Министерство образования Нижегородской области Государственное бюджетное образовательное учреждение

Министерство образования Нижегородской области Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования Нижегородский государственный инженерно-экономический университет ГБОУ ВО НГИЭУ Факультет: экономический Кафедра: «Экономика и статистика» ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА на тему: «Разработка плана внедрения электронного документооборота в организацию ОАО «Нива» Лысковского района Нижегородской области» Выполнила: студент 4 -го курса группы 11 -Би. О Галузин Александр Викторович Руководитель: к. э. н. , ст. преподаватель Н. Н. Кондратьева Рецензент: к. э. н. , доцент Н. П. Сидорова г. Княгинино 2015 г.

Предмет исследования – система документооборота в ОАО «Нива» Лысковского района Нижегородской области. Объект исследования - ОАО «Нива» Лысковского района Нижегородской области.

Цель выпускной квалификационной работы – разработать и внедрить систему электронного документооборота в организацию. Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач: – дать определение электронного документооборота; – охарактеризовать принципы автоматизации документационного обеспечения управления; – формы автоматизации регистрации документов; – функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота; – проанализировать основные производственно-финансовые показатели; – проанализировать существующие системы управления документооборотом и выбрать более эффективную с целью дальнейшего ее внедрения.

Таблица 1 – Состав и структура товарной продукции по денежной выручке 2010 г. Продукция Зерновые Прочие Итого продукция растениеводства Скот и птица Молоко цельное Итого продукция животноводства Всего по организации 2011 г. 2012 г. 2013 г. тыс. руб. % 2014 г. % тыс. руб. Измене ние (+, -) тыс. руб. % 37035 1940 35, 1 1, 8 37482 450 31, 6 0, 3 79148 338 53, 4 0, 2 54573 39, 6 85850 43, 2 +48815 2311 1, 7 5163 2, 6 +3223 38975 36, 9 38016 32, 5 80806 54, 6 57176 41, 5 91430 46, 0 +52455 3097 57761 2, 9 54, 7 10150 64302 8, 9 55, 9 5106 57370 3, 4 38, 7 3269 2, 4 5511 2, 8 +2414 72290 52, 5 93297 46, 9 +35536 61651 58, 38 75120 64, 8 63457 42, 9 76301 55, 4 100285 50, 5 +38634 105595 100 126319 100 148078 100 137715 100 198641 100 +93046

Таблица 2 – Динамика финансовых результатов Показатель Выручка всего, тыс. руб. Себестоимость всего тыс. руб. Прибыль всего тыс. руб. Рентабельность производства, % Рентабельность продаж, % 2010 г. 2011 г. 2012 г. 2013 г. 105595 106031 -487 -0, 5 126319 125117 948 0, 4 148078 141791 6287 4, 4 4, 2 137715 135503 2212 1, 6 Изменение (+, -) 198641 +93046 196320 +90289 2321 +2808 1, 2 +1, 7 2014 г.

Сельскохозяйственная организация ОАО «Нива» использует систему документооборота, которая координирует следующие вопросы: – порядок создания первичных учетных документов; – контроль правильности заполнения форм первичных учетных документов; – порядок и сроки передачи первичных учетных документов в бухгалтерию; – порядок передачи документов в архив. Данные документы составляются вручную, используются и хранятся в бумажной форме, что негативно сказывается на распределении рабочего времени и не всегда удобно в обращении.

Таблица 4 – Сравнение технологий Российская технология Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т. д. Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий. Западная технология Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство Отсутствие централизованного (рамках всей организации) контроля Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются. Ведение регистрационно-контрольных и отчетных Регистрация документов производиться форм журналов. Для обеспечения единого порядка непосредственными исполнителями (поручитель и обработки документов предусматривается создание исполнитель ведут собственные журналы), некоторые специализированных служб: управление делами, виды документов вообще не регистрируются. секретариатов, канцелярий. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.

Таблица 5 – Отечественные СЭД. Производители и программные продукты № 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Компания Продукт 1 C 1 C: Предприятие Электронные офисные системы Cognitive Technologies Ltd Дело Ай. Ти Евфрат-документооборот Эффект-Офис БОСС-Референт Гранит-Центр Гарант Интернешнл Интертраст Гран-док Интерфейс Оффис-Медиа, Company. Media Ланит Pay. Dox Оптима Lan. Docs Центр компьютерных Оптима Workflow разработок Кодекс Экософт Документ Аиси-интеллект Электрон-Сервис Документооборот и делопроизводство

Рисунок 1 – Архитектура системы

Рисунок 2– Модель электронного документа

Таблица 6 – Расходы по внедрению системы электронного документооборота Расходы 1. Стоимость лицензий ПО 2. Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д. ) 3. Стоимость работ по внедрению системы Итого руб. 55 000 96 250 130 000 281 250

Министерство образования Нижегородской области Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования Нижегородский государственный инженерно-экономический университет ГБОУ ВО НГИЭУ Факультет: экономический Кафедра: «Экономика и статистика» ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА на тему: «Разработка плана внедрения электронного документооборота в организацию ОАО «Нива» Лысковского района Нижегородской области» Выполнила: студент 4 -го курса группы 11 -Би. О Галузин Александр Викторович Руководитель: к. э. н. , ст. преподаватель Н. Н. Кондратьева Рецензент: к. э. н. , доцент Н. П. Сидорова г. Княгинино 2015 г.