Mata kuliah J 0754 — Pengelolaan Organisasi

Mata kuliah : J 0754 - Pengelolaan Organisasi Entrepreneurial Dosen Pembuat : D 3122 - Rudy Aryanto Tahun : 2009 Kewirausahaan dan Organisasi Chapter 3

WIRAUSAHAWAN DAN MANAJER Secara umum, posisi kewirausahaan melibatkan resiko yang dipertaruhkan seseorang demi kemajuan perusahaan. Wirausahawan bersedia mengorbankan keamanan finansial, baik bagi dirinya pribadi maupun orang lain, untuk memulai sebuah usaha. Sebaliknya, seorang manajer lebih termotivasi oleh tujuan-tujuan serta reward yang ditetapkan secara eksternal, kurang toleran terhadap resiko serta ambiguitas dibandingkan dengan seorang wirausahawan. Manajer lebih memilih posisi serta gaji yang relatif aman ketimbang ketidakpastian yang ditimbulkan sebagai hasil dari mendirikan usaha baru, yang dapat mengabaikan kerugian finansial. 3

Peran wirausahawan dan manajer mensyaratkan adanya ketrampilan personal yang berbeda. Kita biasanya berfikir bahwa wirausahawan memiliki keterampilan dalam intuisi (menggambarkan peluang) dan emosi. Di sisi lain, manajer lebih menggunakan pendekatan rasional serta ketrampilan yang berorientasi kepada detail (detail-oriented skills). Lingkungan yang berbeda mensyaratkan keterampilan yang berbeda. Organisasi yang birokratis kemungkinan tidak akan mentoleransi inovasi ataupun perilaku yang tidak biasa, sementara organisasi dengan struktur yang longgar serta partisipatif, seperti yang baru didirikan oleh seorang wirausahawan, sangat tidak menyukai kekakuan, baik dalam hal perilaku, struktur, maupun sistem manajemen. Seorang wirausahawan yang baru saja merintis usahanya harus menggunakan keterampilan manajerial untuk mengimplementasikan visi mereka. Manajer harus memanfaatkan keterampilan kewirausahaan mereka guna mengelola perubahan dan berinovasi. 4

5

Kewirausahaan, Kreativitas, dan Organisasi Kewirausahaan dan kreativitas acapkali dilihat sebagai dua hal yang saling berkaitan. Menurut Kao, kewirausahaan dan kreativitas berasal dari hubungan timbal balik antara tiga elemen, yaitu karyawan (The Person), tugas (The Task), dan konteks organisasi (The Organizational Context), yang ditujukan oleh gambar berikut: The Person The Environment The Task The Organization Hubungan 3 Elemen Pembentukan Kewirausahaan & Kreativitas

Elemen pertama, karyawan, telah jelas dengan sendirinya. Ide-ide baru tentu saja tidak akan muncul dan diimplementasikan oleh organisasi atau teknologi, namun oleh usaha dan kerja keras dari orang-orang yang memiliki dedikasi yang tinggi di dalam organisasi tersebut. Oleh karena itulah sangat penting untuk memahami kepribadian, motivasi, keterampilan, tingkat pemahaman, serta preferensi psikologis seseorang. Tugas (Task) mengacu pada hal-hal yang dikerjakan oleh kelompok yang ada dalam organisasi. Tugas-tugas yang diberikan boleh jadi didasarkan pada kepribadian atau visi yang dimiliki seseorang. Apa saja tugas-tugas yang mesti dikerjakan ditentukan oleh strategi organisasi, serta dipengaruhi pula oleh lingkungan eksternal seperti perkembangan pasar. Bagi seorang wirausahawan, tugas-tugas yangrelevan mencakup pencarian ide-ide serta pandangan-pandangan baru tersebut menjadi sesuatau yang nyata (tugas-tugas manajerial/operasional). 7

Sedangkan konteks organisasi adalah setting dimana pekerjaan kratif dan kewirausahaan berlangsung. Isu-isu yang berkaitan dengan masalah konteks organisasi ini mencakup struktur dan sistem organisasi, definisi peran-peran pekerjaan, serta budaya yang memberikan pengaruh yang signifikan bagi lingkungan kreatif serta kewirausahaan. Faktor-faktor diatas dapat membatasi ataupun memfasilitasi kreativitas dan kewirausahaan. Elemen-elemen diatas (karyawan, tugas-tugas, dan konteks organisasi berada dalam sebuah lingkungan (environment), yaitu dunia yang berada di luar organisasi. Lingkungan ini memiliki peran yang signifikan karena merupakan sumber bagi tersedianya modal, karyawan, informasi, keahlian, serta berbagai layanan profesional. Faktor lingkungan ini juga dapat memfasilitasi ataupun menghalangi usaha kreatif dan kewirausahaan. Lingkungan juga menggambarkan situasi persaingan, yang dapat terdiri dari faktor-faktor seperti persaingan, regulasi pemerintah, serta perkembangan teknologi. 8

