Менеджмент Модуль 2 Загальні функції менеджменту Тема 6

Менеджмент Модуль 2: Загальні функції менеджменту Тема 6. Планування як загальна функція менеджменту

Тема 6. Планування як загальна функція менеджменту (1/2) l l l l Сутність і зміст планування як функції менеджменту Види планування та їхній взаємозв'язок Основні елементи системи планування Етапи процесу планування Політика, правила, процедури Класифікація цілей організації Процес постановки цілей 2

Сутність і зміст планування як функції менеджменту l Процес менеджменту складається з чотирьох загальних функцій: l планування, організація, мотивації та контроль l Перша функція – планування l Планування – визначення цілей та шляхів їх досягнення 3

Сутність і зміст планування як функції менеджменту l Планування може бути схарактеризовано як процес: l l 4 розробки основних напрямів діяльності та розвитку організації, визначення потреб в ресурсах, необхідних для реалізації цих напрямів, відбір методів та засобів реалізації запланованих заходів Основа системи планування – концепція цільового підходу l управління розглядається як система, орієнтована на досягнення визначених цілей

Сутність і зміст планування як функції менеджменту l В процесі планування існують три основних питання: 1. Де ми знаходимось? § передплановий аналіз 2. Куди ми хочемо рухатись? § визначення цілей 3. Як ми будемо це робити? § створення плану дій 5

Сутність і зміст планування як функції менеджменту Позитивна роль планування в організації полягає в тому, що воно: l l l забезпечує узгодженість дій персоналу і підрозділів знижує вплив невизначеності визначає альтернативні дії і найбільш раціональну альтернативу зосереджує увагу на пріоритетних напрямках встановлює показники для контролю і оцінки результатів діяльності 6

Сутність і зміст планування як функції менеджменту Існують такі підфункції планування: l передбачення l l моделювання l l розробка і аналіз альтернатив програмування l l прогнозування, розробка сценаріїв розробка планів дій Результати планування проявляються у l l планах та планових показниках 7

Сутність і зміст планування як функції менеджменту 8 l Прогнозування – це науково обґрунтоване судження про можливий стан об’єкту управління, а також про альтернативні шляхи, методах та строках досягнення того чи іншого його стану l Прогнозування пов’язане з аналізом стану та оцінкою перспектив організації в економічній, науково-технічній та інших галузях і готує інформацію для моделювання та програмування

Види планування та їхній взаємозв'язок 9 За своїм призначенням плани поділяються Стратегічні l Тактичні Поточні Форми планів: l l l Традиційний план Проект Бізнес-план Програма Бюджет Політика (основні напрямки і правила) Оперативні

Види планування та їхній взаємозв'язок 10 l Традиційний план – заздалегідь визначений порядок, послідовність здійснення накресленої на конкретний період діяльності з зазначенням її мети, змісту, обсягу, методів, засобів, послідовності і строків виконання l Проект – унікальний набір скоординованих робіт заданого змісту з визначеними датами початку та закінчення, обмеженнями щодо вартості та терміну реалізації, що спрямовані на досягнення запланованих цілей за характеристиками: тривалості, вартості та задоволення учасників l Програма – сукупність проектів, що об'єднані єдиною метою

Види планування та їхній взаємозв'язок 11 l Бізнес-план – це письмовий документ, в якому викладено сутність підприємницької ідеї, шляхи й засоби її реалізації та охарактеризовано ринкові, виробничі, організаційні та фінансові аспекти майбутнього бізнесу, а також особливості управління ним l У бізнес-плані: l формулюються перспективи та поточні цілі реалізації ідеї l оцінюються сильні й слабкі сторони бізнесу l наводяться результати аналізу ринку та його особливостей l викладаються подробиці функціонування підприємства за цих умов l визначаються обсяги фінансових і матеріальних ресурсів для реалізації проекту

Види планування та їхній взаємозв'язок 12 l l l Бізнес-план Більшість підприємців опрацьовують бізнес-плани для залучення інвесторів до фінансування свого проекту Структура бізнес-плану (приклад): 1. Титульний аркуш 2. Зміст бізнес-плану 3. Резюме 4. Галузь, фірма та її продукція (послуги) 5. Дослідження ринку 6. Маркетинг-план 7. Виробничий план 8. Організаційний план 9. Оцінка ризиків 10. Фінансовий план 11. Додатки

Види планування та їхній взаємозв'язок 13 l Бюджет – план формування та використання фінансових ресурсів для забезпечення завдань і функцій, які здійснюються організацією l Політика (основні напрямки і правила) – визначена частина, програма або напрямок такої діяльності, сукупність засобів (інструментів) та методів (технік) для реалізації певних інтересів задля досягнення визначених (суб'єктом політичного процесу) цілей в певному соціальному середовищі

Стратегічне планування 14 l Стратегічне планування – процес творчої аналітикосинтетичної діяльності, в результаті якої здійснюється координація та збалансування поставлених цілей, нових зовнішніх можливостей, внутрішнього потенціалу організації, а результатом є сформована стратегія розвитку організації l Три ключових питання стратегічного планування: l Хто і що ми є сьогодні, що ми робимо й чому? l Ким ми хочемо стати у майбутньому, що думаємо робити і чому? l Як ми прагнемо досягти майбутнього бачення?

Стратегічне планування 15 l Стратегічне планування зосереджене на проблемах майбутнього, на забезпеченні довгострокового виживання організації у ринковому конкурентному середовищі l Суть його полягає у вирізненні критично важливого в усьому комплексі змін, бажаного і можливого становища організацій у майбутньому

Стратегічне планування 16 l Стратегічне управління – особливий вид управління організацією, що зорієнтовує її діяльність на встановлення постійного зв’язку із зовнішнім оточенням на внесення своєчасних змін для зміцнення спроможності ефективно виконувати місію у довгостроковій перспективі l Стратегічне планування відіграє провідну роль у стратегічному управлінні, що включає і функції стратегічної організації, стратегічної мотивації і стратегічного контролю

Стратегічне планування Порівняння стратегічного і поточного управління Стратегічне управління 17 Поточне управління • Орієнтоване на розвиток • Орієнтоване на підтримку існуючого стану • Сконцентроване на виявленні нових можливостей • Акцент робиться на ефективному використанні існуючих можливостей • Орієнтоване на середовище в цілому. • Має широкий аспект бачення, що виходить за • Орієнтоване, передусім, на організацію, вдосконалення її внутрішнього середовища межі організації та досліджує зовнішнє середовище • Суцільне та інтегруюче • Локальне, сконцентроване на окремих завданнях, має розподільний характер, визначає завдання для конкретних підрозділів • Орієнтоване на широкий спектр соціальнополітичних інтересів в організації та поза нею • Діє в межах окремих напрямків, діяльності, спеціалізованих завдань і професійних інтересів • Перманентне з певним аспектом планування, • Безперервне здійснюється циклами • Відбувається в умовах підвищеної невизначеності • Вивчає конкретику поточних справ. Невизначеність незначна • Постановником завдань та носієм головних ідей є вище керівництво організації • Реалізується менеджерами середньої та нижньої ланок

Етапи процесу планування 18 l l Доведення цілей до кожного рівня управління та їх комплексна оцінка потребують побудови дерева цілей Дерево цілей – логіко-графічний спосіб структуризація цілей на підцілі та задачі Ціль 1. 1 l Ціль 1. 2 Ціль 1. 1. 1. 2 Ціль 1. 2. 1. 1 Побудова дерева цілей вважається першим (підготовчим) етапом планування

Етапи процесу планування 19 l Другий етап планування – постановка завдання l Процес постановки завдання – формулювання у письмовій, усній або іншій формі очікуваних результатів діяльності конкретних структурних підрозділів або окремих співробітників організації l Третій етап планування – складання плану (або плану-графіку) виконання завдання l Переважає планування поточної роботи, етапи якої повторюються щодня, щотижня або щомісяця l Застосування календарного графіку дозволяє регламентувати, відслідковувати та контролювати усі ці види діяльності

Місія – ціль – задача / завдання 20 l l l Місія – це головна мета існування та глобальна причина, що спонукає займатися саме цим видом діяльності Ціль – бажаний стан організації у майбутньому чи результат, якого вона прагне Задачі – роботи, які треба виконати для досягнення цілей певного рівня l Існують три категорії задач: l робота з людьми l робота з предметами і знаряддями праці l робота з інформацією

Місія – ціль – задача / завдання l Цілі стають інструментом управління, коли вони: l визначені чи сформульовані l відомі робітникам l прийняті робітниками до здійснення l SMART-goals (англ. – «розумні цілі» ) l Підхід, що визначає вимоги до коректно сформульованих цілей § § § конкретність (specific) вимірюваність (measurable) узгодженість (agreed-upon) досяжність (realistic) визначеність у часі (timed) 21

Місія – ціль – задача / завдання 22 l Цілі та пріоритети не є постійними величинами l Вони час від часу переглядаються у зв'язку зі зміною внутрішніх і зовнішніх умов, при досягненні цілей або внаслідок визнання їхньої помилковості l Здійснення перегляду цілей проводиться за допомогою докладного переліку питань, відповіді на які можуть надати необхідні матеріали для глибокого аналізу положення справ в організації

Місія – ціль – задача / завдання 23 Зв’язок між цілями та рівнями управління

Концепція управління за цілями 24 l Управління за цілями (англ. Management by Objectives) це систематичний та організований підхід, що дозволяє професійним управлінцям сфокусуватися на досягненні цілей і домагатися при цьому найкращого результату за допомогою доступних ресурсів

Концепція управління за цілями 25 l Пітер Друкер відомий тим, що першим опублікував концепцію управління за цілями як метод підвищення ефективності організації: l l кожний керівник від найвищого до самого нижчого рівня повинен мати чіткі цілі, що підтримують цілі керівників вищого рівня цей процес допоможе кожному керівникові одержати чітке подання про те, що очікує від нього організація, про цілях організації та мети його начальника

Концепція управління за цілями 26 l «Система управління на основі цілей повинна забезпечувати концентрацію зусиль» Энді Гроув, один з засновників Intel «Людина року -1997» l Щоб перетворити мету на успішні справи, керівникам необхідно опанувати такі п’ять базових процесів: l l l постановка цілей організація робочих груп мотивування та обговорення вимірювання цілей розвиток співробітництва

Концепція управління за цілями 27 l Цілей на кожному управлінському рівні не повинно бути багато l Оптимальним вважається кількість 3– 5 основних цілей l На даній базі формується система індивідуальних цілей окремих працівників або групових цілей колективу, що знаходить висвітлення в спеціальному документі, декларації, де всі орієнтири ранжуються за пріоритетністю та групуються по спрямованості

Концепція управління за цілями 28 l l Управління як цілісна система управління орієнтується на досягнення всієї сукупності цілей і завдань, що стоять перед суспільством Тому кожний керівник, від вищого до найнижчого рівня, повинен мати чіткі цілі в рамках покладених на нього обов'язків Відповідну цільову орієнтацію роботи у рамках своїх повноважень кожен керівник повинен забезпечувати в плині планового періоду часу Мету та завдання не тільки доводять до кожного підлеглого, але й погоджуються шляхом попереднього обговорення з керівниками всіх рівнів, щоб направляти зусилля, ресурси та енергію на їхнє досягнення

Концепція управління за цілями 29 l Достоїнства Management by Objectives: l l l підвищення ефективності роботи за рахунок того, що кожний керівник має чітке подання як про своїх цілях, так і про цілях організації в цілому можливість просування до кінцевого результату малими кроками, тому що планами встановлюються тимчасові рамки чітко сформульований конкретний кінцевий результат поліпшення взаємин між керівниками та підлеглими удосконалення системи контролю та оцінювання роботи кожного члена організації (відповідно до досягнутих результатів)

Концепція управління за цілями 30 l Обмеження Management by Objectives: l не приносить успіху на погано організованому та погано керованому підприємстві, де прийнято за правило «спускати» цілі зверху, не залучаючи до їхніх постановок і узгодження керівників іншого рівня, коли відсутня особиста мотивація та необхідна для управління інформація l важко застосовується, якщо відсутній зворотній зв'язок із наслідками управлінських дій

Резюме … 31 l Планування – найперша функція управління l Вона передує решті управлінських функцій і визначає їх природу l Планування залежить від ефективного аналізу зовнішнього середовища, об’єктивної оцінки власних позицій, вимагаючи спільних зусиль і участі всіх складових організації l Планування передбачає вибір мети, розробку шляху по її досягненню та просування цим шляхом