Мероприятие под ключ подводные камни организации Виктория Сарычева

Мероприятие под ключ: подводные камни организации Виктория Сарычева, бизнес-тренер

Организация события или ивент-менеджмент это комплекс мероприятий, осуществляемых для создания массовых и корпоративных событий. При этом первые призваны оказывать мощную поддержку рекламным компаниям, а вторые направляются на укрепление духа внутри корпораций. Event-менеджмент известен и под другим названием – «событийный» . Его основная задача заключается в организации из обычного мероприятия масштабного события, которое будут еще долго помнить и по его окончании.

С чего начинается организация мероприятия?

Этап предподготовки или начальной подготовки Определяем идею и концепцию мероприятия; Выбираем целевую аудиторию для данного мероприятия; Просчитываем приблизительный бюджет мероприятия (если нет изначально прописанной суммы); Формируем базовую команду организаторов (хотя бы у себя в голове); Устанавливаем дату и приблизительное время мероприятия; Определяем место проведения; Изучаем нормативную базу и получаем необходимые разрешения; Составляем подробную смету мероприятия с обоснованием расходов; Ищем источники финансирования; Распределяем полномочия между членами команды; Договариваемся с подрядчиками, заключаем договоры;

Определение идеи и концепции мероприятия. Критерии: Актуальность и своевременность мероприятия; Оригинальность и новизна (идеи, формата, реализации); Ценностное наполнение мероприятия (Миссия. Почему это важно мне? Почему это важно людям? ); Цель, задачи, планируемые результаты В ЦИФРАХ; Подробное описание идеи и концепции – проект; Критическое осмысление проекта, обсуждение; Доработка;

Определение целевой аудитории мероприятия

Подготовка бюджета мероприятия. Основные блоки. Аренда помещения (места); Логистика и транспортные расходы; Материально-техническое обеспечение мероприятия; Содержание мероприятия; Реклама и продвижение; Оплата работы сотрудников; Прочие расходы; Итоговая цифра – бюджет; Ожидаемый доход от мероприятия (если планируется); «Точка безубыточности» мероприятия; Список возможных инвесторов.

Кто со мной? Формируем базовую команду. Количество организаторов должно быть равно количеству ключевых блоков мероприятия и составлять от 4 до 8 человек для крупных мероприятий и до 4 человек для средних и мелких мероприятий; Для комфортного и результативного взаимодействия внутри команды за каждым человеком закрепляют определённый блок ответственности по его способностям, а не по личным предпочтениям; Помимо обязанностей не забываем распределять права, полномочия и поощрения

Персональный состав базовой команды Руководитель (распределяет полномочия, следит за исполнением и общим настроем команды); Секретарь (отвечает за документооборот, своевременность и возможно финансы); Исполнители (реализаторы, аналитики, «бойцы невидимого фронта» ); Вдохновитель, генератор идей ( «Душа компании» , ответственный за продвижение и рекламу). Роли могут называться по-разному и иметь разное содержание. Главное правило – состав команды должен уметь работать автономно и полностью обеспечить реализацию мероприятия.

Установка даты, времени и места мероприятия Выбираем удобную и реальную дату проведения мероприятия; Проверяем наличие других мероприятий для выбранной целевой аудитории на эту дату или в ближайшее время; Устанавливаем соответствие цели нашего мероприятия с другими событиями, происходящими в социуме; Определяем максимально удобное время и место для УЧАСТНИКОВ мероприятия; Выбираем место согласно целям, концепции и аудитории мероприятия; Согласовываем дату/время/место с Подрядчиками (аренда, разрешения и прочие документы).

Получение документов и прочие разрешения Зависит от места, времени, наличия финансирования, заказчика и прочих данных. Требуется в редких случаях работы с государственными структурами либо в «неформатных» мероприятиях, которые могут повлиять на быт других людей.

Смета и источники финансирования мероприятия Если есть заказчик – нет проблем. Ну или практически нет. Составляем подробную смету мероприятия с обоснованием (почему нужно именно столько, а не меньше? ) Информацию для составления сметы собирает вся команда! Это важно! Определяем способы получения дохода от мероприятия (если нужно); Ищем источники инвестиций (реклама, краудфандинг, продажа, Спонсирование и т. д. )

Устанавливаем полномочия команды и работаем с подрядчиками Не всегда для организации мероприятия требуется большая команда. Иногда проще и правильнее доверить многие процессы профессионалам – подрядчикам – организациям или людям, уже зарекомендовавшим себя в нужной Вам сфере; Для социальных мероприятий действует обратное правило. Чем больше оргкоманда, тем выше результативность мероприятия и меньше затраты на него; Самый тупой карандаш лучше самой острой памяти. Старайтесь максимально записывать договорённости и по возможности работать с договорами; Формируйте чёткие задачи. Не умеете это делать сами – назначьте в команде человека, ответственного за них.

Ура! Мы закончили предподготовку! Теперь можно приступать к подготовке!!!

Если этап предподготовки проведён правильно, то подготовка будет простой Составлен план подготовки к мероприятию с конкретными сроками и обозначением ответственных лиц; Каждый из членов команды занимается своим блоком работы; Как минимум раз в неделю вы собираетесь всей командой, чтобы обсудить, что сделано и что еще предстоит сделать; В рабочем режиме решаются вопросы по логистике, материальнотехническому обеспечению и содержанию мероприятия. Идут корректировки; За неделю/день до мероприятия вся оргкоманда приводится в состояние «готовность № 1» ; все знают, чем будут заниматься в день Х, составлен сценарий и план с прописанными ответственными; Спать накануне мероприятия – непозволительная роскошь для организатора

День Х. Проводим мероприятие. Каждый член оргкоманды находится на своём месте. Если кому-то требуется помощь, находим возможность заменить/подменить/помочь. Именно для этого и нужна команда. Свой блок не должен страдать от помощи другим членам команды; В день мероприятия ВСЕГДА есть проблемы. Для их решения важно иметь 1) моральные силы и 2) финансы из заранее запланированной в смете строчки «резерв» ; На случай плохой погоды/неявки людей/срыва любого из блоков/падения метеорита наготове должен быть заранее продуманный «план Б» ; Мероприятие – это стресс для организаторов. Но люди, приходящие на Ваше мероприятие, не должны от этого страдать. Ваш отдых начнётся не ранее чем через 12 часов после окончания мероприятия. Но и тут нельзя расслабляться, потому что впереди постпромоушн.

Постпромоушн мероприятия. Что это и зачем он нужен? Эмоциональный «заряд» от мероприятия длится недолго. Чтобы пролонгировать этот эффект и оповестить большее количество людей о мероприятии, проводят постпромоушн; Цель постпромоушна – создать чувство потери у тех, кого не было не мероприятии, чтобы следующее мероприятие они посетили обязательно; В течение 24 часов после окончания мероприятия должны быть подведены итоги для команды, для заказчиков, инвесторов и для партнёров. Поблагодарите их они тоже от вас устали; «Разбор полётов» проводится через двое-трое суток после мероприятия. Весь негатив высказывается максимально конструктивно в разделе «учтём в следующий раз» , всё записывается. Если нужно, сдаём отчёты по документам, готовим акты выполненных работ и т. д.