Manajemen Pengadaan Pokok Bahasan

Manajemen Pengadaan

Pokok Bahasan • • • Tugas-tugas bagian pengadaan Peran bagian pengadaan dalam berkompetisi Prosedur pengadaan Pembelian rutin dan pembelian sistem tender dan lelang Faktor-faktor memilih supplier Cara meranking supplier Memilih supplier baru Mengelola hubungan dengan supplier Membina/mengembangkan kemampuan supplier Melibatkan supplier dalam pengambangan produk Manfaat e-procurement bagi perusahaan

1. Bagian Pengadaan • Tugas dari manajemen pengadaan adalah: – menyediakan input (barang dan jasa) yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan – Menyediakan jasa (transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi dan sebagainya) – Mendapatkan barang-barang (merchandise) yang akan dijual (resale), biasanya pada perusahaan ritel

Bagian Pengadaan (2) • Klasifikasi bagian pengadaan secara umum: – Bahan baku dan komponen untuk kebutuhan produksi – Capital equipment (mesin dan peralatan jangka panjang lainnya) – Maintenance, repair and operating (MRO) supplies, seperti suku cadang mesin dan sebagainya

Kegiatan pengadaan • 1974, kegiatan pengadaan dianggap sebagai kegiatan pendukung (menurut Amer) • 1980 -an, kegiatan pengadaan adalah kegiatan yang strategis – Persaingan yang semakin ketat – Ikut berperan dalam menciptakan inovasi produk dan jasa (Carter, 2007) • Keunggulan bagian pengadaan: – Dari segi ongkos (40%-70% dari produk akhir) – Kualitas produk (dari bahan baku dan komponen) – Dari segi waktu (pemilihan supplier utk kirim barang)

Istilah Bagian Pengadaan • Purchasing Management → Supply Management • National Association of Purchasing Management (NAPM) → Institute for Supply Management (ISM) • International Federation of Puchasing and Materials Management (IFPMM) → International Federation of Purchasing and Supply Management (IFPSM)

2. Tugas-tugas Bagian Pengadaan • Berdasarkan tujuan: – Melakukan proses pembelian barang dan jasa – Menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, berkualitas dan terkirim tepat waktu • Secara umum: – Merancang hubungan yang tepat dengan supplier – Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok – Memelihara data item yang dibutuhkan data supplier – Melakukan proses pembelian – Mengevaluasi kinerja supplier

3. Proses Pembelian • Pembelian bisa dilakukan melalui proses tender atau pembelian rutin • Proses pembelian rutin, berlaku untuk item yang suppliernya sudah jelas karena ada kesepakatan jangka panjang dengan perusahaan • Proses pembelian tender (dan lelang), dilakukan untuk item-item yang suppliernya masih harus dipilih

Pembelian Rutin Supplier Bagian Pengadaan Gudang User Keuangan (1) Buat PR / MR dan kirim ke bagian pengadaan (2) Buat PO dan kirim ke Supplier. Kirim copy ke gudang, user dan keuangan (3) Kirim konfirmasi bisa tidaknya pesanan dipenuhi. Kalau bisa, kirim sesuai persetujuan (4) Lakukan monitoring dan percepatan pengiriman bila perlu (5) Terima barang dan lakukan inspeksi bersama bagian kualitas (6) Lakukan pembayaran

Pembelian dengan Tender / Lelang User mendefinisikan kebutuhan barang/ jasa User mengkomunikasikan kebutuhan tersebut ke bagian pengadaan Bagian pengadaan dan user menentukan model tender/ lelang dan kriteria pemilihan supplier Undang penawaran/ proposal (RFQ/ RFP) Seleksi: Tahap 1: lakukan seleksi awal berdasarkan aspek teknis Tahap 2: evaluasi berdasarkan aspek finansial Putuskan pemenang Buat kontrak, buat dan kirim PO, monitor pengiriman dan lakukan pembayaran

Keterangan • PR (Purchase Requisition) atau MR (Material Requisition): dokumen permintaan pembelian • PO (Purchase Order) : dokumen pemesanan • RFQ (Request for Quotation) : dokumen penawaran harga barang/jasa yang jelas spesifikasinya • RFP (Request for Proposal) : dokumen penawaran harga barang/jasa yang belum jelas spesifikasinya

4. Kriteria Pemilihan Supplier • Kriteria yang digunakan mencerminkan strategi supply chain maupun karakteristik dari item yang akan dipasok • Secara umum kriteria dasar antara lain, kualitas barang yang ditawarkan, harga dan ketepatan waktu pengiriman • Kriteria lain menurut Dickson (1966) berdasarkan survey adalah sebagai berikut:

