Методология внедрения СЭД внутренний аудит ДОУ техническое задание

Методология внедрения СЭД: внутренний аудит ДОУ, техническое задание, бюджет, этапы внедрения 1

МЕТОДОЛОГИЯ ВНЕДРЕНИЯ СЭД В соответствии с положениями Федеральной целевой программы «Электронная Россия» и Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства перед органами государственной власти и местного самоуправления поставлены задачи создания условий для повышения качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий: § Внедрение электронных административных регламентов. § Объединение государственных информационных ресурсов. § Формирование эффективной системы предоставления государственных услуг на основе использования информационно-коммуникационных технологий при взаимодействие органов власти друг с другом и населением. § Создание порталов государственных услуг. § Внедрение электронного документооборота.

МЕТОДОЛОГИЯ ВНЕДРЕНИЯ СЭД В результате реализации правительственной «Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года» ожидалось осуществить: § Интеграция ведомственных информационных систем на основе общих стандартов и требований в рамках общего информационного пространства. § Обеспечение эффективного и защищенного информационного обмена и электронного взаимодействия федеральных органов государственной власти между собой, населением и организациями. § Внедрение систем электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи в федеральных органах государственной власти.

МЕТОДОЛОГИЯ ВНЕДРЕНИЯ СЭД Распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. № 176 -р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности предусматривает подготовку ряда нормативных и методических документов: § Внесение изменений в Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» . § Определение требований к информационным системам электронного документооборота ФОИВ, учитывающих в том числе необходимость обработки данных систем информации ограниченного распространения. § Приведение инструкций по делопроизводству ФОИВ в соответствии с Правилами делопроизводства в ФОИВ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 и другими нормативно правовыми актами. § Утверждение рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых в ФОИВ должно осуществляться в форме электронных документов. § Утверждение перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в ФОИВ в форме электронных документов.

МЕТОДОЛОГИЯ ВНЕДРЕНИЯ СЭД § Государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011 – 2020 годы), утвержденная Распоряжением Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815 -р, предусматривает: § Масштабное внедрение электронного документооборота в органах государственной власти. § Увеличение доли электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота с 10% в 2011 г. до 70 % в 2015 г.

ТРЕБОВАНИЯ К СОВРЕМЕННЫМ АВТОМАТИЗИРОВАННЫМ СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА § Современная система электронного документооборота (СЭД) должна в обязательном порядке обеспечивать автоматизацию большинства технологических процессов обработки документов, циркулирующих в организации, таких как: § регистрация, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов для поэтапного перехода к безбумажным технологиям работы с документами; § подготовка и согласование проектов документов, договоров; § учет и обработка документов, находящихся на архивном хранении; § применение электронно-цифровой подписи.

ТРЕБОВАНИЯ К СОВРЕМЕННЫМ АВТОМАТИЗИРОВАННЫМ СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА § Кроме этого к современным СЭД предъявляются и другие требования, актуальные в настоящее время: § обеспечение массового перевода бумажных документов в электронный вид, использование потокового сканирования, распознавания и привязки документов; § индексирование и поиск по содержанию с учетом морфологии языка; § обмен электронными документами между территориально распределенными подразделениями; § учет и хранение электронных документов; § интеграция с технико-программными средствами защиты информации, программным обеспечением ведомственных удостоверяющих центров, систем электронной почты; § информационный обмен с системой межведомственного документооборота; § информационное взаимодействие с Сайтами организаций для обеспечения автоматической загрузки поступающих обращений граждан; § масштабируемость и модульность используемых решений для поддержания способности СЭД к расширению круга решаемых задач, увеличению объемов хранения и обработки данных; § наличие развитого прикладного программного интерфейса (Application Program Interface).

