MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 1 De 33 Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar de la Ciudad de México Junio 2016

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 2 De 33 CONTENIDO ÍNDICE PÁGINA 1. - Presentación _ _ _ _ _ _ 04 2. - Antecedentes _ _ _ _ _ _ 06 3. - Marco Jurídico-Administrativo _ _ _ _ _ 08 4. - Glosario de Terminos y Abreviaturas _ _ _ _ 11 5. - Objetivo General _ _ _ _ _ 13 6. - Integración _ _ _ _ _ _ 15 7. - Atribuciones del COTECIAD _ _ _ 18 8. - Funciones de los Integrantes del COTECIAD _ _ 21 8. 1. - Del Presidente _ _ _ _ _ 22 8. 2. - Del Secretario Ejecutivo _ _ _ 23 8. 3. - Del Secretario Técnico _ _ _ _ 24 8. 4. - De los Vocales _ __ _ _ _ 25 8. 5. - De los Representantes _ _ _ _ 25 8. 6. - De los Invitados _ _ _ _ 25

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO ÍNDICE 9. - Políticas de Operación _ _ _ _ _ Día Mes Año 21 06 16 Página 3 De 33 PÁGINA 26 9. 1. - De las Sesiones _ _ _ _ _ 27 9. 2. - Del Voto de los Integrantes _ __ _ _ _ _ 28 9. 3. - De los Mecanismos de Suplencia_ _ _ _ _ 28 10. - Del Procedimiento de Actuación _ _ _ 29

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO PRESENTACIÓN Día Mes Año 21 06 16 Página 4 De 33

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día 21 Mes Año 06 16 Página 5 De 33 1. Presentación En apego a lo emitido en la Ley de Archivos del Distrito Federal y a la Circular Uno "Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal” vigente, a la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México, y a la Ley de Protección de Datos Personales del Distrito Federal, con la finalidad de regular el funcionamiento, organización de los Acervos y repositorios documentales, optimizar los procedimientos y recursos archivísticos que componen el Sistema Institucional de Archivos de esta Policía Auxiliar, se implementa como Órgano Técnico Consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad en materia archivística, el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, el cual se encargará de diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico. Para efectos de dar cumplimiento a la normatividad en la materia, se emite el presente Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos para la Policía Auxiliar de la Ciudad de México.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO ANTECEDENTES Día Mes Año 21 06 16 Página 6 De 33

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO 2. Día Mes 21 06 Año 16 Página 7 De 33 Antecedentes La Policía Auxiliar de la Ciudad de México, consciente de la necesidad de contar con Acervos Documentales, que permitan la recuperación ágil y eficiente de información y así mismo facilite la toma segura y adecuada de decisiones, día con día, en su carácter de Órgano de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de México, inició en septiembre del 2005, los trabajos de clasificación, identificación, integración, recuperación, rescate, ordenación y organización de la información a partir de la documentación que se encontraba dispersa y hacinada en diferentes áreas de la Corporación.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Día Mes Año 21 06 16 DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO Página 8 De 33

