Microsoft Enterprise Project Management Корпоративное управление проектами Вадим

Microsoft Enterprise Project Management Корпоративное управление проектами Вадим Григораш «Богданов и партнеры» http: //www. bogdanov-associates. com

Содержание u u u Что дает организации корпоративное управление проектами? Состав решения Обзор и демонстрация основных возможностей Примеры интеграции Технология внедрения

Типовые проблемы организации u u Выполнение одинаковых проектов или работ в разных департаментах компании Неравномерная загрузка сотрудников и оборудования (периоды простоя сменяются периодами перегрузок) «Схватки» менеджеров проектов за ключевых сотрудников У руководства нет оперативных данных о выполнении работ

Что дает управление проектами руководителю u u u Постоянный доступ к «большой картине» состояния дел в портфеле проектов Прогнозирование и управление результатами выполнения проектов Оценка потребности компании в ресурсах, возможности по выполнению новых проектов

Что дает управление проектами менеджеру проекта u u u Обоснование потребности проекта в ресурсах Эффективное планирование работы, контроль их выполнения и прогнозирование результатов Согласованность с другими одновременно ведущимися проектами

Что дает управление проектами организации u u u Более эффективное использование собственных ресурсов, снижение простоя сотрудников и оборудования Повышение качества управления, соблюдение бюджета и сроков при выполнении работ, снижение затрат Достижение стратегических целей

Мощное решение для управления корпоративными проектами Менеджеры проектов Инструмент для управления проектами Проектные группы Доступ к данным и совместная работа Руководство предприятия Контроль ведения проектов

Эволюция ии устр Инд ели т а зов ь Пол алы виду Инди Продуктивность Оди ночк и Те хно лог ии пы Груп ии изац н Орга Концентрация знаний Совместная работа E-m ail Объединение информации Пор Project 1 – 4. x талы Project 98 Веб -сер Project 2000 Project 2002 Project 2003 вис ы

Управление портфелем проектов Управление ресурсами предприятия Централизованное представление проектов, задач и затрат: Управление проектами l l Анализ портфеля в соответствии с корпоративными целями и стратегией Консолидированное представление всей деятельности для оценки и расстановки приоритетов Минимизация общих затрат на проекты Повышение производительности за счет контроля всех календарных графиков и распределения ресурсов

Управление ресурсами Управление портфелем проектов Управление ресурсами предприятия l l Управление проектами Информация о персонале обычно необходима под разными углами зрения: Подразделения Региональные офисы Проекты Знания и навыки Решение Microsoft объединяет всю необходимую информацию о сотрудниках в одной системе: l l Максимизация использования доступных ресурсов Оптимизация распределения ресурсов по проектам Учет наличия необходимых специалистов Планирование и управление персоналом

Совместная работа над проектом Управление портфелем проектов Управление ресурсами предприятия Управление проектами Участники проекта Лидер ы команд Руководите ли проектов Внешние партнеры Архив проектов Члены рабочей группы Владельцы ресурсов Разделение знаний и информации: l l l Улучшение процесса взаимодействия и принятия решений Избавление от повторного выполнения работы Использование предыдущего опыта

Архитектура решения EPM 2003 Руководство, отдел кадров, подчиненные Внутренние бизнессистемы Менеджеры проектов

Демонстрация основных возможностей

Демонстрируемая компания u u Строительная компания (входящая в крупный промышленный холдинг) с филиалами в Москве, Петербурге и Туле Основной бизнес: u u Строительство фундаментов для жилых домов (как субподрядчик) – проекты строительства свайных полей Новое направление: u Строительство коттеджей в Москве и Петербурге

Определение свойств проекта

Сохранение на сервере

Проект доступен руководителю портфеля

Анализ проекта руководителем портфеля u Анализ параметров проекта: u u u Тип проекта Заказчик Расположение и т. д. Оценка возможности выполнения с помощью моделирования портфеля Передача на детальное планирование

Анализ проектов* *доработка «Богданов и партнеры»

Моделирование портфеля u u u Используется сценарий «что-если» Позволяет оптимизировать распределение ресурсов по проектам с целью расширения «узких» мест и снижения рисков В моделировании задействованы проекты из портфеля проектов и корпоративные ресурсы

Моделирование портфеля

Построение команды проекта u Менеджер заменяет ролевые ресурсы фактическими на основе данных о: u u u Существует два режима замены: u u навыках доступности ручной автоматический Ресурс можно включить в проект в разных режимах Команда может включать локальные ресурсы

Построение команды вручную

Ролевые ресурсы заменены

Оповещение участников проекта u u Назначения сотрудников на задачи публикуются на сервере При публикации назначений происходит автоматическое оповещение участников проекта u u u Через Web-доступ По почте Участники могут u u u Согласиться с назначенными задачами Отказаться Делегировать исполнение своим подчиненным/коллегам

Оповещение через веб-доступ

Оповещение через веб-доступ

Почтовые уведомления - сотрудник

Задачи поступают в календарь Outlook

Список задач в папке «Задачи»

Отчет участников проекта u При выполнении задачи участник проекта отчитывается (согласно регламента) u Способы u u u Отчет u u u Через Web-доступ Через Outlook В процентах выполненной работы Во времени Руководитель проекта u u Утверждает/не утверждает отчет Запрашивает отчет в свободной форме

Табели учета времени

Отчетность через Outlook

Отчетность альтернативными средствами

Прием обновлений менеджером

Прием обновлений менеджером

Создание отчета о состоянии

Выбор подотчетных сотрудников

Формирование структуры отчета

Получение отчета к заполнению

Заполнение отчета о состоянии

Средства коллективной работы u Для каждого проекта формируется рабочая область с возможностями: u u u Хранения документов, вопросов и рисков Организации списков (клиентов, поставщиков и т. д. ) Оповещения об изменениях в ходе проекта Формируется такая же рабочая область для всех пользователей сервера Документы/вопросы/риски возможно «прикреплять» к отдельным задачам проекта При работе с проектами используется защищенный режим

Единое хранилище документов

Подписка на обновления

Рабочая область проекта

Добавление документа

Связь документа с задачей

Связь доступна всем пользователям

При наличии прав документ можно просмотреть

Центр ресурсов

Графики доступности ресурсов

Центр проектов u u u Детальные сведения о проекте в рамках портфеля проектов Группировка проектов с помощью кодов структуры Использование графических индикаторов, общих для всех проектов компании (отставание от календарного плана, превышение бюджета и т. д. )

Центр проектов

Анализ проектов и ресурсов u Анализ распределения по проектам u u u Бюджетных средств Ресурсов Анализ отклонений от базовых планов Загруженности различных типов ресурсов Назначения ресурсов на различные проекты Аналитические отчеты настраиваются по потребностям предприятия на основании корпоративных кодов аналитики (Custom Outline Codes)

Анализ портфеля

Анализ портфеля

Финансовый анализ портфеля

Интеграция Microsoft Project

Возможности интеграции Измерения куба OLAP, OLE DB Аналитика Управление портфелем SOAP, XML, Project Data Service (PDS) API Проекты VBA/OLE DB Инструменты, методология, обучение, передача знаний

Пример интеграции: HELPDESK

Цели решения u u u Учет поступающих запросов на разработку Распределение запросов между сотрудниками, определение связанных с запросами задач, планирование и контроль их выполнения Анализ работы сотрудников и подразделения в целом. Отчетность.

Процесс обработки запроса Создание нового запроса Анализ запроса и распределение задач между исполнителями Мониторинг и контроль выполнения задач Отчетность исполнителей Закрытие запроса

Журнал запросов Создание нового запроса Отдельный Запрос в журнале

Создание нового запроса Общие сведения о запросе Связь с центром затрат Оповещения по почте Привязка к проекту Вложения

Создание задачи Проект Задача Свойства задачи Назначение задачи определенному ресурсу

Редактирование запроса Управление статусом запроса Управление связанными задачами в Project Server

Планирование и публикация задач Задача публикуется через Project Professional

Обновление статусов запросов При добавлении задач меняются статус запроса

Отчетность по задачам Отчетность исполнителей с помощью Project Web Access Real. Time. Tracker Утилита, упрощающая отчетность исполнителей.

Утверждение изменений

Изменение статуса запроса

Отчеты: Выполнение задач ресурсами Задание отчетного периода Индикатор работы сотрудников Сводный отчет за период

Отчеты: Состояние проектов Индикатор состояния проекта

Внедрение Microsoft Project

Внедрение MS Project u u Первична регламентация деятельности Обязательно обучение менеджеров проектов, администраторов, членов команд Консультирование при развертывании Поддержка, аудит

Методология и инструменты Методология Требования Процесс управления проектом Инструменты Продукт

Внедрение инструментов без методологии u u IT-отдел устанавливает Microsoft Project на компьютеры менеджеров и считает, что система внедрена… … менеджеры продолжают работать как раньше

Внедрение ве нь ко м па ни и Уровень компании Возможности системы 1 2 Риск 3 4 5 Сложность проектов Начальный • Отсутствие системного подхода • Отчетность без базового плана Базовый • Системный подход к управлению проектами • Видение портфеля проектов • Отслеживание по базовому плану • Простые индикаторы Координация • Накопление опыта: нормирование и метрики • Детальное ресурсное планирование • Управление связями проектов • Управление изменениями Интеграция Оптимизация • Координация • Офис управления распределения ресурсов между проектами • Планирование затрат • Управление портфелем проектов, соотнесение портфеля проекта и бизнес-целей проектами • Координация управления портфелем проектов и стратегических целей • Полное описание типов проектов • Библиотеки лучших примеров

Возврат инвестиций u u Использование методологии управления проектами позволяет сэкономить до 10% от бюджета проекта Например, при бюджете проекта в $2 000 экономия может составить до $200 000

Сообщество профессионалов u «Профессионал управления проектами» u u сообщество профессиональных руководителей проектов и экспертов библиотека публикаций эксклюзивные материалы www. pmprofy. ru

Вопросы?