Microsoft Office Access Система управления базами данных

Содержание • • Определение программы; Назначение и функции; Объекты; Типы данных; Меню программы; Способы создания объектов; Примеры объектов.

Что такое база данных • База данных – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой либо предметной области (медицина, строительство, спорт, бизнес, наука, техника, культура. . . )

Типы баз данных типы модели данных Реляционная (табличная) Иерархическая (в виде дерева) Сетевая (совокупность нескольких иерархических структур)

Что такое СУБД • СУБД – система управления базами данных. Это комплекс программных средств, для создания баз данных, хранения и поиска необходимой информации.

Назначение • Ввод информации; • Хранение информации; • Сортировка информации; • Поиск информации; • Редактирование информации; • Печать информации.

Основные функции СУБД • Проектирование базовых объектов (таблицы, формы, запросы, отчеты); • Установление связей между таблицами; • Хранение данных в таблицах; • Ввод, просмотр, изменение данных; • Сортировка и выборка данных из таблиц; • Печать данных на бумаге в виде отчетов.

Объект • Объектом обработки Access является файл базы данных с произвольным именем и расширением. mbd. В этот файл входят основные объекты Access: таблицы, формы, запросы, отчеты.

Определение • Microsoft Access – это система управления реляционными (табличными) базами данных, предназначенная для работы на компьютере.

Окно программы Access

Как создать новую базу данных • Запустить Access. • В окне диалога Access в группе полей выбора Создать новую базу данных. • Задать имя базе данных. • Нажать кнопку Создать.

Основные объекты • Таблица – основной объект БД, состоит из полей и записей; предназначена для хранения информации; • Форма – объект, предназначенный для ввода, просмотра и изменения данных; • Запрос – объект, позволяющий выбирать и сортировать нужные данные из одной или нескольких таблиц; • Отчет – объект, предназначенный для печати данных.

Таблица • Таблица – основной объект БД, предназначенный для хранения информации, состоит из полей и записей. • Поле – вертикальный элемент таблицы (столбец). • Запись – горизонтальный элемент таблицы (строка). поле 1 поле 2 Запись 1 Запись 2 Запись 3 поле 3

Типы данных в поле

Текст Совокупность произвольных символов введенных с клавиатуры (их количество может быть от 0 до 255)

Число 13 Данные, с которыми можно производить арифметические операции.

23 февраля Дата/Время Дата или время.

Логические данные Используются в логических операциях. Принимают только одно из двух значений.

Поле объекта OLE Значением является любой объект OLE (графика, текст, звук, видео и т. д. )

Поле MEMO Текст большой длины до 65535 символов. Эти данные хранятся в другом месте диска. В поле хранится только указатель на то, где эти данные расположены.

Поле Счетчик Служит для автоматической нумерации записей (строк).

Денежный Поле, выраженное в денежных единицах (например, рублях).

Гиперссылка Ссылка, связывающая это поле с каким-либо файлом.

Что такое Ключевое поле • Ключевое поле – это такое поле, которое однозначно определяет запись в таблице и по которому можно связать таблицы между собой.

Меню Access • • Файл; Правка; Вид; Вставка; Сервис; Окно; Справка.

Способы создания объектов • Конструктор – создание объекта самостоятельно путем задания объектов и определения их свойств. • Мастер – создание объекта с помощью выполнения определенных шагов, выбирая один из предложенных вариантов. • Автоматически – создание объекта (формы, отчета) на основании выбора источника (таблицы, запроса).

Создание таблицы в режиме конструктора • • Выбрать объект Таблица. Нажать кнопку Создать. Выбрать Конструктор. Задать имена полей таблицы. • Выбрать тип данных в полях таблицы. • Установить свойства полей. • Сохранить таблицу.

Таблица в режиме конструктора

Способы создания форм

Автоформа в столбец Виды форм Многотабличная форма Кнопочная форма Автоформа ленточная

Запрос в режиме конструктора

Создание управляющей формы Создание многотабличного запроса в режиме конструктора

Примеры отчетов Книжная ориентация Альбомная ориентация

Благодарю за просмотр