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes 21 06 Año 16 Página 9 De 33 3. Marco Jurídico Administrativo Ley Suprema: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, artículos 6°, 16° y 122°, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 5 de febrero del 1917, ultima reforma publicada el 29 de enero de 2016. Estatuto: Estatuto de Gobierno del Distrito Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 26 de julio del 1994, ultima reforma publicada el 27 de junio de 2014. Leyes Federales: Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 1982 , ultima reforma publicada el 24 de marzo de 2016. Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación, el 23 de enero de 2012. Reglamento de la Ley Federal de Archivos, publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 13 de mayo de 2014. Leyes locales: Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de octubre de 2008. Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México, publicada en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México, el 6 de mayo de 2016. Ley de Protección de Datos Personales del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 3 de octubre de 2008. Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, el 4 de noviembre de 2009, ultima reforma publicada el 8 de octubre de 2014.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 10 De 33 Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 19 de julio de 1993. Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 20 de mayo del 2003, ultima reforma publicada el 15 de julio de 2011. Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 7 de agosto de 2014. Reglamentos Locales: Reglamento de la Ley de Firma Electrónica para el Distrito Federal, en Actos, Procedimientos y Trámites a cargo de la Administración Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 24 de diciembre de 2010. Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de diciembre del 2000, ultima reforma publicada de 13 de abril de 2016. Reglamento Interior de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal, publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 14 de octubre del 2008, ultima reforma publicada el 29 de enero de 2016. Circulares: Circular Uno, Normatividad en Materia de Administración de Recursos (Numeral 8), publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de septiembre de 2015. Documentos Normativos-Administrativos: Manual Administrativo de la Policía Auxiliar del Distrito Federal, vigente.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 11 De 33 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Día Mes Año 21 06 16 DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Página 12 De 33 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Para efectos del presente Manual, se entenderá por: CGA Consejo General de Archivos. CGMA Coordinación General de Modernización Administrativa. DIGYE Dirección de Inspección General y Evaluación. COTECIAD PACDMX Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar de la Ciudad de México. DEDISA PACDMX DGRMSG OMCDMX GCDMX JUDAIy. A PACDMX OM GCDMX PACDMX PIDA Dirección Ejecutiva de Desarrollo Institucional y Servicios de Apoyo de la Policía Auxiliar de la Ciudad de México. Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno de la Ciudad de México. Jefatura de la Unidad Departamental de Almacenes, Inventarios y Archivo de la Policía Auxiliar de la Ciudad de México. Oficialía Mayor del Gobierno de la Ciudad de México. Policía Auxiliar de la Ciudad de México. Programa Institucional de Desarrollo Archivístico. SIA Sistema Institucional de Archivos. SRMSG PACDMX Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Policía Auxiliar de la Ciudad de México. UCA PACDMX Unidad Coordinadora de Archivos de la Policía Auxiliar de la Ciudad de México.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO OBJETIVO GENERAL Día Mes Año 21 06 16 Página 13 De 33

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 14 De 33 5. Objetivo General Establecer los lineamientos para la integración, funcionamiento y operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Policía Auxiliar de la Ciudad de México (COTECIAD PACDMX); como órgano colegiado y consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad en materia de archivos, garante de la observancia de las buenas prácticas archivísticas del Sistema Institucional de Archivos (SIA), de conformidad con la Ley de Archivos del Distrito Federal; a fin de que la Corporación cuente con Acervos documentales debidamente organizados y este en condiciones de cumplir los requerimientos derivados de la cultura de la transparencia y rendición de cuentas.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO INTEGRACIÓN Día Mes Año 21 06 16 Página 15 De 33

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 16 De 33 6. Integración En referencia a lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, así como lo estipulado en el numeral 8. 4. 6. de la Circular Uno vigente, para el debido cumplimiento de sus objetivos, funciones y atribuciones, el COTECIAD PACDMX, estará integrado de la siguiente manera: Funcionario Cargo Director (a) Ejecutivo (a) de Desarrollo Institucional y Servicios de Apoyo. Presidente Jefe (a) de Unidad Departamental de Comunicación Social y Transparencia. Secretario Ejecutivo Subdirector (a) de Recursos Materiales y Servicios Generales. Secretario Técnico Director (a) Ejecutivo (a) de Recursos Humanos y Financieros. Vocal Director (a) Ejecutivo (a) de Operación Policial. Vocal Director (a) de Planeación y Desarrollo de Capital Humano. Vocal Director (a) de Coordinación Corporativa. Vocal Subdirector (a) de Recursos Humanos. Vocal Subdirector (a) de Organización. Vocal Jefe (a) de Unidad Departamental de Almacenes, Inventarios y Archivo. Vocal Coordinador (a) del Archivo de Concentración. Vocal Director (a) de Inspección General y Evaluación (Órgano de Control Interno de la Entidad). Representante Director (a) Jurídico y Consultivo. Representante Director (a) de Finanzas. Representante Director (a) de Información, Sistemas y Comunicaciones. Representante

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 17 De 33 ATRIBUCIONES DEL COTECIAD PACDMX

