Скачать презентацию LOGO Система документационного обеспечения управления СДОУ ГУ-ВШЭ Документ Скачать презентацию LOGO Система документационного обеспечения управления СДОУ ГУ-ВШЭ Документ

c0cf6644350d5c58c005a479d9bf17d0.ppt

  • Количество слайдов: 22

LOGO Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Служебная записка Система документационного обеспечения управления LOGO Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Служебная записка Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ)

Назначение и цели создания системы Система предназначена для информационнодокументационного обеспечения текущей деятельности руководства, структурных Назначение и цели создания системы Система предназначена для информационнодокументационного обеспечения текущей деятельности руководства, структурных подразделений и сотрудников организации в процессе выполнения ими своих функций. Цели создания: v Повышение эффективности работы за счет автоматизации бизнес-процессов v Создание единого архива электронных документов и электронных образов документов v Повышение исполнительской дисциплины за счет автоматизации системы контроля исполнения, согласования и утверждения документов ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Функции, реализуемые в системе § § § § Основные: Создание и хранение электронных документов Функции, реализуемые в системе § § § § Основные: Создание и хранение электронных документов в системе Регистрация Рассмотрение и наложение резолюций Согласование проектов документов Подписание Контроль исполнения Вспомогательные: Маршрутизация документов Поиск документов Делегирование полномочий Механизм руководитель-помощник Хранение версий документов Ведение электронных справочников Формирование аналитической отчетности ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Основные понятия: Электронный документ представляется в Системе в виде регистрационной карточки документа и содержимого Основные понятия: Электронный документ представляется в Системе в виде регистрационной карточки документа и содержимого документа, представляющего собой файл или набор файлов. Основной файл документа Список файлов приложений ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Главное окно системы §иерархический список папок § панель документов § меню действий §панель кнопок Главное окно системы §иерархический список папок § панель документов § меню действий §панель кнопок § панель поиска §панель сообщений системы ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Создание документа § Создание и заполнение регистрационной карточки § Прикрепление к карточке файла документа Создание документа § Создание и заполнение регистрационной карточки § Прикрепление к карточке файла документа и его приложений § Заполнение полей значениями по умолчанию, § Выбор необходимых значений из справочников § Обязательные для заполнения поля ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Отправка документа по маршруту § Жизненный цикл документа § Типовые маршруты для каждого вида Отправка документа по маршруту § Жизненный цикл документа § Типовые маршруты для каждого вида документа § Формирование списков: исполнителей, согласования, рассылки § Автоматическая рассылка документов ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Движение документа по маршруту § Возможность выбора дальнейшего направления документа § Индикация поступления задач Движение документа по маршруту § Возможность выбора дальнейшего направления документа § Индикация поступления задач с документами в папки § Рассылка почтовых уведомлений об установленных событиях заинтересованным сотрудникам ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Регистрация документа § Картотечная регистрация § Автоматическое формирование регистрационного номера ИТ ГУ ВШЭ, 2007 Регистрация документа § Картотечная регистрация § Автоматическое формирование регистрационного номера ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Рассмотрение документа v v Наложение резолюции Назначение исполнителей Сроки исполнения резолюции Отметка исполнения ИТ Рассмотрение документа v v Наложение резолюции Назначение исполнителей Сроки исполнения резолюции Отметка исполнения ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Согласование и подписание документа Учет замечаний в ходе согласования Доработка документа, создание новых версий Согласование и подписание документа Учет замечаний в ходе согласования Доработка документа, создание новых версий документа Возможность отказа в подписании (утверждении) и внесения замечаний Просмотр предыдущих версий документа и замечаний согласующих ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Исполнение документа Создание поручений по документу Контроль хода исполнения ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Исполнение документа Создание поручений по документу Контроль хода исполнения ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Рассылка документа § Рассылка для ознакомления в системе § Рассылка по адресам электронной почты Рассылка документа § Рассылка для ознакомления в системе § Рассылка по адресам электронной почты (email) § Формирование и рассылка выписок из протокола совещаний ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Поиск документа v Поиск по образцу (по полям карточки) v Полнотекстовый поиск v Отчет Поиск документа v Поиск по образцу (по полям карточки) v Полнотекстовый поиск v Отчет по результатам поиска ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Архивное хранение § Размещение всех документов в делах номенклатуры дел § Возможность помещения документов Архивное хранение § Размещение всех документов в делах номенклатуры дел § Возможность помещения документов в архив напрямую, минуя этапы жизненного цикла § Хранение всех версий документов ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

История работы с документом v Создание документа v Редактирование полей карточки v Редактирование присоединенных История работы с документом v Создание документа v Редактирование полей карточки v Редактирование присоединенных фалов и создание новых версий v Регистрация документа ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Обеспечение безопасности § Аутентификация Пользователей в Системе § Разграничение прав Пользователей в Системе § Обеспечение безопасности § Аутентификация Пользователей в Системе § Разграничение прав Пользователей в Системе § Динамическое назначение прав на документы и элементы регистрационных карточек в процессе жизненного цикла § Роли пользователей: – Руководитель – Помощник руководителя – Контролер – Сотрудник – Регистратор документов – Администратор ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Делегирование полномочий § Делегирование полномочий - передача обязанностей по обработке документов одних пользователей другим Делегирование полномочий § Делегирование полномочий - передача обязанностей по обработке документов одних пользователей другим на установленный срок. § Данная функция распространяется на основные этапы жизненных циклов такие как: § Подписание § Рассмотрение § Согласование § Ознакомление ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Механизм Руководитель-Помощник Задача, направленная руководителю на согласование, подписание, рассмотрение приходит помощнику для : § Механизм Руководитель-Помощник Задача, направленная руководителю на согласование, подписание, рассмотрение приходит помощнику для : § Проверки документов, поступивших с задачей § Подготовки возможных решений по задаче для руководителя § Решения части вопросов от имени руководителя ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Методология внедрения системы Последовательное наращивание возможностей системы Для каждого типа документа производится: • анализ Методология внедрения системы Последовательное наращивание возможностей системы Для каждого типа документа производится: • анализ бизнес-процесса • разработка технических требований • подготовка регламента • реализация выработанных решений • подготовка пользовательской документации • обучение пользователей системы • опытная эксплуатация системы • реализация требований по итогам опытной эксплуатации • промышленная эксплуатация системы ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Выбор платформы Documentum • • • Масштабируемость Безопасность Работа в территориально-распределенной среде Работа в Выбор платформы Documentum • • • Масштабируемость Безопасность Работа в территориально-распределенной среде Работа в гетерогенных средах Поддержка различных форматов файлов Интеграция с другими программными продуктами ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Спасибо за внимание Вопросы? ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г. Спасибо за внимание Вопросы? ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.