Microsoft Project Свободата да ръководиш Проекти Microsoft

Microsoft Project Свободата да ръководиш

Проекти Microsoft Project 2003 като инструмент за управление на проекти n Проекти и управлението им n

Microsoft Project ви помага при създаването плана на един проект, проекта изпълнявате вие и вашия екип. Вие се грижите за това изпълнението на задачите да удовлетворява очакванията на възложителите. При добре поддържан план на проект в Microsoft Project, той ви показва една вярна и цялостна картина какво става в момента с изпълнението на проекта, как се е развивал той в миналото и дава възможност да прогнозираме неговото развитие. Организациите работят с операции и проекти. Операциите са често повтарящи се последователности от задачи. За разлика от тях проектите са уникални непредвидими, с ограничени във времето срокове за изпълнение. Понякога те обслужват стратегически цели на компанията. Проектите имат свои цели, планове, процес, кулминация, инициативи и т. н. Управлението на проекти е координирането на усилията за постигане целите на проекта.

Project мениджърите са хората отговарящи за управлението на всички аспекти на проекта: • Обхват на проекта • Необходимо време за изпълнение на проекта • Себестойност на проекта • Необходими човешки ресурси • Набавянето на материални ресурси, машини и инструменти • Определят нивото на качество и целите на проекта Управлението на проект е процес. Project мениджърите поемат голяма отговорност. Отговорностите по проекта се разделят на фази: • Начало и планиране на проекта • Изпълнение на проекта • Управление на проекта • Завършване на проекта

Един проект включва много задачи, ресурси, задания, дати и поради тази причина ви е необходим инструмент за прецизно проследяване на процеса. Този инструмент трябва да може автоматизирано да изчислява начални и крайни дати, да следи дали назначените ресурси са действително налични, да следи дали дадения работник е претоварен със задачи и да информира за това мениджъра, да следи за изразходването на бюджети, да представя в графичен вид развитието на проекта, все неща които не са възможни с електронните таблици или Word-процесорите.

• Фази, контролни точки и задачи • Време на отделните задачи • Определяне зависимостите • Въвеждане на ограниченията • Ресурси и задачи • План, бюджет и срокове Модел на проект с Microsoft Project ви помага да създадете своя план, да управлявате правилно ресурсите, да определите себестойността, и да комуникирате със своя екип

Microsoft Project 2003 Ефективно управление на проекти n n n Product Manager Project Manager Индустрии свързани с управлението на проекти

Microsoft Project 2003 Място и роля n Версии n Project Server и Web Access n Новото в Microsoft Project 2003 n

Управление на проекти Какво е проект? n Какво е управление на проект? n Процеси при управлението на проект n Microsoft Project и ползата от него n Модел на проект n Управление на екип с Microsoft Project n Мястото на Microsoft Project във вашата компания n

Управление на проекти Възложители и изпълнители n Какво е ефективно управление на проект n

Планиране на проекти Microsoft Project и фазата на планиране n Цялостен поглед над нещата n Обхват на проект n Краен продукт и проект n Цялостно изложение на проекта n План на проект с Microsoft Project n

Планиране на проект с Microsoft Project Въвеждане на задачи n Последователност и организация на задачите в Microsoft Project n Структура на задачите n Разбиване на задачите на подзадачи n Вмъкване на допълнителна информация съпровождаща задачите n

Във фазата на планирането на един нов проект с помощта на Microsoft Project вие дефинирате една глобална картина и предлагате на възложителите оптималния начин за постигане целите на проекта. След изясняване на цялостната картина по проекта вие въвеждате основната информация, целите на проекта, фазите, контролните точки и задачите. Microsoft Project ви дава възможност да добавите и придружаващата проекта допълнителна документация. На етапа планиране е много важно да се дефинира цялостната картина на проекта и крайния продукт. Картината на проекта описва цялостно обема работа която трябва да се свърши за успешното приключване на проекта. Microsoft Project дава прекрасна възможност за запознаване на останалите членове на екипа с тази цялостна картина.

Стартиране на нов проект

Набори шаблони Базов календар Начало Вмъкване на съпровождаща документация

Информация за проекта- Къде е тя в Microsoft Project? n Категории информация n Достъп до и редактиране на информацията за проекта n

За да планирате, проследявате и управлявате вашия проект с помощта на Microsoft Project вие въвеждате различна информация относно задачите, ресурсите, заданията, сроковете и др. Microsoft Project организира и съхранява информацията в база данни. Запис в тази база данни е отделната задача. Всяка частица информация в този запис се нарича поле. Съществуват различни начини за преглеждане на информацията и нейното подреждане.