Kriteria Skor Kualitas 3, 5 Delivery 3, 4 Performance history 3, 0 Warranties and claim policies 2, 8 Price 2, 8 Technical capability 2, 8 Financial position 2, 5 Prosedural compliance 2, 5 Communication system 2, 5 Reputation and position in industry 2, 4 Desire for business 2, 4 Management and organization 2, 3 Operating controls 2, 2 Repair services 2, 2 Attidudes 2, 1 Impression 2, 1 Packaging ability 2, 0 Labor relations record 2, 0 Geographical location 1, 9 Amount of past business 1, 6 Training aids 1, 5 Reciprocal arragements (timbal-balik) 0, 6

5. Teknik Mengurutkan/Memilih Supplier • Salah satu metode yang digunakan dalam meranking alternatif berdasarkan beberapa kriteria yang adalah AHP (Analytical Hierarchy Process) – Tentukan kriteria pemilihan – Tentukan bobot masing-masing kriteria – Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi – Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di atas – Hitung nilai berbobot masing-masing supplier – Urutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tersebut

Urutan: • S 1=0. 418 • S 2=0. 327 • S 3=0. 248

6. Menilai Kinerja Supplier • Dimonitor secara kontinyu • Dilakukan sebagai bahan evaluasi yang digunakan untuk meningkatkan kinerja atau sebagai bahan pertimbangan mencari supplier alternatif • Mengalokasikan order di masa depan • Penilaian kerja lebih pada kualitas, ketepatan waktu, flesibilitas dan harga • Penilaian perlu dikomunikasikan tiap bulan, tiga bulan, enam bulan atau tahunan.

7. Portofolio Hubungan dengan Supplier • Tugas penting bagian pengadaan adalah menciptakan hubungan yang profesional dengan supplier • Tidak tepat menyamakan model hubungan antara satu supplier dengan supplier yang lain • Faktor yang bisa digunakan dalam merancang hubungan dengan supplier: – Tingkat kepentingan strategis item yang dibeli bagi perusahaan/supply chain – Tingkat kesulitan mengelola pembelian item

8. Langkah-langkah dalam Pengembangan Supplier Tujuh langkah pengembangan supplier oleh Handfield et al. (2000): • Identifikasi komoditi yang kritis • Identifikasi supplier yang kritis • Bentuk tim lintas fungsi • Lakukan pertemuan dengan pimpinan puncak dari supplier • Identifikasi proyek perbaikan • Definisikan alat ukur, target, milestone dan deadline • Monitor perkembangan dan lakukan perubahan strategis bila perlu

9. Keterlibatan Supplier dalam Pengembangan Produk Baru Ide awal Pengembangan konsep Lebih awal • Supplier untuk item-item yang kompleks • Supplier untuk system atau subsystem • Supplier item-item atau teknologi yang kritis • Supplier yang merupakan aliansi strategis Perancangan awal Prototipe Lebih akhir • Supplier untuk item-item yang lebih simpel • Supplier untuk komponen tunggal • Supplier item-item atau teknologi yang tidak terlalu kritis • Supplier yang tidak termasuk aliansi strategis

10. Electronic Procurement (e-procurement) • Didefinisikan sebagai aplikasi internet untuk keperluan proses pengadaan • Secara umum ada beberapa jenis: – E-catalogue – E-auction – B 2 B market exchange – B 2 B Private Exchange

Keuntungan • Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih cepat, akurat dan murah • Perusahaan yang menggunakan sistem lelanng bisa mendapatkan keuntungan berupa harga yang jauh lebih murah • Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon supplier yang lebih banyak dan lebih berkompeten • Perusahaan maupun supplier bisa melacak transaksi maupun proses-prose fisik (pengiriman dll) • Bisa dilakukan di mana saja

Kritik • E-auction memiliki implikasi bahwa hubungan antara pembeli dan supplier hanya bersifat jangka pendek • E-auction juga memunculkan pemenang yang sebenarnya kurang berkompeten

TUGAS INDIVIDU • Dikumpulkan Kamis, tanggal 28 Nopember 2013 • Mencari satu website/aplikasi e-procurement (ecatalogue, e-auction, B 2 B market exchange, atau B 2 B private exchange) • Jelaskan cara penggunaan dan keunggulan website/aplikasi tersebut beserta • Tampilkan capture websitenya • Tuliskan tanggal aksesnya • Cetak di kertas A 4

SELAMAT BERKARYA…