MAITRISE DES PROCESSUS ET DES COÛTS — Partie

MAITRISE DES PROCESSUS ET DES COÛTS - Partie II Master Achats et Supply-Chain Jean-Bernard GUIDT Année 2007

SOMMAIRE 1. Introduction: Diagnostic de la fonction Achats, nécessité d’intervenir sur l’organisation. 2. Organisation d'entreprise et processus opérationnels 3. Étude et intégration des processus opérationnels logistiques 4. Processus et bonnes pratiques de gestion 5. Intégration financière et typologie des coûts opérationnels 6. Coût des processus: Activity Base Costing 7. Enjeux financiers et coûts: méthodes d’évaluation

SOMMAIRE DE LA PARTIE II 3. Étude et intégration des processus opérationnels logistiques 1. 2. 3. 4. L’organisation de la fonction logistique La cartographie des processus logistiques Etude détaillée du processus de planification logistique Exercices 4. Processus et bonnes pratiques de gestion 1. L’utilisation des bonnes pratiques de gestion en tant que garantie d’efficacité des processus 2. Les bonnes pratiques de gestion des achats 1. Pratiques imposées par les règles de contrôle interne 2. Pratiques de maîtrise budgétaire 3. La gestion des engagements 3. Les bonnes pratiques de gestion logistique 1. Planification et MRP 2. L’apport de l’optimisation 4. Exercices

3 - Etude et intégration des processus logistiques "La bataille pour dominer le marché ne sera pas une bataille d'entreprises mais de chaînes logistiques" Professeur Hau Lee, Université de Stanford

3 - Etude et intégration des processus logistiques Ø Emergence de la SCM - Le point de vue stratégique: ü Les entreprises sont de plus en plus performantes dans leur métier de base: Maîtrise du "core business" ü L'avantage concurrentiel se situe donc dans la maîtrise de leur organisation pour obéir aux exigences du client dans un environnement instable. ü Le vécu quotidien montre que la logistique des entreprises n'est pas infaillible. (Accroissement des exigences Clients) ü En matière de compétitivité, on distingue deux tactiques: la compétitivité par la maîtrise des coûts, et la compétitivité par la maîtrise de la différentiation. Dans les deux cas, la logistique peut apporter sa contribution, cela constitue sa dimension stratégique.

3 - Etude et intégration des processus logistiques Ø Emergence de la SCM – Autres facteurs: ü Les performances des technologies de l'information: § § Les technologies de communication Le développement des progiciels du marché ouverts Les possibilité d'analyse de données et les systèmes experts Les business models Internet ü Le développement de la grande distribution ü L'intégration de la filière automobile ü Le raccourcissement du temps, et le rétrécissement de l'espace ont fait de la maîtrise du temps et de l'espace l'arme majeure de la compétition internationale.

3 - Etude et intégration des processus logistiques Ø Des enjeux opérationnels quotidiens: ü Comment piloter l'exécution d'une chaîne logistique de plus en plus étendue, de plus en plus complexe ? ü Mettre en place un système de pilotage avec visibilité uniquement sur les indicateurs en défaut (gestion des évènements logistiques). ü Comment planifier et superviser les opérations logistiques. ü Mettre en place une gestion partagée des approvisionnements entre l'industriel et ses distributeurs. ü Gérer l'adéquation entre les ressources nécessaires et disponibles et les opérations à réaliser, mesurer les temps de réalisation, maîtriser la faisabilité des opérations à venir. ü Piloter les entrepôts et planifier les opérations de préparation. ü Mettre en place un système de différentiation retardée.

3 - Etude et intégration des processus logistiques Ø Définitions: ü La logistique c'est: § "assurer la disponibilité d'un produit ou d'un service, dans de bonnes conditions, au bon moment, au bon endroit, au bon Client, au coût le plus juste". ü La "chaîne logistique globale" est constituée de l'ensemble des ressources physiques, des infrastructures informatiques, des personnes et des procédures qui rendent possibles flux de biens et la transmission d'informations, depuis le point d'origine, l'approvisionnement des matières premières, jusqu'au point de consommation, la réception des produits finis aux mains du Client.

3 - Etude et intégration des processus logistiques Ø La SCM désigne l'ensemble des systèmes qui, tout au long du cycle de vie d'un produit, concourent à en réguler et à en accélérer les flux physiques, dans une organisation d'un nouveau genre, dite collaborative. Ø Ses buts: ü Accroître la disponibilité des produits, tout en diminuant les stocks et donc les coûts. ü Prévoir et planifier au niveau stratégique et tactique, synchroniser, optimiser et piloter au niveau opérationnel.