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 18 De 33 7. Atribuciones del COTECIAD PACDMX. I. Constituirse como el Órgano Técnico Consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en materia archivística de la Policía Auxiliar de la Ciudad de México. II. Emitir el Manual Específico de Operación del COTECIAD PACDMX, remitiéndolo al Consejo General de Archivos, a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, y a la Coordinación General de Modernización Administrativa de la Oficialía Mayor del Gobierno de la Ciudad de México, para su registro, así como su Reglamento de Operación a efecto de publicarlo en el Portal de Transparencia de la Corporación. III. Impulsar los Programas de Selección y Valoración Documental de la Corporación para el perfeccionamiento del Catálogo de Disposición Documental. IV: Desarrollar las medidas y acciones sustantivas de coordinación y concertación entre los integrantes de este Comité Colegiado, a fin de favorecer la implementación de la archivística para alcanzar las mejores prácticas sobre la materia. V. norma Participar en los eventos profesionales y académicos que sobre la materia se lleven a cabo dentro de la Institución o en los que se lleven en la Ciudad de México, convocados por el Consejo General de Archivos o por Dependencias de la Administración Pública, Locales o Federales; así como apoyar con los recursos necesarios para la participación del Coordinador de Archivos en eventos que se lleven a cabo sobre la materia en diferentes entidades federativas, y de igual forma cuando sea convocado por el Consejo Internacional de Archivos para que participe en los diferentes eventos que este realice en cualquier ciudad del mundo. VI. Aprobar los Instrumentos de control archivístico y coadyuvar en el ámbito de su competencia en homogenizar su aplicación en los órganos operativos del Sistema Institucional de Archivos de la Corporación. VII. Fortalecer al Sistema Institucional de Archivos de la Policía Auxiliar de la Ciudad de México, concientizando al personal que tiene a su cargo, sobre la obligatoriedad que existe de contar con archivos debidamente organizados, derivado de lo dispuesto en el artículo 6°, 16° y 122° constitucionales, Ley Federal de Archivos y en la Ley Local sobre la materia. VIII. Homogenizar el trato y uso de la documentación en los diferentes Órganos Operativos del Sistema Institucional de Archivos de la Corporación, de conformidad con la fase por la que transitan dentro del ciclo vital de la documentación.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 19 De 33 IX. Acervos documentales de sus órganos operativos, orientada a diagnosticar la problemática de los repositorios documentales, emitiendo propuestas para su solución. X. Promover el desarrollo profesional del personal que labora en los órganos operativos del Sistema de Archivos, mediante la impartición de cursos, talleres, seminarios encausado al mejoramiento integral de los archivos. XI. Elaborar el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), y el Informe Anual de su cumplimiento, a fin de que se envié con oportunidad a la DGRMSG de la Oficialía Mayor del Gobierno de la Ciudad de México y al Consejo General de Archivos, antes del 31 de enero de cada año, para su registro y aprobación. XII. Coadyuvar en el ámbito de su competencia en la ministración de los recursos necesarios para la implementación del Sistema de Archivo, así como el apoyo adecuado al personal que desarrolla actividades archivísticas con el fin de que la Corporación cuente con repositorios documentales debidamente organizados.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COTECIAD PACDMX Día Mes Año 21 06 16 Página 20 De 33

