L/O/G/OДокумент БПОУ Омской области «Медицинский колледж» 01

L/O/G/OДокумент БПОУ Омской области «Медицинский колледж»

Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово «docco» – учу, слово «doccumentum» – доказательство, свидетельство закрепилось в качестве специального термина. Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I, применив его в значении «письменное свидетель ство» , подчеркнув тем самым правовой аспект понятия

Управленческий характер документа как носителя инфор мации, предназначенной для организации координации со вместной деятельности людей, утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной Рос сии, а затем в советское время вплоть до 20 -х годов XX в. термин «документ» почти не употреблялся.

Позднее в 30 -х годах XX в. в нормативных актах Совет ской власти появился термин «служебный документ» , затем, по мере накопления знаний о закономерностях образования и функционирования документов, внедрения новых видов материальных носителей информации, термин «документ» .

«документ; документированная информация — зафиксированнаяна материальномносителе информациясреквизитами, по толяющимиее идентифицировать» .

Организационно-распорядительными документами (ОРД), под разделяется на три подсистемы документов: организацион ную, распорядительную и справочно-информационную; протокол же как вид документа справочно-информацион ной подсистемы ОРД в свою очередь имеет ряд разновидно стей — протокол заседания, протокол разногласий, прото кол допроса и т. д. К ОРД относится также подсистема кад ровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов.

• классификацию документов, использу емых в большей или меньшей степени каждой организацией независимо от ее масштабов и отраслевой специфики. • : По видам деятельности документы организации подраз деляют на научно-технические, конструкторские, техноло гические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (главным образом в виде организационно-распорядитель ных документов),

по личному составу, плановые, финансо во-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле , ценообразованию, изобретениям и откры тиям, социальному обеспечению и др.

По наименованию существует множество видов доку ментов: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, техно логические и другие карты, приказы, распоряжения, указа ния, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандар ты, технические условия, платежные требования и поруче ния, доверенности, исковые заявления

По способу документирования информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготов ленные на множительных аппаратах, электронные), графи ческие и фото-, фоно-, аудио- и кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяют на документы, используемые для решения внешних и внутрен них вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, де лится на поступающую (входящую) и отправляемую (исхо дящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на 1 простые и сложные. Простые — документы, в которых рас сматривается один вопрос, в сложных — несколько вопросов

По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным до ступом. Документы с ограниченным доступом бывают раз ной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др. ) 5 документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).

• По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным доку мент становится в результате истечения срока действия или • отмены его другим документом

• По срокам исполнения документы классифицируют на срочные и несрочные. Срочными являются документы со • роком исполнения, установленным законом, и соответ- 1 | нующими правовыми актами, а также телеграммы и дру- * иг документы с грифом «срочно» . Сроки исполнения не- ■ роч пых документов устанавливаются руководителем орга низации.

По стадиям подготовки документы подразделяют на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик — документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Под- линник (беловой документ) — единственный экземпляр

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск —копия документа, остающаяся в делах предприятия. Как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По степени полноты информации документы подраз деляют на выписки из документа и полные варианты изло жения текста.

По происхождению документы классифицируют на слу жебные, подготовленные на предприятиях, в организаци ях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временно го хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет

По степени обязательности документы подразделяют на информационные, содержащие сведения и факты о произ водственной и иной деятельности организаций, и директив ные — обязательные для исполнения, носящие характер юри дической или технической нормы.

• По степени унификации различают документы индиви дуальные, типовые, трафаретные, ‘ примерные (образцы), в виде анкет и таблиц. • Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа

Типовыми являются документы, рассчитанные на изло жение однородных процессов и явлений: типовой техноло гический процесс, типовые правила внутреннего распоряд ка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатан ный текст с пробелами, заполняются при окончательном оформления документа, в зависимости от конкретной ситуации.

Примерныедокументы (образцы) носят ориентировоч ный характер и используются для составления и оформле ния документов по аналогии

• По характеру содержания различают первичные и вто ричные документы. • Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется и обобщается во вторичных докумен тах.

Система документирования — принятый в организации порядок создания, оформления и исполнения документов Служебный документ — официальный документ, ис пользуемый в текущей деятельности организации

• Табель — перечень каких-либо показателей, составлен ный в определенном порядке (например, табель форм доку ментов, отчетности и т. д. ). • Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и вос производимые по образцам документов.