МЕТОДОЛОГИЯ ВЕДЕНИЯ ПРОЕКТА СОЗДАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ СЭД § Основным назначением проекта является создание единой ведомственной СЭД, предназначенной для: § повышения эффективности управления путем совершенствования организации документационного обеспечения управления с применением современных информационных технологий; § создания системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами в процессе деятельности организации; § ведения единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности на всех уровнях, в том числе и при распределенной структуре организации, наличии множественных удаленных структур.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА § Целью осуществления проекта является создание совокупности средств и видов обеспечения СЭД и внедрение ее на объектах автоматизации. Для достижения этой цели в ходе работ решаются следующие основные задачи: § проведение обследования объектов автоматизации зоны внедрения СЭД, в том числе: – изучение законодательной и нормативной базы, регламентирующей ведение делопроизводства; – сбор и анализ сведений об используемых в организации средствах и технологиях автоматизации делопроизводства; – подготовка предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления, включая предложения по совершенствованию организационнораспорядительных документов организации; – определение необходимости информационного взаимодействия создаваемой СЭД с иными программными комплексами и информационными системами, имеющимися в организации и

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА § проведение тематических исследований в части состава и методов использования в СЭД средств криптографической защиты информации (СКЗИ); § подготовка технических требований для закупки необходимого оборудования и лицензий для внедрения СЭД; § разработка архитектуры, функционально-методических и технических принципов построения СЭД; § разработка функционального и информационного обеспечения (моделей процессов и процедур, методик, входных и выходных форм, словарей и классификаторов) СЭД, подготовка формализованного описания автоматизируемых процессов и процедур, формирование библиотеки унифицированных форм документов, используемых в электронном документообороте организации.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА § разработка программного обеспечения СЭД в соответствии с предъявляемыми к ней требованиями; § интеграция СЭД с ведомственной электронной почтой, удостоверяющими центрами и системами защиты информации, применяемыми в организации; § разработка, в случае необходимости, средств конвертирования информации из ранее эксплуатирующих систем в СЭД, а также программы их параллельной эксплуатации; § формирование и оформление необходимой проектной, программной и эксплуатационной документации СЭД; § разработка программ и методик обучения, проведение обучения пользователей и эксплуатационного персонала работе с СЭД; § проведение опытной эксплуатации и внедрение СЭД на объектах организации.

ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ § Основные результаты, ожидаемые от реализации проекта по разработке и внедрению СЭД: § организация и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности организации; § автоматизация процедур учета и контроля исполнения документов, документооборота с использованием электронной цифровой подписи, ведения архивных документов при традиционной «бумажной» технологии работы; § создание необходимых условий для поэтапного перехода к работе с электронными аналогами документов, т. е. к «безбумажной» технологии; § снижение зависимости качества делопроизводства и документооборота от подготовленности пользователей, за счет автоматического исполнения большинства формальных процедур; § объединение в единый делопроизводственный цикл всех

ДОСТИЖЕНИЯ ПРОЕКТА § Достижением проекта должно стать значительное повышение эффективности работы подразделений организации в сфере документационного обеспечения управления, за счет: § эффективного контроля над ходом исполнения документов; § упрощения маршрутов прохождения документов; § повышения оперативности и качества работы исполнителей с документами; § исключения дублирования при вводе информации в процессе работы с документами; § сокращения временных и материальных затрат при исполнении и прохождении документов; § повышения скорости поиска информации о документах, находящихся в текущем делопроизводстве и передаваемых на архивное хранение; § обеспечения достоверности документов, обрабатываемых в СЭД в электронном виде, оперативности доведения их до исполнителей; § повышения оперативности подготовки аналитических справок и

ДОПУЩЕНИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ § Как и любая автоматизированная система, СЭД является организованной в «целое» совокупностью частей и представляет собой комплекс различных видов обеспечения, в том числе, организационного, информационного, программного и технического. Создание СЭД по существу, сводится к разработке перечисленных видов обеспечения и к объединению их в целостную и согласованную общность. § Создание программного обеспечения СЭД, как одно из наиболее важных и трудоемких составляющих проекта, может быть реализовано за счет: § разработки нового специализированного прикладного программного обеспечения; § либо за счет выбора и адаптации соответствующего программного продукта из представленных на рынке программных решений.

ДОПУЩЕНИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ § Использование тиражного программного обеспечения системы управления документами подразумевает наличие готового комплекта программной и эксплуатационной документации СЭД, методикам подготовки пользователей к работе с СЭД, реально функционирующей службы технической поддержки и обслуживания СЭД в ходе ее эксплуатации. В этом случае, можно с большей долей вероятности ожидать, что будут выдержаны сроки реализации проекта и уменьшатся риски при достижении требуемых результатов проекта. § Ограничениями для успешного внедрения СЭД может стать недостаточное участие в реализации проекта специалистов Заказчика, а также неготовность смежных информационных систем, обеспечивающих деятельность организации, например, систем электронной почты, удостоверяющих центров, на функционирование которых опирается применение ЭЦП, систем обеспечения информационной безопасности и др.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРОЕКТА

СОСТАВ И СОДЕРЖАНИЕ РАБОТ ПО ПРОЕКТУ § Стадия «Формирование требований» Начальная фаза Фаза планирования Фаза обследования § Стадия «Техническое задание» § Стадия «Эскизное проектирование» § Стадия «Техно-рабочее проектирование» Фаза реализации Фаза тестирования § Стадия «Ввод в действие» Фаза предварительной приемки Фаза опытной эксплуатации Фаза приемочных испытаний

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ПРИЕМКИ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОЕКТА § Основной метод приемки результатов проекта – это их испытания. § Испытания СЭД должны проводиться в соответствии с требованиями ГОСТ 34. 603 -92 «Информационная технология. Автоматизированные системы. Виды испытаний автоматизированных систем» . § Для СЭД должны быть установлены следующие основные виды испытаний: предварительные, опытная эксплуатация, приемочные. § Испытания должны представлять собой процесс определения и проверки соответствия характеристик СЭД требованиям технического задания (ТЗ), выявления и устранения недостатков в функционировании средств СЭД, а также в разработанной программной и эксплуатационной документации. § Все виды испытаний проводятся в соответствии с Программами и методиками испытаний, которые должны устанавливать необходимый и достаточный объем испытаний, обеспечивающий необходимый уровень достоверности получаемых результатов.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ИСПЫТАНИЯ § Предварительные испытания СЭД проводят в рамках тестовой эксплуатации для определения ее работоспособности и соответствия требованиям ТЗ. § Предварительные испытания заканчиваются подписанием акта о приеме СЭД в опытную эксплуатацию.

ОПЫТНАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ § Опытная эксплуатация СЭД проводится с целью определения фактических значений количественных и качественных характеристик средств СЭД, определения их фактической эффективности. § Опытная эксплуатация заканчивается подписанием акта о завершении опытной эксплуатации и допуске СЭД к приемочным испытаниям, при необходимости к акту прикладывается перечень с указанием необходимых доработок и сроков их выполнения.

ПРИЕМОЧНЫЕ ИСПЫТАНИЯ § Приемочные испытания проводят с целью определения соответствия СЭД требованиям технического задания, оценки качества опытной эксплуатации и приемки СЭД в постоянную эксплуатацию. § Приемочные испытания завершаются оформлением акта о приемке СЭД в постоянную эксплуатацию. § После проведения испытаний программное обеспечение и документация СЭД передаются Заказчику.

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ § Внедрение СЭД должно сопровождаться организационными мероприятиями и политикам управления. § Система электронного документооборота, создаваемая, как ведомственная комплексная информационная система, должна являться организованной в единое целое совокупностью частей, т. е. представлять собой комплекс различных видов обеспечения. § Одним из основных видов обеспечения и является организационное обеспечение.

ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ § В процессе создания организационного (организационнометодического) обеспечения СЭД должны быть уточнены и при необходимости разработаны проекты организационнораспорядительных, нормативных и инструктивно-методических документов, определяющих: § изменения в организационно-штатной структуре организации; § регламенты (должностные инструкции) для различных категорий пользователей и технического персонала по обеспечению сопровождения, обслуживания и использования СЭД; § инструкции по эксплуатации СЭД (для каждой категории персонала), содержащие сведения о назначении, функциях, регламентах использования и режимах работы системы, о порядке работы и проверки правильности функционирования программно-технических средств, о правилах технической эксплуатации и информационной безопасности, о действиях при авариях и сбоях; § требования к составу и квалификации персонала, порядку проверки его знаний и допуска к работе.

ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ § Методической основой в области документационного обеспечения управления, на которой должна базироваться разработка моделей процессов, перечня автоматизируемых функций, форм выходных данных СЭД должны являться: § инструкция по делопроизводству, применяемая в организации; § административные регламенты организации; § перечни документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов; § Порядок применения электронной цифровой подписи; § инструкция о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.

ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ, ВОЗНИКАЮЩИЕ В ХОДЕ СОЗДАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ § Недостатки и пробелы в нормативной базе. § Отсутствие унификации и стандартизации в области электронного документооборота. § Слабая материально-техническая база. § Недостаточный уровень подготовки сотрудников и квалификации эксплуатационного персонала. § Частичная автоматизация и отсутствие интеграции информационных систем в целом. § Бюджетные ограничения финансирования работ по созданию информационных систем.

КРИТЕРИИ ВЫБОРА РЕШЕНИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СЭД в области делопроизводства § Требования к решению: § Бесшовная интеграция с продуктами MS Office, Open. Office и другими офисными приложениями. § Взаимодействие с системами электронной почты и факсимильной связи. § Возможность одновременной работы с бумажными и электронными документами. § Макетируемые формы регистрации документов. § Встроенные средства ведения нормативно-справочной информации. § Разделение прав доступа к полям регистрационных и контрольных карточек в зависимости от полномочий пользователей и статуса документа в его жизненном цикле.

КРИТЕРИИ ВЫБОРА РЕШЕНИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СЭД в области управления деловыми процессами обработки и исполнения документов § Требования к решению: § Средства проектирования моделей административных регламентов процессов обработки документов. § Оповещения о необходимости выполнения работ над документами и о состоянии процессов. § Мониторинг и диспетчеризация процессов обработки документов. § Версионный контроль. § Возможность одновременной работы с бумажными и электронными документами § «Электронное визирование» документов с использованием ЭЦП. § Оптимизация моделей процесса «на ходу» . § Интеграция со средствами электронной почты для организации исполнения поручений и решений по документам.

КРИТЕРИИ ВЫБОРА РЕШЕНИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ СЭД в части управления архивами § Требования к решению § § § § Иерархическая динамическая классификация документов. Хранение документов различных типов и форматов. Поддержка механизма «Check-In/Check-Out» . Средства экспертизы ЭЦП. Выборочное индексирование. Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов с учетом национальной морфологии языков. Производительные программно-аппаратные средства создания ретроспективных электронных архивов. Гарантированное долговременное хранение документов.

ИНФОРМАЦИЯ О ГК § § § Один из крупнейших технологических холдингов России, оказывает весь спектр комплексных ИТ-решений и услуг для основных секторов российской экономики, а также инжиниринговые услуги для энергетической и транспортной отраслей. Компания работает на рынке с 1990 года, владея широким спектром как отраслевой, так и продуктовой экспертизы. Имеет богатый опыт реализации проектов для государственных органов и более чем 1500 ведущих предприятий России и СНГ, а также зарубежных проектов в Анголе, Аргентине, Вьетнаме, Кубе, Перу. Качество услуг холдинга подтверждено уникальным пакетом лицензий и сертификатов, в том числе на работу с государственной тайной и на соответствие международному стандарту системы менеджмента качества ISO 9001 -2000, – всего около 40 лицензий и сертификатов. Более 2000 профессионалов. Холдинг работает на территории всей России, имея сеть филиалов в более чем 60 городах страны.