В Microsoft Project съществуват три основни категории информация свързана с проекта: информация за задачата, информация за заданието и информация за ресурсите. Съществуват различни начини за показване на тази информация което е улеснение във вашата работа. Видове диаграми в Microsoft Project: • Гант диаграма • Мрежа • Граф • Лист • Формуляри Диалог със списък изгледи • Комбинирани изгледи

Списък с възможните изгледи. Иконите ви подсказват

Разписания в Microsoft Project Задачи и тяхната продължителност n Зависимости между задачите n Ограничения n Крайни срокове и напомняния n Календари и задачи в Microsoft Project n

Нека предположим, че сте съставили списъка със задачите, реда в който предстои те да бъдат изпълнени, но все още нямате разписание. Най-тясно свързано с тази фаза е умението да се управляват срокове. За създаването на едно работещо разписание, което наистина ще отразява реалистично как ще се развива вашия проект са необходимо следното: • Да се въведе продължителността на отделните задачи • Да се определи как задачите зависят една от друга • Да се дадат конкретни дати на ключовите задачи

Начален етап при създаване на разписание

n n Изходни данни относно сроковете- според членовете на екипа Преценката на експертите Опит от предходни проекти при определяне сроковете в настоящия проект Срокове от аналогични световни проекти Microsoft Project позволява прецизно задаване продължителността на отделните задачи.

Взаимовръзки в Гант диаграма Диаграма на взаимовръзките между отделните задачи

Ресурси в плана Добавяне на човешки ресурси n Добавяне на материални ресурси n Работни календари n Подробна информация за ресурсите n

При управлението на ресурсите Microsoft Project ви дава следните възможности: • Да повишите прецизността на вашето разписание, защото Microsoft Project включва при изчисленията работните времена и наличността на ресурсите. • Microsoft Project ви съобщава когато даден член на екипа е претоварен или материален ресурс е на изчерпване. • Да следите процеса в реално време и да прогнозирате • Да следите изразходването на материали и прогнозирате себестойността • Да обменяте задания, да обновявате задачите и да комуникирате с членовете на екипа посредством Microsoft Project Server и Microsoft Project. Web Access • Да определите персонална отговорност при критични сценарии

Процеса на управление на ресурсите е изключително важен. Под ресурси в Microsoft Project се разбират членовете на екипа, машини, материали, оборудване и др. На ресурсите могат да бъдат давани имена. Ресурсите могат да бъдат категоризирани, сортирани и редактирани. Те могат да бъдат добавяни ръчно или извличани от общо хранилище. Microsoft Project е един много гъвкав и съвместим продукт който ви позволява да вмъквате ресурси от книга с адреси на електронната поща или от Microsoft Excel

Назначаване на ресурси към задачите Разпределение на материалните ресурси по задачи n Редактиране на разпределението n Контурни профили на назначаванията на материални ресурси във времето n

Задачи + Ресурси = Задания Microsoft Project дава възможност за създаване разписание на проект с календари и проследяване наличността на назначените ресурси. Една прекрасна възможност на продукта е възможността за добавяне на нови ресурси към проекта в самия процес на работа. Определянето на критерии за ресурсите по които ги назначаваме за конкретна задача е предимство.

Планиране себестойността на ресурсите и задачите Работа с бюджети n Планиране стойността на ресурсите n Задачи с фиксирана себестойност n Цялостен преглед на планираните себестойности на задачи и ресурси n

Управлението себестойността на проекти е една от най-важните области на човешкото познание. Ефективното управление на себестойността гарантира вместването на проекта в рамките на одобрения бюджет. Свързаните с това процеси са: • Планирането на ресурсите- определяне стойността на необходимите ресурси. • Приблизителна първоначална оценка на себестойността- два подхода • Определяне на бюджета- сценарии, бюджет за фаза от проекта, за група задачи, бюджет за срок. • Управление на себестойността- промени в първоначално планирания бюджет, корекции, аргументиране и управление.

Microsoft Project ви дава една много интересна възможност за задаване на различна себестойност на един и същ ресурс според коефициента му на важност за дадена работа. В Microsoft Project се поддържат таблици с коефициенти на важност и себестойност на ресурсите. Тези таблици се прилагат към различните категории работа. Тази дейност спомага за адекватното управление себестойността на ресурсите, тъй като тя се мени във времето и при различните задачи тя е различна за един и същ ресурс.

