МИНИМАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НЕКОММЕРЧЕСКОЙ (ОБЩЕСТВЕННОЙ) ОРГАНИЗАЦИИ
МИНИМАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НЕКОММЕРЧЕСКОЙ (ОБЩЕСТВЕННОЙ) ОРГАНИЗАЦИИ • Для чего нужно делопроизводство в некоммерческой (общественной) организации. Номенклатура. • Документирование деятельности органов управления (коллегиальных органов, руководителя). • Документирование трудовых отношений. • Документирование текущей финансовохозяйственной деятельности организации. • Проектная и отчетная документация. • Делопроизводство в общественной приемной. • Ведение деловой переписки, работа с входящейисходящей корреспонденцией.
Для чего нужно делопроизводство в некоммерческой (общественной) организации • помогает всем сотрудникам не утонуть в море бумаг; • помогает сформировать положительный имидж организации; • помогает общаться с органами власти; • помогает пройти проверки со стороны контролирующих органов.
Номенклатура Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Функции: - группировка документов в дела по определенной системе, обеспечение оперативности их поиска и сохранности, - использование в процессе регистрации документов – присвоение регистрационного номера согласно разработанной классификации и индексам дел,
Номенклатура - использование в качестве основного документа в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения, - применение как учетного документа дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять), - использование в архивном деле в качестве основы для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.
Учредительные документы • Устав, • свидетельство о регистрации, • различные свидетельства о постановках на учет, • учредительный договор, • протокол учредительного собрания, • и т. п. Это базовые документы, с них начинается деятельность организации.
Документы, касающиеся управления организацией • протоколы заседаний, • документы, подтверждающие полномочия руководящих, исполнительных и контрольноревизионных органов, • списочный состав высшего и постоянно действующего руководящих органов, • приказы, распоряжения руководителя, • и т. п.
Документы, касающиеся управления организацией Образец оформления протокола
Документы, касающиеся оформления трудовых отношений • • • штатное расписание, личные карточки, приказы о приеме, передвижении и увольнении кадров, книги учет трудовых книжек, договоров, графики отпусков, положение о служебных командировках, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, и т. д.
Такие документы как штатное расписание, приказы, графики отпусков и т. п. (т. е. те, что касаются кадров) оформляются в соответствии с утвержденными унифицированными Постановлением Госкомстата России от 05. 01. 2004 г. № 1 формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Вот так выглядит форма штатного расписания:
Документы, касающиеся оформления трудовых отношений Форма приказа о приеме на работу
Документы по текущей финансовохозяйственной деятельности организации • договоры гражданско-правового характера , • договоры с обслуживающими организациями (договор аренды, договор об оказании услуг связи, договор на транспортное обслуживание, договор на банковское обслуживание…), • и т. д.
Документирование деятельности общественной приемной Этапы: • Организация регистрации посетителей (лист записи приема консультанта либо электронная база данных: ФИО, гражданина дата обращения, тема обращения, ФИО консультанта, к которому направлен гражданин). • Ведение индивидуальных консультаций (журнал учета консультаций либо электронная база данных: ФИО посетителя; дата обращения; адрес, телефон (при получении от гражданина такой информации необходимо взять с него согласие на обработку персональных данных); тема обращения с указанием, какое право в отношении посетителя нарушено; принятые меры по результатам консультирования; отметка о повторном консультировании.
Вариант оформления электронной базы данных
Ведение деловой переписки, работа с входящей-исходящей корреспонденцией Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: • письмо не должно быть длинным (оптимальный вариант – 1 -1, 5 страницы); • письмо должно быть четким и понятным для восприятия (используются короткие предложения; избегаются непонятные и сложные слова, термины, профессионализмы, излишняя эмоциональность); • письмо не должно содержать ошибок; • особое внимание – аккуратному оформлению текста, бланка письма, бумаге, конверту;
Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: • нецелесообразно включать в письмо сразу несколько вопросов (лучше по каждому вопросу подготовить отдельные письма). • письма оформляются на бланке организации (полное наименование организации, справочные данные об организации); • стандартные поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм верхнее; 20 мм – нижнее (ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ); - в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации. Номер письма говорит о том, что в организации есть хоть какое-то делопроизводство; • определенный стиль письма (абзацное или блочное);
Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: • рекомендуемый шрифт для оформления писем – Times New Roman Cyr, кегль № 12 -14, межстрочный интервал – 1 -2, шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой; • правильное оформление адресата письма: м. б. организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо (правильно указывать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество); • в письме не должно содержаться более четырех адресатов; • в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, «Об участии в заседании «круглого стола» по вопросам озеленения…» );
Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: • текст письма должен начинаться с обращения к адресату. При абзацном типе письма – обращение располагается по центру, при блочном - пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству ( «Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии ( «Уважаемый г-н Иванов!» ); • текст письма состоит из трех частей: первая – причины, основания для обращения; вторая – выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья – заключительная фраза, формулировка вежливости ( «С уважением» , «С благодарностью» . . . ); • при наличии приложений до подписи пишется слово «Приложения» и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность;
Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: • при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи; • внизу листа, как правило, указывается исполнитель (обычно – фамилия и телефон); • письмо может содержать отметку об автоматическом поиске документа (название файла в компьютере); • при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа; • печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.
Работа с входящей-исходящей корреспонденцией
Работа с входящей-исходящей корреспонденцией
Нормативно-методическая база: • ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» • ГОСТ Р 7. 0. 8. -2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» • Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» • ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» • Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15. 06. 2009 № 477) с учетом Постановления Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. N 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23. 12. 2009 № 76).
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! УДАЧНОЙ РАБОТЫ!
Скачать презентацию МИНИМАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НЕКОММЕРЧЕСКОЙ ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ МИНИМАЛЬНОЕ
МИНИМАЛЬНОЕ ДПР.pptx