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 21 De 33 8. Funciones de los Integrantes del COTECIAD PACDMX 8. 1 Del Presidente. I. Presidir las Sesiones del Comité. II. Autorizar el Orden del Día de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias. III. Coordinar y dirigir las Sesiones del Comité. IV. Ejercer el voto de calidad en caso de empate en la votación de resoluciones. V. Presentar a consideración y resolución del Comité, los casos y asuntos a tratar. VI. Dar a conocer los acuerdos y acciones del Comité y procurar su cabal y estricto cumplimiento. VII. Asegurar que las resoluciones y acciones del Comité, sean para el mejoramiento de la normatividad y organización de los archivos. VIII. Promover las medidas para dar operatividad a los acuerdos que adopte el COTECIAD PACDMX. Instrumentar las acciones necesarias para la integración y operación de los grupos de apoyo. X. Proveer los medios, recursos necesarios y suficientes para mantener en operación regular, constante y permanente al Comité.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Día Mes Año 21 06 16 DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Página 22 De 33 8. 2 Del Secretario Ejecutivo. I. Suplir al Presidente en sus ausencias. II. Convocar a las Sesiones ordinarias y cuando sea necesario a Sesiones extraordinarias. III. Evaluar que las acciones del Comité, sean en apego a la normatividad y para el mejoramiento y organización de los archivos. IV. Vigilar la correcta expedición del orden del día y de los listados de los asuntos a tratar, incluyendo los documentos de apoyo necesarios. V. Levantar el acta de cada Sesión celebrada. VI. Registrar los acuerdos del Comité y verificar e informar de su cumplimiento. VII. Realizar y registrar el conteo de la votación y los proyectos de acuerdos. VIII. Llevar a cabo acciones necesarias para que el archivo del Comité esté completo y se mantenga actualizado, cuidando su conservación por el tiempo mínimo establecido por las disposiciones de la materia. IX. Efectuar las funciones que le corresponden de acuerdo con la normatividad aplicable y aquellas que le encomiende el Presidente o el Comité en pleno. X. Presentar al Presidente el Orden del Día que contiene los asuntos que se someterán al Pleno. XI. Apoyar a los grupos de apoyo en la ejecución de los proyectos que se aprueben.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 23 De 33 8. 3 Del Secretario Técnico. I. Suplir al Secretario Ejecutivo en sus ausencias. II. Integrar los asuntos que serán abordados en cada una de las Sesiones. III. Remitir a los integrantes del Comité la convocatoria, Orden del Día y carpeta conteniendo los asuntos de la reunión. IV. Recibir y revisar de cada Unidad Administrativa técnica operativa las propuestas para, en su caso, proponer su integración al Orden del Día de los asuntos a tratar en cada Sesión. V. Recabar la firma de los integrantes del Comité en el Acta de cada Sesión. VI. Programar y promover la logística de las reuniones del Órgano Colegiado. VII. Solicitar y registrar la designación de los funcionarios suplentes de los titulares. VIII. Auxiliar al Secretario Ejecutivo para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades. IX. Informar al Secretario Ejecutivo los avances en los trabajos de los diversos grupos de apoyo. X. Elaborar y presentar al pleno del Comité un Informe Anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Día Mes Año 21 06 16 DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO 8. 4 De los Vocales. I. II. Enviar al Secretario Técnico la propuesta de asuntos, acompañada de la documentación soporte, para incluirlos en el Orden del Día. Proponer estrategias de trabajo y propuestas para la mejora continua en los trabajos archivísticos. III. Integrarse a los Grupos de Apoyo. IV. Vigilar que se aplique la norma en materia archivística, en los procesos y actuación del Comité. 8. 5 De los Representantes I. II. 8. 6 Brindar asesoría al Comité y a los Grupos de Apoyo en el ámbito de su respectiva competencia, respecto de los asuntos que se traten en las Sesiones. Coordinar los trabajos de los grupos de apoyo. De los Invitados Página 24 De 33