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный повторяющийся текст (часть текста) и свобод ное поле для нанесения содержательной части текста доку мента непосредственно при его подготовке

• Электронный документ — документ, в котором инфор мация представлена в электроннощифровой форме. • Юридическая сила документа — свойство официаль ного документа, сообщаемое ему действующим законодательством.

Языковая формула (документа) — слово, словосочета ние, предложение или сверхфразовое единство, организу ющие основной текст и закрепленные за конкретными вида ми документов.

• Все виды управленческих документов оформляются на бумаге определенных размеров — форматов, соответствующего качества (плотности и белизны). • ГОСТ 9327 -60* устанавливает три ряда потребитель ских форматов А, В, С.

Размеры левого поля второй и последу ющих страниц многостраничных документов при этом долж ны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6. 30 -2003, т. е. рав няться 20 мм. • Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на слу чай износа бумаги, верхнее — для указания страниц в мно гостраничных документах.

• Применяются два способа написания дат — цифровой и словесно-цифровой. • Цифровой способ является наиболее экономичным, по скольку сокращает длину написания даты и может одновре менно служить кодом при обработке документов на ЭВМ. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими циф рами, отделенными точками, без переносов в такой после довательности: число, месяц, год. Например: . 1 сентября 2009 года — 01. 09. 2009.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновид ностей. На документах со сведениями финансового характе ра предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2006 года. Если обозначение даты в тексте со стоит только из года, слово «год» пишется полностью: смета на 2010 год.

• Слова «год» , «годы» сокращаются (г. , гг. ), если они при менены в датах с обозначением месяца, квартала, полуго- пи и. Слово «год» опускается при его цифровом обозначении.

• Псе виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, от- и 1 ны 11 год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивается в другом, пишут через косую черту: в 2006/2007, отчетный 2009/20 В остальных слу- •

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью: I квартал 2010 г. ; вовторомполугодии 2010 г. При римских цифрах падежные окончания (на ращения) не ставятся: в Iквартале (но не в 1 -мквартале).

В названиях праздников и знаменательных дат с про писной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмоемарта, Новый год , но: День. Победы, Рождества Христова. Если начальное порядковое числительное в та ком названии написано цифрой, то с прописной буквы пи шется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 4 Ноября

• Сокращения слов и словосочетаний в тексте • В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными до кументами.

• Общепринятые сокращения: • т. е. — то есть и др. — и другие • и т. д. — и так далее _ и пр. — и прочие • и т. п. — и тому подобное н. э. — нашей эры

• Ссылки на иллюстрации, таблицы и части текста (с ука- мнием номера): • гл. —глава см. —смотрите • п. — пункт ср. — сравните • подп. — подпункт ил. — иллюстрация • пп. — пункты кн. — книга • рис. — рисунок л. — лист • разд. — раздел

• Допускается использование сокращений, принятых не посредственно в Данном документе. При этом в скобках ука зывают принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного напи сания сокращенного слова или словосочетания. Однако со кращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокра щенно — не допускается

подходы к сокращению слов и словосочета ний применять нельзя. Нельзя сокращать: д/расчета (для расчета), хар-ка (характеристика), т. к. (так как), т. о. (та ким образом), п. ч. (потому что), ур-ния (уравнения), ф-ла (формула), тр-р (трактор, трансформатор), мех. примеси (механические примеси). Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. — единица измерения напр. — например п/упр. — под управлением т. г. — текущего года с. г. — сего года т. н. — так называемый 45 Сокращения слов, допускаемые в библиографических указателях, не могут применяться в обычном тексте

• Некоторые подходы к сокращению слов и словосочета ний применять нельзя. Нельзя сокращать: д/расчета (для расчета), хар-ка (характеристика), т. к. (так как), т. о. (та ким образом), п. ч. (потому что), ур-ния (уравнения), ф-ла (формула), тр-р (трактор, трансформатор), мех. примеси (механические примеси). • с. г. — сего года • т. н. — так называемый

• Не допускаются также следующие сокращения: • ед. изм. — единица измерения • напр. — например • п/упр. — под управлением • т. г. — текущего года

48 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