Secara umum, bentuk organisasi mengasumsikan bahwa tugas-tugas yang dijalankan ditentukan oleh serta bergantung pada baik strategi maupun lingkungan. Strategi memberikan bentuk bagi tugas-tugas dengan menetapkan tujuan dan sasaran organisasi. Pengaruh lingkungan terhadap tugas-tugas yang dijalankan berasal dari ketersediaan relatif sumber daya serta pengaruh terhadap lingkungan operasional. Kelangsungan hidup sebuah organisasi ditentukan oleh kesesuaian antara lingkungan yang dihadapi dengan strategi yang ditetapkannya. Organisasi harus mampu memecahkan beberapa tantangan mendasar : 1) Organisasi harus mampu menghadapi tantangan secara efektif. Organisasi merupakan mekanisme pemrosesan informasi yang tugas utamanya mencakup perolehan informasi, penyebaran informasi tersebut dalam organisasi, serta memanfaatkan informasi tersebut guna mengambil keputusan. Proses informasi menentukan kemampuan relatif organisasi untuk berinteraksi secara efektif dengan 9 lingkungannya serta untuk mencapai tujuan yang ditetapkannya.

2) Organisasi harus menyeimbangkan kebutuhan antara diferensiasi seperti yang dikemukakan oleh Lawrence dan Lorsch. Diferensiasi mengacu pada keberagaman dalam sudut pandang kognitif dan emosional dari orang-orang dengan orientasi fungsional yang berbeda. Sedangkan integrasi berarti kemapuan organisasi fungsional yang berbeda. Sedangkan integrasi berarti kemampuan organisasi untuk melakukan kolaborasi yang dibutuhkan antara spesialis fungsional dengan unit organisasi guna menghadapi tantangan lingkungan mencapai integrasi menjadi tujuan yang mengarahkan organisasi kewirausahaan, dimana tugas-tugas yang dilakukan sangat beragam, saling bergantung satu sama lain, dan penting. 10

Semakin beragam serta semakin tinggi tingkat ketergantungan tugas yang ada, semakin besar potensi untuk terjadinya overload informasi dan pekerjaan dan semakin tinggi pula potensi terjadinya konflik dalam organisasi. Hal ini mensyaratkan strategi yang berbeda. Diferensiasi juga mempengaruhi kemampuan organisasi dalam merespon perubahan. Spesialisasi dapat mengurangi fleksibilitas baik pada tingkat individu maupun pada tingkat unit operasi. Perubahan yang terjadi dalam lingkungan, strategi, serta ketersediaan sumber daya juga dapat menimbulkan kesulitan dalam mencapai tingkat integrasi yang dipersyaratkan. 11

3) Organisasi harus mampu mencapai tingkat formalitas struktural yang sesuai dengan tingkat ketidakpastian dan ambiguitas yang mengiringi tugas-tugas yang dijalankan. Sebagai contoh, tugas-tugas dalam tingkat yang tinggi tentut memerlukan dikembangkannya struktur formal guna diperolehnya efisiensi operasi. Di sisi lain, ketidakpastian tugas dalam tingkat yang tinggi mensyaratkan tingkat fleksibilitas dan formalitas yang lebih tinggi. Organisasi kewirausahaan memiliki tingkat ketidakpastian serta ambiguitas tertinggi.

Peranan SDM dalam Kewirausahaan Secara tradisional, deskripsi pekerjaan seorang wirausahawan meliputi tanggung jawab seperti pengembangan produk, perencanaan bisnis, dan finansial. Namun dalam menjalankan tanggung jawabnya seorang wirausahawan akan cepat menyadari bahwa pada tahap-tahap awal mulai beroperasinya perusahaan ia menghabiskan banyak waktunya guna berurusan dengan permasalahan seputar Sumber Daya Manusia (SDM). Ia harus mencari dan merekrut orang-orang yang tepat untuk kemudian diintegrasikan ke dalam perusahaan, menyampaikan visi kewirausahaannya, serta memberikan arah, tujuan, serta kebijakan yang tepat. Sang wirausahawan juga harus menetapkan agenda, melakukan negosiasi seputar masalah kompensasi serta menyusun standar reward yang diberikan, memperjelas setiap tugas dan tanggung jawab masing karyawan, mengalokasikan status, memecahkan konflik serta mengelola trade-off interpersonal, disamping juga mengevaluasi serta 13 mengembangkan karyawan.

Pada perusahaan yang baru berada dalam fase awal perkembangannya, teknologi yang dimiliki barangkali masih dalam proses pengembangan, finansial tergantung kepada kinerja, merek yang dihasilkan belum dikenal, keunggulan komparatif yang dimiliki belum terbukti (proven). Karyawan merupakan aset yang paling bernilai. Kesulitan dalam menjalankan agenda sumber daya manusia barangkali berakar dari keterangan yang berlangsung antara ”spirit kewirausahaan” dengan sistem SDM. Organisasi yang berada pada tahap-tahap awal berdirinya biasanya dicirikan oleh informalitas yang dimilikinya, seperti pengalokasian tanggung jawab serta reward yang hanya dilakukan melalui tatap muka. Bagi sebagian wirausahawan, menciptakan sistem SDM sama artinya dengan munculnya birokrasi. Bagaimanapun, membangun perspektif SDM sangat dibutuhkan oleh wirausahawan karena memberikan pendorong krusial yang mempengaruhi perkembangan organisasi dan juga orang-orang di dalamnya. 14

Mengelola ekspektasi juga merupakan isu penting bagi perusahaan yang berada pada tahap awal pendiriannya. asi 1) boleh jadi sangat tergantung pada kreativitas atau bakat teknis dari satu atau beberapa orang tertentu, seperti perusahaan pembuat software yang mengandalkan pakar yang memiliki spesialisasi di bidangnya. Jika mempertahankan serta meningkatkan produktivitas mereka merupakan hal yang sangat penting, maka harus terus diusahakan agar mereka tetap kerasan untuk bekerja di perusahaan, peran mereka perlu dikembangkan, yang dikaitkan dengan evolusi perusahaan. 2) Ekspektasi karyawan yang dibawa ke dalam perusahaan karena adanya persepsi terhadap perusahaan sebagai sukses, kendaraan bagi diperolehnya imbalan finansial secara personal, peluang untuk kemajuan, lingkungan yang atraktif dimana karyawan diperlukan dengan baik. Usaha yang terus menerus untuk menyeimbangkan antara ekspektasi dengan realitas merupakan hal yang penting guna memelihara iklim yang penuh dengan kegairahan dan produktivitas. 15

Menjamin kesesuaian antara karyawan dengan organisasi merupakan hal yang penting bagi keberhasilan kewirausahaan. Variabel-variabel seperti gaya personal, kebutuhan, serta kemampuan untuk mentoleransi ketidakpastian akan sangat mempengaruhi kemampuan seseorang untuk berhasil dalam suatu lingkungan tertentu. Organisasi mutlak perlu untuk memahami budaya serta lingkungan di sekelilingnya serta memelihara citra seputar karakteristik karyawan yang akan sukses dalam budaya serta lingkungan yang ada. 16

Menjamin kesesuaian antara karyawan dengan tugas-tugas yand diembannya merupakan tanggung jawab yang sangat penting yang dimilikinya oleh fungsi SDM. Seiring dengan semakin berkembangnya organisasi, sifat serta kompleksitas dari tugas-tugas yang harus dilaksanakan mengalami perubahan. Membangun keterampilan karyawan melalui pelatihan dan pengembangan memungkinkan mereka untuk mengimbangi kebutuhan perubahan organisasi. Dengan memberikan peluang yang beragam guna mendapatkan pengalaman melalui rotasi pekerjaan, karyawan dapat memperoleh berbagai keterampilan yang sangat dibutuhkan. 17

Making Sense of Ambiguity: Organizational Entrepreneurship

Problem Roots: • Traditional Organizations: – Are Designed to Produce Stable, Predictable Performance by Eliminating Unauthorized Behavior -- and Ambiguity – Use Specialization to Narrow Members’ Focus – Emphasize Control and Managerial Intent, Ignoring Other Cognitive Resources • 100 Years of Bureaucracy. . .

Traditional Consequences: • • • “Thought” and “Attention” Limited to Managers Consistency Sought; Rigidity Found Credibility Gap: Ignored Realities Alienation Reduced Capability in Uncertain Times

Organizational Culture, Norms & Values Operating System Strategy Managerial Systems Structural Elements of Organizations

An Alternative Approach: • • • Organize Instead for Innovation Performance Improvement Organizational Change Organizational Learning Emphasize Shared Cognitions Embrace Ambiguity as Opportunity

Cognitive Elements of Organizations Organizational Culture, Norms & Values Strategy Shared Management Mindful Alertness Operating System Ambiguity Absorption Managerial Systems Structural Elements of Organizations

Multidisciplinary Perspective • • Organization Theory Cognition Information Theory Social Psychology • . . . Against Constant Process & Performance Assessment: Reality Testing

Need for a Cognitive Perspective • Real Organizations are People. . . –. . . With all their Cognitive Pluses and Minuses • What is Central, is What’s Traditionally Dismissed (e. g. , Subjectivity, Creativity, Emotion, Responses Beyond Rationality) • Coordinating Shared Understanding Puts Cognition at the Center

Innovation vs. Traditional Organizations • Novel Methods and technologies • Novel Products • Novel Processes – Multidisciplinary, multifunctional perspective • . . . Yet Doesn’t Fit with Traditional Stability Norms & Procedures

Organizational Change • • Strategic Systemic Structural Cultural Constituent Experimentation. . . None of Which Fits Traditional Organizations

Organizational Learning • • Investigating Knowledge and its Application Details Shared learning Virtual teams, Collaborative Work Culture, Technology & Learning • . . . Which Also Do Not Fit

Responding to Crisis and Ambiguity: • • • Process Redesign on the Fly “Reengineering” to New Facts Quality Improvement & Redefinition Performance Innovations Dynamic Authority, Based on Relevant Expertise Problem Solving Focus on Data

Organizational Entrepreneurship • Shared Management: “We’re All Responsible for Results” – Fed. Ex: Keeping Others Informed – Texas Instruments, 3 M, Intel: Initiating New Ideas, Products & Processes – Blowing the Whistle on Projects – Mature Industry Bootstrapping

Mindful Alertness: • Within a Context, Data Takes Meaning • Alertness to Pattern, Anomalies, Change • Pushing Data Up the Pipe – Lost Wrenches – Rival’s Paper Buy – My “Serendipity Hand” is Out!

Ambiguity Absorption: • • Who Deals with Ambiguity? Who has Data? Information? Context? Organizational Attention Resources Shared Interpretation

What Supports Adaptation? • Technology to Capture, Save, Access, Display & Share Information -- Helping to Make Meaning and Track the Process • Organizational Structures to Identify Where Information is Likely to Reside • Cultural Norms that Value Evidence • Operating Policies Based on Data

The Data-Based Organization: • “Show me the Money!” -- What Real Results? What Real Causes? • “Benign Neglect” -- Places to Experiment • “What Have You Done for me Lately? ” -- Constant Attention, Search for Better • Sharing Information to Drive Empowerment • “Listening Down”

Anomaly Recognition: • Routines Dismiss as Noise, What Entrepreneurial Organizations Embrace as Data – Driving Out “Mindlessness” – Shared Interpretation: The Chase! • “What Does This Mean For Us? ”

Hazards and Limits: • “High Performing Organizations” are Hard: – – – Burn Out Easy to Forget About People’s Lives “The Highest Divorce Rate in Silicon Valley” “The 82 nd Airborne School of Management” Dismissing “Bureaucracy” that Works • Finding a Balance Between Stability and Change

Auto Adaptive System Technical Support System Organizational Flexibility Cultural Openness Sensemaking

Structuring Mechanisms Cognitive Management Methods Constrained Improvisation Organizational Reliability

Structuring Mechanisms Technical Support Infrastructure Cognitive Management Methods Constrained Improvisation Mindful Alertness, Ambiguity I Bounded Entrepreneurship Effective Crisis and Ambiguity Response Organizational Reliability

Further Research • • The Human Cognition Revolution Technical & Information Support Organizational Dynamics Interpretation & Influence Entrepreneurship as a Resource Sensemaking as a Shared Endeavor, a Common Human Task Extreme Events, Near Misses Dynamic Reconfiguration Among and Between Levels (Individual, Group, Organization , System. . . )