 2003: Самоучитель Teach. Pro. : [Электронный ресурс]. - 1 электрон. опт. Диск (CD-ROM)М. 1 С, 2005, зв. , цв. http: //uchresours. narod. ru/publish. htm Журин А. А. Microsoft Publisher 2000, Краткие инструкции для новичков (Компьютер для начинающих). – М. : Аквариум ЛТД, 2001. – 128 с. , ил. http: //08 sapr. ru/informatika/laboratornye-raboty-po-informatike/ http: //wreferat. baza-referat. ru/Microsoft_Publisher http: //roebatpuful. hotbox. ru/microsoft-office-publisher-referat. html