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MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 26 De 33 9. Políticas de Operación 9. 1 De las Sesiones I. En cualquier Sesión del ejercicio correspondiente, podrán actualizarse los integrantes del Órgano Colegiado (COTECIAD PACDMX) y aprobarse las actualizaciones necesarias al presente Manual y su Reglamento. II. En la Ultima Sesión del ejercicio correspondiente, deberá presentarse el Calendario de Sesiones Ordinarias para el próximo ejercicio, las cuales se efectuarán tres veces por año. III. Se podrán realizar Sesiones extraordinarias cuando el Presidente, los Secretarios Ejecutivo, Técnico o algún integrante vocal lo soliciten. IV. El Orden del Día y la documentación soporte de cada Sesión, se entregarán a los integrantes del Comité, cuando menos con tres días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y de un día hábil para las extraordinarias, de preferencia a través de medios magnéticos o Internet de conformidad a los “Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo”. V. El envío de las propuestas de inclusión de puntos al Orden del Día por parte de los integrantes se hará con 10 días hábiles previos a la celebración de las reuniones, acompañadas de la documentación soporte que lo justifique. VI. Las Sesiones, se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo el 50% más Uno de los integrantes con derecho a voto. Las decisiones se tomarán por mayoría. En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad. Después de la hora citada, se tendrá una tolerancia de 15 minutos para iniciar la Sesión, si no existe el quórum suficiente, se levantará un acta circunstanciada, precisando las inasistencias y se convocará nuevamente. VII. Las Sesiones ordinarias, podrán ser canceladas cuando no existan asuntos a tratar, notificando a los integrantes titulares con tres días hábiles antes de la fecha programada.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 27 De 33 VIII. En casos extraordinarios o circunstancias no previstas, la fecha de las Sesiones podrá ser modificada por el Secretario Ejecutivo, sin que la misma sea cancelada o considerada como Sesión Extraordinaria. IX. Se levantará un Acta de los puntos tratados en cada Sesión del COTECIAD, la cuál será firmada por los asistentes. X. El Secretario Técnico, de conformidad con el articulo 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal elaborará el Informe Anual del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, derivado de los resultados obtenidos del Comité y lo presentará al pleno en la Primera Sesión Ordinaria del ejercicio siguiente, debiendo remitir copia a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor de la Ciudad de México. 9. 2 Del Voto de los Integrantes I. Los integrantes del Comité, en su calidad de titulares (Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretario Técnico y Vocales) tendrán derecho a voz y voto. II. Los representantes del Comité, así como los invitados que asistan, tendrán derecho a voz pero NO a voto. 9. 3 De los Mecanismos de Suplencia I. En ausencia del Presidente, el Secretario Ejecutivo tendrá la facultad para presidir las Sesiones. En el caso de la ausencia de ambos, se tendrá que cancelar la Sesión. II. Los integrantes titulares del Comité, podrán nombrar a sus representantes, designando, de preferencia al Servidor Público jerárquicamente inmediato inferior, según las respectivas estructuras dictaminadas. III. En ausencia de los integrantes titulares del Comité, los suplentes asumirán las facultades, funciones y responsabilidades que a los primeros correspondan. Los representantes serán copartícipes y corresponsales en las decisiones y acciones tomadas por el Comité. IV. - Cuando asista el representante y se incorpore también el titular, el suplente podrá seguir participando en la Sesión en calidad que le corresponda, pero solo con derecho a voz.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 28 DEL PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN De 33

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO 10. Día Mes Año 21 06 16 Página 29 De 33 Del Procedimiento de Actuación del COTECIAD PACDMX En las Sesiones del Comité se observará formal y cabalmente el siguiente procedimiento: I. Los integrantes presentes, registrarán su asistencia en la lista que contenga los siguientes datos: número y fecha de la Sesión, nombre y firma del funcionario que asiste, cargo y área que representa, calidad con la que asiste. II. El Secretario Ejecutivo, levantará acta de la Sesión, en la que se registrarán todas y cada una de las consideraciones vertidas, así como los acuerdos. III. En el caso de receso de la Sesión por causas ajenas y ésta se continúe el mismo día, se levantará una sola acta en la que conste de las causas de éste. IV. En el caso de que sea necesario continuar con la Sesión otro día, se levantará acta por cada una de las reuniones del Comité, en las que se asentará el motivo por el cual se hizo necesario continuar la Sesión en día distinto al establecido. V. En el caso de que la Sesión, no pueda llevarse a cabo por circunstancias excepcionales o casos no previstos, el Secretario Ejecutivo del Comité notificará por escrito la fecha de realización de la Sesión, asentando en el acta respectiva las causas que dieron lugar a su diferimiento. VI. El funcionario que presida la Sesión, será el único facultado para conducir las Sesiones y establecer el formato de participación y exposiciones de los integrantes del Comité. VII. Las propuestas de asuntos relevantes deberán hacerse en forma individual y ser presentadas al Secretario Ejecutivo, en su caso, presentando antecedentes, justificación, fundamento legal. Una vez incluidas en el Orden del Día, serán objeto de análisis, evaluación y deliberación por parte de los integrantes del Comité, quienes aportarán su opinión y, en su caso, propuesta de solución o mejora. VIII. El funcionario que presida la Sesión, será el único facultado para compilar, resumir, sintetizar y precisar las propuestas, acuerdos que se suscriban en las Sesiones. IX. Sólo mediante consenso del propio Comité, los acuerdos podrán suspenderse, modificarse o cancelarse.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 30 De 33 X. - Una vez agotados todos los puntos del Orden del Día, y registrados los hechos, opiniones y acuerdos, se procederá a declarar formalmente terminada la Sesión para efectos de registrar en el acta la hora en que termina. XI. - Solamente podrán sesionarse los asuntos que se hubieren incluido y aprobado en el Orden del Día de la Sesión. XII. - El Secretario Ejecutivo, consignará en el acta con toda claridad y precisión los acuerdos formados por el Comité. XIII. - El Secretario Ejecutivo, deberá remitir a los integrantes del Comité para su análisis u observaciones y, en su caso, para su firma, el acta de la Sesión respectiva dentro de los 3 días hábiles posteriores a su celebración. XIV. - Los participantes en las Sesiones, cuentan con 2 días hábiles posteriores a la recepción del acta, para devolver las observaciones y comentarios o, en su caso, el acta debidamente firmada. XV. - En el caso de que no remitan ninguna observación o aclaración, en el plazo antes mencionado se entenderá como aprobado su contenido. XVI. - El Secretario Ejecutivo, deberá anexar al Orden del Día y a la documentación de las Sesiones, copia del acta de la Sesión inmediata anterior, debidamente validada y de las observaciones que en su caso hubiere recibido de los participantes.

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Día Mes Año 21 06 16 DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Página 31 De 33 Integrantes del COTECIAD PACDMX PRESIDENTA LIC. MARÍA GUADALUPE MORENO SALDAÑA DIRECTORA EJECUTIVA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y SERVICIOS DE APOYO SECRETARIO EJECUTIVO SECRETARIO TÉCNICO LIC. FRANCISCO HERNÁNDEZ GUIZAR JEFE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y TRANSPARENCIA LIC. JUAN MANUEL BEAS JARA SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES VOCAL LIC. ALEJANDRA BARILLAS RUSTRIÁN DIRECTORA EJECUTIVA DE RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS PRIMER SUPERINTENDENTE JOSÉ C. ALVAREZ GALVEZ DIRECTOR EJECUTIVO DE OPERACIÓN POLICIAL

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 32 De 33 Integrantes del COTECIAD PACDMX VOCAL MTRO. PEDRO ESCAMILLA HERNÁNDEZ DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE CAPITAL HUMANO VOCAL MTRA. MARÍA ADRIANA SUÁREZ LINARES SUBDIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS VOCAL LIC. JESÚS VALENCIA ORTEGA DIRECTOR DE COORDINACIÓN CORPORATIVA VOCAL LIC. JOSÉ BELTRÁN SOLARES SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN VOCAL LIC. IVAN PIÑA CALVA JEFE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE ALMACENES, INVENTARIOS Y ARCHIVO CAP. JOSÉ ROGELIO SÁNCHEZ SALAZAR COORDINADOR DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA POLICÍA AUXILIAR DE LA CIUDAD DE MÉXICO Día Mes Año 21 06 16 Página 33 De 33 Integrantes del COTECIAD PACDMX REPRESENTANTE LIC. MARIO ALBERTO CAMACHO SORIANO DIRECTOR DE INSPECCIÓN GENERAL Y EVALUACIÓN MTRO. JUAN FERNANDO DÍAZ SALINAS DIRECTOR JURÍDICO Y CONSULTIVO REPRESENTANTE MTRO. JUAN MANUEL GARCÍA GERARDO DIRECTOR DE FINANZAS SEGUNDO INSPECTOR ISRAEL RODRÍGUEZ ISLAS DIRECTOR DE INFORMACIÓN, SISTEMAS Y COMUNICACIONES