3 - Etude et intégration des processus logistiques

3 - Etude et intégration des processus logistiques

3 - Etude et intégration des processus logistiques

3 - Etude et intégration des processus logistiques

3 - Etude et intégration des processus logistiques

3 - Etude et intégration des processus logistiques

3 - Etude et intégration des processus logistiques Ø La fonction “logistique” LOGISTICS Process Designs Information system requirements Customer Response Measures and goals Process Designs Inventory planning And management Supply Transportation Warehousing Customer service policy Forecasting Make-buy analysis Network design Receiving Customer satisfaction Order quantity engineering Supplier rationalization Shipment management Putaway Order entry Fill rate planning Supplier inegration Fleet / container Management Storage Order processing Control policy Supply chain mapping Carrier management Order picking Invoicing & collections Deployement Procurement Freight Management Shipping

3 - Etude et intégration des processus logistiques Ø Prévoir, planifier et anticiper et décider: ü ü ü Prévisions commerciales Planification industrielle (ressources de production) Planification des approvisionnements Planification des transports Suivi d'avancement ü ü ü ü ü Analyse et Traitement des commandes (dont contrôle de disponibilité) Concevoir ou personnaliser les produits Approvisionnements Ordonnancement de la fabrication Contrôle de production Conditionnement Préparation de commandes Transport et expédition Distribution Ø Prendre en compte, réaliser, préparer, conditionner et livrer

3 - Etude et intégration des processus logistiques Ø Soutenir la logistique directe ü Gestion des stocks ü Gestion des emplacements ü Maintenance

Exercice N° 6: Ø Etude du processus de planification logistique: ü Décrire la structure et le contenu des objets suivants: § § § § § Article Poste de travail / Ressource Gamme de fabrication Nomenclature Commande Client Commande fournisseur Ordre de fabrication Ordre de préparation Ordre de maintenance ü Sur la base de la description macroscopique ci-jointe, formaliser le processus global de planification logistique, en précisant les données d’entrée et de sortie aux étapes clés.

Exercice N° 6: Plan Industriel Commercial (P. I. C. ) Gestion des besoins en familles de produits Gestion des besoins globaux en ressources Plan Directeur de Production (P. D. P. ) Gestion des besoins en produits finis Gestion des besoins globaux en capacités Programme de fabrication et d’achats Gestion des besoins en composants Gestion des besoins en capacités Ordonnancement des ordres de fabrication Gestion des priorités Adéquation charges/capacités Planification des ordres de préparation Gestion de la charge Ordonnancement des ordres Stratégies de prélèvement Ordonnancement du picking Suivi d’avancement Planification des transports et tournées Chargement et constitution des tournées Organisation des transports

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Il existe 6 principes de base nécessaire au raisonnement logistique: ü ü ü Le théorème fondamental de la SCM Le calcul des besoins La massification des transports Le principe logistique L'explosion des coûts avec l'arborescence Le système collaboratif

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Le théorème fondamental: ü Plus l'on s'éloigne du consommateur final (vers l'amont de la chaîne logistique, plus la variabilité des commandes augmente. Ø Le calcul des besoins: ü Les besoins indépendants ne peuvent être qu'estimés ü Les besoins dépendants doivent être calculés Ø La massification des transports: ü Les coûts unitaires de transport ne sont pratiquement jamais proportionnels aux volumes ou poids transportés, mais diminuent avec eux beaucoup plus que proportionnellement

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Le principe logistique: ü La variabilité d'une demande regroupée n'est pas proportionnelle au nombre d'unité regroupées, mais à la racine de ce nombre: § Lorsque n entrepôts identiques ont chacun un stock de sécurité de s, le fait de les regrouper demande un stock de sécurité de s*racine(n) et non de s*n § Lorsque la variabilité de la demande pour une période de temps est sigma, et impose un stock de sécurité de s, la variabilité pour n période de temps n'est pas sigma*n, mais sigma*racine(n), et n'impose un stock de sécurité que de s*racine(n). Ø L'explosion des coûts avec l'arborescence: ü Plus l'on descend la chaîne logistique vers le consommateur final, plus les coûts logistiques augmentent exponentiellement Ø Le système collaboratif: ü Le principe collaboratif se substitue à la négociation et à la concurrence

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Ø La tenue et la gestion des stocks La gestion des entrepôts Le pilotage des flux Les transports

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø La tenue et la gestion des stocks: ü Techniques d'analyse des stocks: § Segmentation par les utilisations et les contraintes logistiques en prix d'achats, quantité et valeurs de consommations, § Analyse ABC § Analyse des mouvements de stocks et de leur variabilité (variation des consommations) § Analyse des stocks morts et des sur-stocks ü Les coûts liés au stocks: § § § Coût Coût de passation de commande d'achat de possession du stock de rupture de stock d'obsolescence ü La comptabilité et la gestion des stocks: § § Liaison plan comptable / mouvements de stocks Liaison plan comptable / classe de valorisation Valorisation des stocks (pmp, dernier prix d'achat, prix au lot …) Inventaires

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø La tenue et la gestion des stocks (suite): ü Les paramètres de gestion des stocks: § § § § Le Le La prix unitaire d'achat délai d'approvisionnement coût de lancement coût de possession sur une période consommation moyenne sur une période seuil de réapprovisionnement stock de sécurité ou de protection quantité économique de commande ü Le renouvellement économique des stocks: § Le réapprovisionnement par quantité économique § Le réapprovisionnement par période fixe § Le MRP

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Critères d'une bonne gestion des stocks: ü ü ü ü Taux de rotation / taux de couverture Évolution des stocks Nombre et valeur des articles à épuiser et à éliminer Nombre d'erreurs (inventaire…) Nombre de rupture de stock Frais de possession de stock Frais moyen de passation de commande Nombre de commande hors calendrier

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø La gestion des entrepôts: ü L'organisation générale des entrepôts: § § § § § Zones: localisation et dimensionnement Méthodes, moyens et outils de manutention La gestion des emplacements / l'identification L'optimisation des mouvements et opérations de picking / stratégies de prélèvement La planification des opérations de préparation L'ordonnancement des opérations de préparation La productivité des opérations de préparation Le conditionnement et la gestion des unités de manutention Le réapprovisionnement des magasins et zones ü Le positionnement des entrepôts: § § La méthode du barycentre Le dépôt unique (approche simplifié, centration) Prise en compte des tournées de livraison et de ramassage Dépôts unique / multiple.

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Le pilotage par les flux: ü La prévision des besoins § Par agrégation de prévisions locales § A partir de facteurs exogènes § Par analyse du passé ü Les modèles de prévision: § Les modèles linéaires – La moyenne mobile – La méthode exponentielle normale – La méthode bhêta § Les modèles à tendance et / ou saisonnalité ü CPFR (collaborative planning forecasting and replenishment)

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Qu'est-ce qu'une prévision de besoins: ü ü ü L'identification de l'article concerné ou du groupe d'article concernés L'unité de consommation de cet article L'unité de temps de la période de prévision concernée L'horizon de prévision Les quantités prévues Ø On distingue: ü Les prévisions par agrégations locales ü La modélisation à partir de facteurs exogènes ü La modélisation à partir de l'analyse du passé: § Modélisation stochastique § Analyse diachronique (tendance et saisonnalité)

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Le pilotage par les flux (suite): ü Le MRP: § § § Le plan industriel et commercial Le plan directeur de production Le calcul des besoins nets L'analyse et le lissage de capacité Le plan d'approvisionnement Le budget ü Le DRP: § Principe analogue au MRP, mais employant des ordres de transfert au lieu d'ordres de fabrication. ü Le kanban d'atelier

Exercice N° 7 Ø Calcul MRP: ü Délai de livraison: ü Produit: § 1 composant A § 2 composants B § 1 composant C – – 2 composants C 1 3 composants C 2 ü Commandes client: § Client 1: 100 pour j+3 § Client 2: 200 pour j+5 § Client 3: 450 pour j+4 ü Stocks: § § § Produit: 120 Composant A: 300 Composant B: 400 Composant C: 100 Composant C 1: 1000 Composant C 2: 2000 § § Composant A: 2 j B: 1 j C 1: 3 j C 2: 2 j ü Délai de fabrication: § Composant C: 1 j § Produit: 2 j ü Délai de préparation: 1 j Ø Déterminer le plan d’approvisionnement nécessaire Ø Planifier les ordres de fabrication Ø Donner vos recommandations au service commercial.

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Les transports: ü ü ü ü Caractéristiques et capacité des moyens Réglementation Le type de transport (messagerie / express / transport de lots) L'établissement du tarif et du contrat de transport Les documents de transport L'organisation et l'optimisation des tournées Le transport multi-modal

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Les bonnes pratiques achats: ü Baisses des quantités ü Politique achats - mix achat - solutions alternatives ü Standardisation des références ü Un seul utilisateur - décideur et un seul contrôleur par type d'achats ü Renégociation des prix ü ü ü Faire jouer la concurrence - réduire le nombre de fournisseurs - écouter les fournisseurs Accepter les conditionnements permettant une remise supérieure Négocier la Remise de Fin d’Année ü Voies de progrès ü Considérer les budgets et les moyens de les optimiser ü Gérer les relations fournisseurs ü Intégration dans la chaîne logistique et rationalisation des fournisseurs

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Des définitions du contrôle interne qui concourent toutes aux mêmes objectifs «. . . Le « système de contrôle interne » est l’ensemble des politiques et procédures (contrôles internes) mises en œuvre par la direction d’une entité en vue d’assurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activités. . . » CNCC – Norme 2 -301 «. . . Contrôle – Toute mesure prise par le management, le Conseil et d'autres parties afin d'améliorer la gestion des risque et d'accroître la probabilité que les buts et objectifs fixés soient atteints. Les managers planifient, organisent et dirigent la mise en œuvre de mesures suffisantes pour donner une assurance raisonnable que les buts et objectifs seront atteints. . . » IFACI – Norme 2120 «. . . Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par la direction générale, la hiérarchie, le personnel d’une entreprise, et destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation d’objectifs entrant dans les catégories suivantes : • réalisation et optimisation des opérations • fiabilité des informations financières • conformité aux lois et règlements. . . » COSO

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Les objectifs du processus ACHATS vs Contrôle Interne Existence Exhaustivité Gérer la correcte transcription comptable Présentation des informations dans les états financiers Exactitude

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Des activités multiples au niveau de l’activité achats: ü Réception de matières et de documents (documents d'expédition, bons de livraisons…) ü Réception de factures ü Règlements des fournisseurs ü Comptabilisation des opérations (achats, stocks, dettes fournisseurs et trésorerie…)

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Des risques qui menacent les objectifs ü ü Existence : enregistrements comptables sans réception Exhaustivité : réceptions non enregistrées Exactitude : erreur sur quantités, valorisation Exhaustivité, existence et exactitude : marchandises non reçues mais réglées Ø Des affirmations contenues dans les états financiers ü Existence des stocks, etc… ü Exhaustivité des stocks, dette fournisseurs et provisions pour factures ou avoirs à recevoir ü Exactitude des stocks, des comptes fournisseurs et des provisions pour factures à recevoir

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Une règle essentielle : la séparation des fonctions Ø Séparation des tâches ü ü ü Autorisation des achats – émission des règlements Autorisation des achats – approbation des factures Rapprochements – initiateurs des transactions Supervision des stocks – gestion des stocks Tests sur la séparation effective des tâches Ø Accès aux systèmes ü Définitions des habilitations par catégorie de transactions ü Procédure alternative en cas de vacances ü Tests sur le respect des procédures d'accès aux systèmes

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Des contrôles à mettre en œuvre Ø Autorisation ü Engagement d'achats ü Traitement des documents ü Des modifications de documents, des seuils de commandes… Ø Configuration informatique ü Les configurations liées aux modules d'achats ü Les configurations liées aux rapprochements ü Des tests sont régulièrement effectués

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Des contrôles à mettre en œuvre Ø Traitement des rapports d'anomalies ü ü ü Rapprochements de documents Constitution de provisions (ex. factures à recevoir) Dépassement de seuils de tolérance Factures bloquées Écarts sur les termes de la commande Ø Indicateurs clés de performances ü Détermination d'indicateurs ü Analyse régulière par la Direction ü Rapprochements avec les budgets

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Ø Les questions posées initialement: ü ü Quels produits fabriquer, où et en quelle quantité ? Comment les transporter ? Comment les stocker ? Comment distribuer ? Ø Les questions posées dans un second temps: ü Quel plan de transport inter-usines hebdomadaire de manière à minimiser les km à vide? ü Quel plan de transport d'approvisionnement à coût minimal? ü Quelle stratégie de prélèvement en magasin pour minimiser les mouvements du transstockeur?

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Veut 200 DEPOT C Stock = 350 Client 1 DEPOT A Stock = 150 Client 2 Veut 200 Client 3 Veut 100 DEPOT B Client 4 Stock = 200 Veut 100

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Veut 200 DEPOT C Stock = 350 Client 1 DEPOT A Stock = 150 Client 2 Veut 200 Client 3 Veut 100 DEPOT B Client 4 Stock = 200 Veut 100

4 - Processus et bonnes pratiques de gestion Veut 200 DEPOT C Stock = 350 Client 1 DEPOT A Stock = 150 Client 2 Veut 200 Client 3 Veut 100 DEPOT B Client 4 Stock = 200 Veut 100

Exercice N° 8 Ø Considérons la problématique de livraison suivante: Ø Proposez 2 solutions de livraison.