Министерство образования и науки ВГУЭС Институт права РЕФЕРАТ по дисциплине «Юридическое делопроизводство» Тема: Структура личного дела работника Выполнила: студент группы БЮП 15 03 Андрюшок Д. П.
Понятие личного дела n n Личное дело сотрудника это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности Как правило, личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания прика за о приеме на работу) и личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу
Указ Президента РФ от 30. 05. 2005 № 609 n n В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30. 05. 2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).
n n n n n Размещение документов в личном деле Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности: 1. Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска. 2. Заявление о приеме на работу. 3. Анкета работника с фотокарточками. 4. Трудовой договор. 5. Копия приказа о приеме на работу. 6. Копия аттестата и диплома об образовании. 7. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей. 8. Прописка по месту жительства. 9. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.
Состав документов личного дела работника n n n Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т. п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).
Состав документов личного дела работника n n Так, в состав личного дела необходимо включить: 1) Документы, предъявляемые работником приеме на работу: копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе; справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);
Состав документов личного дела работника n n справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. 2. Документы, фиксирующие прием на работу: собственноручно написанное заявление о приеме на работу; автобиографию; личный листок по учету кадров; копию приказа о приеме на работу; экземпляр трудового договора; копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;
Состав документов личного дела работника n n автобиографию; личный листок по учету кадров; копию приказа о приеме на работу; экземпляр трудового договора; копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу. 3. Документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации: справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;
n Состав документов личного дела работника копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания); экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений; копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника; должностную инструкцию; экземпляр договора о полной материальной ответственности; соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации); материалы аттестации; докладные и объяснительные записки, заявления работника; документы, подтверждающие изменение анкетно биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т. п. );
Состав документов личного дела работника n n n копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений. Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления.
Формирование личных дел работников n n При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи. Руководствуются хронологическим принципом, т. е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3 х лет после завершения их делопроизводством.
Хранение личных дел n В отделе кадров личные дела хранят только на работаю щих сотрудников. После увольнения работника его личное дело могут переслать на новое место работы (по запросу) или отправить на хранение в архив. Личные дела руководи теля фирмы, членов руководящих, исполнительных, кон трольных структур фирмы, а также работников, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела остальных ра ботников – 75 лет. После того как срок хранения в архиве закончится, личное дело уничтожают. Для хранения используют несгораемые шкафы (металли ческие сейфы), которые необходимо закрывать на замки и опечатывать. Личные дела группируют по структурным подразделениям, а внутри такой группы – по номерам.
n Доступ к личным делам работников имеют только сотруд ники и руководитель кадровой службы. Руководитель фирмы своим приказом может разрешить такой доступ руководителям структурных подразделений и другим должностным лицам фирмы. Но они вправе рас считывать только на ту информацию о работнике, которая необходима им для решения конкретной профессиональ ной задачи. Все получающие персональные данные работника долж ны соблюдать режим конфиденциальности (секретности). Правила доступа к таким сведениям и их передачи опреде ляют в Положении о защите персональных данных работ ников, которое утверждает руководитель фирмы. Все лица, имеющие доступ к этим данным, должны быть ознакомлены с положением под расписку. Чтобы ознакомиться с личным делом, внести новые сведе ния или включить новые документы, нужно получить разре шение начальника отдела кадров или руководителя фирмы.
Оформление дела n n n n Полное оформление дела предусматривает такие пункты: 1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее). 2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц). 3. Оформление листа заверителя. 4. Внутренняя опись документов в соответствии с неявным количеством собранного количества, проверка данных. 5. Подшивка, переплет дела. 6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.
Правила оформления личных дел по ГОСТ 17914 -72 от 17 июля 1972 года n n Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое. В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы. Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник. Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
Правила оформления личных дел по ГОСТ 17914 -72 от 17 июля 1972 года n n Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника. Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.
Вывод n n Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу: 1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки. 2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250. 3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф. И. О. сотрудника и номер дела на предприятии.
Вывод n Так как на любом предприятии из за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.
Список используемой литературы n n n n 1. Указ Президента РФ от 30. 05. 2005 № 609. 2. ГОСТ 17914 72 от 17 июля 1972 года. 3. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30. 12. 2001 N 197 ФЗ (ред. от 03. 07. 2016) (с изм. и доп. , вступ. в силу с 03. 10. 2016). 4. «Налоговый кодекс Российской Федерации» от 31 июля 1998 года N 146 ФЗ. 5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152 ФЗ О персональных данных» . 6. Методические рекомендациями Мосгорархива 7. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС России (2002)
Скачать презентацию Министерство образования и науки ВГУЭС Институт права РЕФЕРАТ
Презентация Андрюшок Д.П. БЮП-15-03.ppt