Microsoft Access Рахманова И О Основные понятия

Microsoft Access Рахманова И. О.

Основные понятия баз данных База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации l Информация — это данные + методы работы с данными l Система управления базой данных — это комплекс программных средств, предназначенных для: l ¡ ¡ создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого, визуализации информации.

Основные понятия баз данных l Единый устоявшийся комплекс основных понятий для СУБД: ¡ Структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы: поля l записи l

Основные понятия баз данных Свойства полей базы данных 1. 2. 3. 4. 5. Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле. Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле. Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю. Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

Свойства полей базы данных Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля 7. Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных). 8. Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода) 6.

Свойства полей базы данных Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных 10. Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы; 11. Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных. 12. Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. 9.

Основные понятия баз данных Типы данных 1. 2. 3. 4. 5. Текстовый — для хранения неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Поле Мемо — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Числовой —для хранения действительных чисел. Дата/время —для хранения календарных дат и текущего времени. Денежный —для хранения денежных сумм.

Типы данных Счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием (для порядковой нумерации записей). 7. Логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет). 8. Поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных. 9. Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL для Web-объектов Интернета. 10. Мастер подстановок — это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы выбирать их из раскрывающегося списка. 6.

Основные понятия баз данных Безопасность баз данных l в СУБД для сохранения информации используется двойной подход: ¡ за счет операционной системы компьютера при сохранении файла базы данных: l l l ¡ изменение структуры базы данных, создания новых таблиц создание иных объектов изменения сохраняются немедленно и автоматически: l изменение содержания данных, не затрагивающие структуру базы

Формирование баз данных l Режимы работы с базами данных: ¡ ¡ l Проектировочный Пользовательский Категории исполнителей. ¡ Проектировщики (не работают с данными): l l l ¡ разработка структуры таблиц базы данных разработка других объектов БД согласование с заказчиком Пользователи (не работают со структурой): l l наполнение БД обслуживание

Формирование баз данных Объекты базы данных: l Таблицы - основные объекты базы данных: ¡ ¡ l хранятся все данные, имеющиеся в базе, хранят структуру базы (поля, их типы и свойства). Запросы - служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде: ¡ ¡ ¡ ¡ отбор данных сортировка фильтрация преобразование по заданному алгоритму создание новых таблиц, автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, простейшие вычисления и др.

Объекты базы данных l Формы — средство для ввода данных пользователем: ¡ ¡ ¡ l средство ограничения доступа пользователя к полям БД средство автоматизации ввода данных (специальные элементы управления - счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и др. ) средство отображения данных с помощью специальных средств оформления Отчеты — средство для вывода данных на принтер: ¡ ¡ специальные средства группирования данных специальные элементы оформления печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и др. )

Объекты базы данных l Страницы доступа к данным — это специальные объекты баз данных, выполненные в коде HTML, размещаемые на Webстранице и передаваемые клиенту вместе с ней: ¡ ¡ ¡ l объект не является базой данных содержит компоненты связи переданной Web-страницы с базой данных на сервере. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Макросы и модули — предназначены: ¡ ¡ Макросы — последовательности внутренних команд для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД Модули — для создания новых функций путем программирования средствами внешнего языка (Visual Basic for Applications)

Проектирование базы данных Разработка технического задания : l поиск аналога l круг задач и потребности заказчика l список исходных данных l список выходных данных

Разработка схемы данных Составление генерального списка полей l В соответствии с типом данных определение наиболее подходящего типа для каждого поля. l Распределение полей генерального списка по базовым таблицам: l ¡ l по функциональному признаку (ввод данных в таблицу производился на одном рабочем месте) В каждой из таблиц намечают ключевое поле, данные в котором повторяться не могут (например, поле типа Счетчик )

Разработка схемы данных l Определение схемы данных (схема реляционных отношений) как связи между таблицами. : ¡ связи «один ко многим» на основе общего поля, в одной из таблиц оно является ключевым. Значения на стороне «многие» могут повторяться. l Непосредственная разработка базы данных средствами СУБД

Работа с СУБД Microsoft Access l Cредства данных: ¡ ручные создания объектов базы (разработка объектов в режиме Конструктора) — разработка таблиц и запросов; ¡ автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров) — разработка форм, отчетов и страниц доступа; ¡ автоматические — средства ускоренной разработки простейших объектов

Работа с таблицами l Создание таблиц в режиме конструктора - заполнение графического бланка структуры таблицы: ¡ Имя поля ¡ Тип данных ¡ Свойства поля ¡ Ключевое поле

Работа с таблицами Создание межтабличных связей (Сервис > Схема данных) для: l обеспечения целостности данных (защита данных), l автоматизации задач обслуживания базы Связь между таблицами позволяет: l исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц; l при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически и корректно удалять или изменять соответствующие данные в полях связанных таблиц.

Работа с запросами Запросы - специальные объекты для получения данных из базы l ориентированы на пользователя l создание запроса в режиме конструктора – заполнение специального бланка «запрос по образцу» l пишутся на специальном языке программирования — SQL

Работа с запросами Запрос на выборку Бланк «запрос по образцу» : l структура таблиц – источников данных l столбцы для размещения полей будущей результирующей таблицы

Работа с запросами Сортировка — упорядочение записей в результирующей таблице (строка Сортировка) l Многоуровневая сортировка — упорядочение записей по нескольким полям l Управление отображением данных в результирующей таблице (строка Вывод на экран) l Условия отбора (строка Условие отбора) l

Работа с запросами Типы запросов: l запрос с параметром (критерий отбора задается пользователем в виде параметра при вызове запроса); l итоговый запрос (математические вычисления по заданному полю); l запрос на изменение (автоматизация заполнения полей таблиц); l перекрестный запрос (создание результирующей таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц) l специфические запросы SQL — запросы к серверу базы данных на языке запросов SQL

Работа с формами l Ввод данных в таблицы базы данных без непосредственного доступа к таблицам l Вывод результатов работы запросов в виде красивых форм

Работа с формами Автоформы l Формы готовят с помощью средств автоматизации: l Шаблоны формы ¡в столбец (все поля одной записи ) ¡ ленточные (одновременно группа записей ) ¡ табличные

Работа с формами Типы форм l Простые (поля одной таблицы/запроса) l Сложные (поля из разных источников)

Работа с формами Создание форм с помощью мастера l источник l внешний вид формы l стиль оформления формы l сохранение формы под заданным именем

Работа с формами Структура формы: l область заголовка, l область данных, l область примечания

Работа с формами Элементы управления формы (Вид > Панель элементов) l Текст (надпись, поле) l Рисунок

Страницы доступа к данным l Страницы – для удаленного доступа к данным посредством сетевых ресурсов l Посредническая функция между БД и потребителем l Формат Web-документа l Двойственная природа – внутренний объект базы и внешний объект HTML

Страницы доступа к данным Создание страницы доступа к данным с помощью мастера: l Выбор источников (таблицы или запросы), и их полей l Группировка данных (иерархическая структура) l Выбор полей, по которым производится группировка, и управления глубиной уровней группировки l упорядочение отображаемых данных

Страницы доступа к данным l Редактирование страницы доступа к данным: ¡ ¡ ¡ наличие большего количества разделов (связано с возможностью группировки); расширенный состав элементов управления на Панели элементов (Вид > Панель элементов); иной механизм перетаскивания элементов управления и присоединенных надписей (элементы управления перетаскиваются вместе с присоединенными надписями, но присоединенные надписи перетаскиваются отдельно от элементов управления).