Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 1 ЛЕКЦИЯ 14 КОНТРОЛЬ В

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 1 ЛЕКЦИЯ 14 КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ 14.1. Сущность контроля 14.2. Виды контроля 14.3. Процесс контроля 14.4. Требования, предъявляемые к контролю

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 2 14.1. СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ Контроль как вид управленческой деятель-ности объективно необходим для системы управления и является её неотъемлемой частью. В процессе управления контроль завершает весь процесс, начатый выработкой и постанов-кой цели, дает начало новым управленческим действиям. Эффективный контроль предпола-гает постоянное взаимодействие со всеми другими функциями управления.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 3 Сущность контроля вид управленческой деятельности (функция управления) проверка исполнения принятых решений или обязанностей, которые возложены на должностное лицо или организацию неотъемлемая часть системы управления проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления сопоставление фактического состояния функционирования системы с заданными целями и критериями процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей Определения, характеризующие сущность контроля

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 4 Контроль призван давать информацию о положении дел в организации в целом или на отдельном участке. Контроль имеет двоякое значение. С одной стороны, он нацелен на своевременное выявление всех факторов, препятствующих достижению целей организации. С другой стороны, он нацелен на оценку добросовестности исполнителей.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 5 Контроль уменьшает неопределенность, характерную для из- менчивой внешней среды организации Контроль выявляет позитивные тенденции и поддерживает сильные стороны организации Контроль помо- гает вовремя обнаружить и исправить свои ошибки Контроль пре- дупреждает о возникновении кризисных ситуаций Необходимость контроля Необходимость контроля в организации

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 6 14.2. ВИДЫ КОНТРОЛЯ Внутрихозяйственный контроль приемочный маркетинговый заработной платы контроль поставок производственный операционный за исполнением трудовой и технологической дисциплины Существуют разнообразные виды контроля. Различают внутренний (внутрихозяйственный) контроль и внешний. Виды внутрихозяйственного контроля в организации

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 7 Внешний контроль банковский бюджетный валютный налоговый государственный за сертификацией продукции экологический таможенный экспортный Виды внешнего контроля организации

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 8 текущий заключительный или итоговый предварительный разновидности контроля По времени осуществления и назначению можно выделить три разновидности контроля. Разновидности контроля в организации

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 9 Предварительный контроль предшествует активной деятельности организации. Его задача – проверить готовность организации к началу работы, в том числе введены ли в практику определенные правила, процедуры и линии поведения, предназначенные для выполнения планов. Предварительный контроль осуществляется по трем направлениям.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 10 Первое направление предварительного контроля – проверка учредительных документов и управленческих решений. При этом необходимо выяснить: - соответствуют ли они по форме и содержанию установленным требованиям; - утверждены ли надлежащим образом; - разъяснены ли всем причастным к ним лицам. Кроме того на данном этапе важно установить, насколько четко составлены должностные инст- рукции, сформулированы и доведены до подчи- ненных цели организации и т.п.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 11 Второе направление предварительного контроля –оценка персонала. При этом проверяются деловые и професси- ональные знания и навыки кадров, их соответ- ствие установленным требованиям. Во многих организациях предварительный кон- троль персонала продолжается и после приема на работу, в ходе дополнительного обучения.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 12 Третье направление предварительного контроля – состояние материальных и финансовых ресурсов организации. Очевидно, что сделать качественную продук- цию из плохого сырья или материалов невоз- можно. Поэтому необходимо установить стан- дарты минимально допустимых уровней их качества и не допускать отклонений ниже допустимых пределов.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 13 Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Он проводится с целью выявления отклонений от заданных режимов функционирования. Его объектом чаще всего выступают подчиненные сотрудники, деятельность организации. Обычно текущий контроль ведется по промежуточным целям, с тем, чтобы можно было успеть скорректировать дальнейшую деятельность.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 14 Заключительный или итоговый контроль проводится после того, как работа выполнена. Его задача - сопоставление реально достигнутых результатов с имеющимися нормативами или заданными параметрами. В процессе этого контроля выявляется, находятся ли отклонения в пределах допустимого. Вторая задача заключительного контроля состоит в том, чтобы точнее увязать мотивационные вознаграждения с достижением определенных результатов.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 15 14.3 ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ 1. Выработка стандартов или критериев оценки 2. Сопоставление реальных результатов со стандартами Этапы контроля 3. Принятие необходимых корректирующих действий Этапы в процедуре контроля в организации

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 16 На первом этапе необходимо установить стандарты или конкретные цели. Для этого, исходя из целей и стратегий организации необходимо разработать конкретные показатели результативности. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей. В качестве такого показателя может быть размер прибыли, доля фирмы на рынке, объем продаж и т.п.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 17 Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. Менеджеру предстоит определить: 1) насколько достигнутые результаты соответствуют целям ; 2) выяснить причины отклонений и дать им оценку, с тем чтобы в дальнейшем принять конкретные меры и изменить ситуацию.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 18 ничего не предпринимать пересмотреть стандарт устранить отклонение Варианты действий На третьем этапе процесса контроля предстоит принять решение: необходимо ли действовать, предпринимать какие – то шаги. Варианты действий менеджера по результатам контроля

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 19 Если отклонения от стандартов вызывают у менеджера необходимость действовать, то важно принять меры по устранению причин этих отклонений. Например, изменить орга-низационные структуры, сократить или заменить персонал, внедрить в производство новые виды продукции, пересмотреть стан-дарты, планы, мотивацию работников и т.п. Контроль оказывает сильное влияние на поведение людей в организации. Его главная цель состоит в том, чтобы побудить их избегать ошибок, недобросо-вестного отношения к работе, обмана и т.п.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 20 Сам факт измерения результативности влияет на поведение людей. Сотрудники всячески подчеркивают работу в тех областях, где проводятся измерения (контроль), и пренебрегают той, где подобного контроля не производится. Такой тип поведения называется ориентированным на контроль. Учитывая особенности поведения работников, менеджер должен так организовать систему контроля, чтобы исключить «показное» отношение к работе.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 21 Для повышения эффективности контроля необходимо: 2) практиковать двухстороннее общение сотрудников и контролеров, с тем чтобы при возникновении у подчиненных каких–либо проблем с системой контроля они могли открыто обсудить их; 1) устанавливать осмысленные и позитивно воспри- нимаемые сотрудниками стандарты (критерии);

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 22 4) устанавливать жесткие, но достижимые стандарты (четкий и ясный стандарт часто создает мотивацию уже тем, что точно говорит работникам, чего ждет от них организация); 5) вознаграждать за достижение стандарта, (установленной результативности). 3) избегать чрезмерного контроля, т.е. не перегружать подчиненных многочисленными формами контроля, иначе контроль будет поглощать все их внимание и отвлекать от результативной работы;

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 23 14.4. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К КОНТРОЛЮ Контроль в организации проводится для успешного решения поставленных задач, для достижения результатов. Для того, чтобы контроль выполнял свое предназначение он должен отвечать определенным требованиям.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 24 экономичным (выгода от контроля должна превышать затраты на его проведение) простым, соответствующим тем целям, для которых он предназначен гибким, позволяющим приспосаб- ливаться к происходящим изменениям своевременным, организованным в то время, когда это необ- ходимо в интересах дела объективным (недопустимо исполь- зовать контроль для выяснения отношений между работниками) ориентированным на результаты, то есть на решение главных задач, стоящих перед организацией контроль должен быть Требования, предъявляемые к контролю

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 25 КРАТКИЕ ВЫВОДЫ 1. Контроль – это вид управленческой деятельности. Это неотъемлемая часть процесса управления. Он не только завершает весь процесс, но и дает начало новым управленческим действиям. 2. Контроль позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации на достижение целей. 3. Контроль осуществляется в виде предваритель-ного, текущего и заключительного или итогового. Каждый из них имеет свои особенности и целевую направленность.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 26 4. В процедуре контроля выделяется три четко выраженных этапа: 1) выработка стандартов или критериев; 2) сопоставление сними реальных результатов; 3) принятие необходимых корректирующих действий. 5. Контроль оказывает сильное воздействие на поведение людей в организации. Его главная цель состоит в том, чтобы побудить их к эффективной работе, к соблюдению установленных стандартов, правил, процедур и т.п.

Менеджмент ЛЕКЦИЯ 14 27 ЛИТЕРАТУРА 1. Цыпкин Ю.А.и др. Менеджмент: Учеб.пособие для вузов. / Под ред. проф. Цыпкина Ю.А. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001 – 439 с. 2. Переверзев М.П. и др. Менеджмент: Учебник. Под общ. ред. проф. М.П. Переверзева. – М.: ИНФРА – М, 2002 – 288 с.