Microsoft Project предлага възможност за преглед на планираните себестойности. Това ви позволава след въвеждане в плана на необходимите ресурси, тяхната себестойност, тези задачи чийто срок и финансови средства за изпълнение са фиксирани, да се аргументирате при предлагането на бюджет за вашия проект.

Проследяване на проекти Запазване на базовата линия n Запазване процеса на обновяване n Фаза на изпълнение на проекта n Обновяване развитието на задачите n Промени в първоначалния план на проекта и адекватност n Следене на разписание и корекции n

На етапа планиране, Microsoft Project подпомага вашата работа по отношение на организирането, времеразпределението и определянето на необходимия бюджет необходими за успешното реализиране на проекта. При етапа изпълнение на проекта вие въвеждате информация за процеса, анализирате и създавате отчети за текущото състояние на нещата. За да бъде завършен този не-малък обем от работа, в Microsoft Project е необходимо да извършите две сравнително прости действия: Съхранявате основната линия на вашия проект като планирана и да въведете информация относно процеса по изпълнение. Проследяващата Гант диаграма на основната линия на вашия проект

Microsoft Project ви предлага възможност за съвместна работа с вашия екип. При този метод на проследяване процеса на развитие на проекти се предполага, че членовете на екипа ви използват Microsoft Project Server, Web Access или електронна поща, което ви дава възможност да съшиете полетата показани в електронните листи на членовете на екипа. Според това каква точно информация свързана с изпълнението на проекта искате да проследите имате възможност да добавите към електронните документи на отделните членове на екипа ви следните полета: % Work Complete, Actual Duration, Actual Finish, Actual Start, Actual Work Complete, Remaining Duration и Remaining Work.

Вашият проект се развива. В него настъпват промени на които трябва да реагирате адекватно. Възможността за цялостно преглеждане процеса на развитие на проекта и изключително полезна. В каква степен един проект е управляем и нещата свързани с него да се прогнозират зависи и от възможността за проследяване развитието на отделните задачи.

Отчети и анализи n n Презентиране информацията за развитието на проекта План за обмен на информация по проекта Анализиране на информацията свързана с проекта Microsoft Excel- един допълнителен инструмент

В процеса на изпълнение на проекта често се налага възложителите му да бъдат запознавани с неговото развитие. И в това отношение Microsoft Project е на ниво. Това което интересува отделните групи работещи по проекта или имащи интереси в него може лесно да им бъде представено в различни изгледи, които в Microsoft Project найчесто се използват за представяне на информация на седмичните оперативни събирания на екипа, на месечните конференции за отчитане състоянието на проекта в рамките на отдела и разбира се при годишните отчети. Управлението на комуникацията, своевременното разпределение на необходимата информация и др. са важни елементи при ефективното управление на проект. За целта се разработва комуникационен план. В него се определя на кого каква информация е необходима, какво да съдържат отчетите и интервалите от време през които да се подава информацията.

Отпечатване на отчет в Microsoft Project

При едновременно управление на множество проекти възниква необходимост от запознаване на широка аудитория с развитието на проектите. Най подходящ начин за реализиране на това е Интернет пространството. За тази цел е предвидена една нова възможност в Microsoft Project, и това е програмата помощник за публикуване в Интернет.

Анализирането на информацията свързана с работата по проекта е важна част от неговото управление която ви дава една наистина реална представа за нещата. За оценка ефективността на плана на проекта се въвеждат индикатори за оценка работоспособността на този план. Тези индикатори показват на вашите възложители как работи планът. Ключови фактори разглеждани при анализите са: работата за завършване на дадена задача, стойността на която възлиза завършването и, както и придържането към заложените срокове. Честа практика е пренасянето на част от данните на Microsoft Project плана в електронните таблици на Microsoft Excel където с лекота се извършват съответните изчисления

Паралелно управление на проекти n n n Управление на главни проекти и хранилища на ресурси Структуриране и подпроекти Обединяване на информация за проекти Обмен на информация между отделните планове на проекти “Привързване” на информация на проекти

За успешното завършване на един проект, в ролята си на project мениджър вие балансирате със срокове, бюджети и задачи. Често обаче пред вас стои предизвикателството паралелно да управлявате множество проекти всеки със своите особености. Възможни сценарии са: • Голям проект с много фази и компоненти за които отговарят други ръководители на проекти. В Microsoft Project вие създавате главен проект с подпроекти отразяващи тези фази. • Паралелно управление на несвързани помежду си проекти и разделно съхранение на информацията за тях. С помощта на Microsoft Project вие имате възможност да обединявате във вашите отчети информацията от множество несвързани помежду си пректи. • В рамките на една компания, двама ръководители на проекти ръководят проекти с общи ресурси. Microsoft Project позволява създаването на файл-хранилище на общите ресурси. Двамата ръководители привързват файловете на своите проекти към “хранилището”. Така автоматично се получава информация за наличието на даден ресурс и се избягват конфликти.

