Microsoft Access Рахманова И. О. Основные понятия баз

Microsoft Access Рахманова И.О.

Основные понятия баз данных База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации Информация — это данные + методы работы с данными Система управления базой данных — это комплекс программных средств, предназначенных для: создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого, визуализации информации.

Основные понятия баз данных Единый устоявшийся комплекс основных понятий для СУБД: Структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы: поля записи

Основные понятия баз данных Свойства полей базы данных Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле. Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле. Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю. Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

Свойства полей базы данных Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных). Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода)

Свойства полей базы данных Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы; Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных. Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются.

Основные понятия баз данных Типы данных Текстовый — для хранения неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Поле Мемо — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Числовой —для хранения действительных чисел. Дата/время —для хранения календарных дат и текущего времени. Денежный —для хранения денежных сумм.

Типы данных Счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием (для порядковой нумерации записей). Логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет). Поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных. Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL для Web-объектов Интернета. Мастер подстановок — это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы выбирать их из раскрывающегося списка.

Основные понятия баз данных Безопасность баз данных в СУБД для сохранения информации используется двойной подход: за счет операционной системы компьютера при сохранении файла базы данных: изменение структуры базы данных, создания новых таблиц создание иных объектов изменения сохраняются немедленно и автоматически: изменение содержания данных, не затрагивающие структуру базы

Формирование баз данных Режимы работы с базами данных: Проектировочный Пользовательский Категории исполнителей. Проектировщики (не работают с данными): разработка структуры таблиц базы данных разработка других объектов БД согласование с заказчиком Пользователи (не работают со структурой): наполнение БД обслуживание

Формирование баз данных Объекты базы данных: Таблицы - основные объекты базы данных: хранятся все данные, имеющиеся в базе, хранят структуру базы (поля, их типы и свойства). Запросы - служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде: отбор данных сортировка фильтрация преобразование по заданному алгоритму создание новых таблиц, автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, простейшие вычисления и др.

Объекты базы данных Формы — средство для ввода данных пользователем: средство ограничения доступа пользователя к полям БД средство автоматизации ввода данных (специальные элементы управления - счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и др.) средство отображения данных с помощью специальных средств оформления Отчеты — средство для вывода данных на принтер: специальные средства группирования данных специальные элементы оформления печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и др.)

Объекты базы данных Страницы доступа к данным — это специальные объекты баз данных, выполненные в коде HTML, размещаемые на Web-странице и передаваемые клиенту вместе с ней: объект не является базой данных содержит компоненты связи переданной Web-страницы с базой данных на сервере. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Макросы и модули — предназначены: Макросы — последовательности внутренних команд для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД Модули — для создания новых функций путем программирования средствами внешнего языка (Visual Basic for Applications)

Проектирование базы данных Разработка технического задания : поиск аналога круг задач и потребности заказчика список исходных данных список выходных данных

Разработка схемы данных Составление генерального списка полей В соответствии с типом данных определение наиболее подходящего типа для каждого поля. Распределение полей генерального списка по базовым таблицам: по функциональному признаку (ввод данных в таблицу производился на одном рабочем месте) В каждой из таблиц намечают ключевое поле, данные в котором повторяться не могут (например, поле типа Счетчик )

Разработка схемы данных Определение схемы данных (схема реляционных отношений) как связи между таблицами. : связи «один ко многим» на основе общего поля, в одной из таблиц оно является ключевым. Значения на стороне «многие» могут повторяться. Непосредственная разработка базы данных средствами СУБД

Cредства создания объектов базы данных: ручные (разработка объектов в режиме Конструктора) — разработка таблиц и запросов; автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров) — разработка форм, отчетов и страниц доступа; автоматические — средства ускоренной разработки простейших объектов Работа с СУБД Microsoft Access

Работа с таблицами Создание таблиц в режиме конструктора - заполнение графического бланка структуры таблицы: Имя поля Тип данных Свойства поля Ключевое поле

Работа с таблицами Создание межтабличных связей (Сервис > Схема данных) для: обеспечения целостности данных (защита данных), автоматизации задач обслуживания базы Связь между таблицами позволяет: исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц; при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически и корректно удалять или изменять соответствующие данные в полях связанных таблиц.

Работа с запросами Запросы - специальные объекты для получения данных из базы ориентированы на пользователя создание запроса в режиме конструктора – заполнение специального бланка «запрос по образцу» пишутся на специальном языке программирования — SQL

Работа с запросами Запрос на выборку Бланк «запрос по образцу»: структура таблиц – источников данных столбцы для размещения полей будущей результирующей таблицы

Работа с запросами Сортировка — упорядочение записей в результирующей таблице (строка Сортировка) Многоуровневая сортировка — упорядочение записей по нескольким полям Управление отображением данных в результирующей таблице (строка Вывод на экран) Условия отбора (строка Условие отбора)

Работа с запросами Типы запросов: запрос с параметром (критерий отбора задается пользователем в виде параметра при вызове запроса); итоговый запрос (математические вычисления по заданному полю); запрос на изменение (автоматизация заполнения полей таблиц); перекрестный запрос (создание результирующей таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц) специфические запросы SQL — запросы к серверу базы данных на языке запросов SQL

Работа с формами Ввод данных в таблицы базы данных без непосредственного доступа к таблицам Вывод результатов работы запросов в виде красивых форм

Работа с формами Автоформы Формы готовят с помощью средств автоматизации: Шаблоны формы в столбец (все поля одной записи ) ленточные (одновременно группа записей ) табличные

Работа с формами Типы форм Простые (поля одной таблицы/запроса) Сложные (поля из разных источников)

Работа с формами Создание форм с помощью мастера источник внешний вид формы стиль оформления формы сохранение формы под заданным именем

Работа с формами Структура формы: область заголовка, область данных, область примечания

Работа с формами Элементы управления формы (Вид > Панель элементов) Текст (надпись, поле) Рисунок

Страницы доступа к данным Страницы – для удаленного доступа к данным посредством сетевых ресурсов Посредническая функция между БД и потребителем Формат Web-документа Двойственная природа – внутренний объект базы и внешний объект HTML

Страницы доступа к данным Создание страницы доступа к данным с помощью мастера: Выбор источников (таблицы или запросы), и их полей Группировка данных (иерархическая структура) Выбор полей, по которым производится группировка, и управления глубиной уровней группировки упорядочение отображаемых данных

Страницы доступа к данным Редактирование страницы доступа к данным: наличие большего количества разделов (связано с возможностью группировки); расширенный состав элементов управления на Панели элементов (Вид > Панель элементов); иной механизм перетаскивания элементов управления и присоединенных надписей (элементы управления перетаскиваются вместе с присоединенными надписями, но присоединенные надписи перетаскиваются отдельно от элементов управления).