В този случай главният проект съдържа 4 подпроекта всеки от тях си има план за главната фаза на проекта

Избиране на проектите информацията от които искате да обедините в един проект Привързване на вашия файл кам това което искате да използвате от хранилището на споделени ресурси.

Съществуват много ситуации при които може да възникне необходимост от обмен и споделяне на информация от паралелно управлявани проекти. Например стартирането и завършването на задача от един проект може да зависи от стартирането и започването на задача от друг проект, при копиране на задачи или ресурси от един проект в друг или при копиране на форматирани от потребителя елементи на проект. За да бъдат привързани две задачи не е необходимо те да принадлежат на един и същ проект

Интегриране на Microsoft Project в други програми Обмен на информация с Microsoft Visio n Интегриране на Microsoft Project в Microsoft Excel n Интегриране на Microsoft Project в Microsoft Outlook n

Съществуват много причини поради които може да ви се наложи да обменяте данни от Microsoft Project и други приложения. Например: при подготвяне на презентация, при експортирането на данни от Microsoft Project в електронни таблици, при използване на бази данни, в случаите когато възложителите или изпълнителите не разполагат с Microsoft Project и мн. др. Копирането на информация е един от най-често използваните подходи. Microsoft Project е много гъвкав и съвместим и позволява вмъкване в него на обекти от други приложения. Нараства броя програми имащи възможност да обработват данни от Microsoft Project. Привързването е друг метод при обмена на данни между приложенията. Прекрасен инструмент за визуализация е Microsoft Visio. С него може да създавате по-обширни графични презентации на процесите, концепциите, процесите, структурите и организациите включени в плата та проекта.

Съвместна работа в екипа Инструменти за съвместна работа n Microsoft Project Server и Web Access като инструменти за съвместна работа n Услугите Microsoft Share. Point Team и потребителските дигитални табла за информация n Комуникация посредством Web Access n

Основни методи за съвместна работа с членовете на вашия екип при използването на Microsoft Project са: електронната поща, комбинацията на Microsoft Project Web Access със Microsoft Project Server или интегрирането на Гант диаграмите с вътрешнокорпоративен интранет web-сайт в ролата му на електронно табло за публикуване, например с използването на услугите Share. Point Team Services. Комуникирането през електронната поща ви позволява да определите кой да присъства във вашия Microsoft Project e-mail, каква информация да получава и кога. Предимството на електронната поща е универсалността, популярността, бързината и интегрираността с комуникационния план. Едно от най-мощните решения намерило място в Microsoft Project, предназначено за координиране усилията на екипа и комуникация е комбинацията от Microsoft Project Server и Web Access. Този софтуерен инструмент работи директно с вашия план. Microsoft Project Server е хранилището на базата данни, а Microsoft Project Web Access е интерфейсът през който заинтересованите или участниците в проекта получават данни или комуникират.

Началната страница на Microsoft Project Web Access е много лесна навигиране и интуитивна за ориентиране

Посредством Microsoft Project Web Access членовете на екипа получават възможност да: • обновяват информацията за задачите • да редактират задачите • да изтриват задания • да добавят дейности •

Дефиниране на нова задача

Ключов компонент при комбинацията Microsoft Project, Microsoft Project Server и Microsoft Project Web Access е базата данни на Microsoft Project. Цялата видима и невидима информация свързана с проекта се намира там. При необходимост тя се чете от сървъра. При този процес тя се преобразува в XML след което се подава към сайта на Microsoft Project Web Access. Потоците при обмена на данни са в XML. Механизма е следния: Когато правите промени в базата данни на вашия Microsoft Project и я публикувате автоматизирано на сървъра протичат процеси на право и обратно преобразуване HTML-XML.

Корпоративно управление на проекти n n n Корпоративни възможности на Microsoft Project Администриране Използване на корпоративните възможности на Microsoft Project Корпоративни ресурси Анализиране на множество проекти с Microsoft Portfolio

Управление файловете на проект Потребителски настройки на изгледа n Потребителски настройки на интерфейса n Автоматизиране на работата с макроси n Шаблони на проекти и единни стандарти n Файлове и управлението им n

Закупуване на продуктите Project Server 2003 - $ 938. 78 US n Project Professional 2003 - $ 887. 34 US n Ефективността и мощта на продукта бързо възвръщат направените инвестиции.

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО!