LOGO Система документационного обеспечения управления СДОУ ГУ-ВШЭ Документ

LOGO Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ) Документ: Служебная записка Система документационного обеспечения управления (СДОУ ГУ-ВШЭ)

Назначение и цели создания системы Система предназначена для информационнодокументационного обеспечения текущей деятельности руководства, структурных подразделений и сотрудников организации в процессе выполнения ими своих функций. Цели создания: v Повышение эффективности работы за счет автоматизации бизнес-процессов v Создание единого архива электронных документов и электронных образов документов v Повышение исполнительской дисциплины за счет автоматизации системы контроля исполнения, согласования и утверждения документов ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Функции, реализуемые в системе § § § § Основные: Создание и хранение электронных документов в системе Регистрация Рассмотрение и наложение резолюций Согласование проектов документов Подписание Контроль исполнения Вспомогательные: Маршрутизация документов Поиск документов Делегирование полномочий Механизм руководитель-помощник Хранение версий документов Ведение электронных справочников Формирование аналитической отчетности ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Основные понятия: Электронный документ представляется в Системе в виде регистрационной карточки документа и содержимого документа, представляющего собой файл или набор файлов. Основной файл документа Список файлов приложений ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Главное окно системы §иерархический список папок § панель документов § меню действий §панель кнопок § панель поиска §панель сообщений системы ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Создание документа § Создание и заполнение регистрационной карточки § Прикрепление к карточке файла документа и его приложений § Заполнение полей значениями по умолчанию, § Выбор необходимых значений из справочников § Обязательные для заполнения поля ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Отправка документа по маршруту § Жизненный цикл документа § Типовые маршруты для каждого вида документа § Формирование списков: исполнителей, согласования, рассылки § Автоматическая рассылка документов ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Движение документа по маршруту § Возможность выбора дальнейшего направления документа § Индикация поступления задач с документами в папки § Рассылка почтовых уведомлений об установленных событиях заинтересованным сотрудникам ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Регистрация документа § Картотечная регистрация § Автоматическое формирование регистрационного номера ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Рассмотрение документа v v Наложение резолюции Назначение исполнителей Сроки исполнения резолюции Отметка исполнения ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Согласование и подписание документа Учет замечаний в ходе согласования Доработка документа, создание новых версий документа Возможность отказа в подписании (утверждении) и внесения замечаний Просмотр предыдущих версий документа и замечаний согласующих ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Исполнение документа Создание поручений по документу Контроль хода исполнения ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Рассылка документа § Рассылка для ознакомления в системе § Рассылка по адресам электронной почты (email) § Формирование и рассылка выписок из протокола совещаний ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Поиск документа v Поиск по образцу (по полям карточки) v Полнотекстовый поиск v Отчет по результатам поиска ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Архивное хранение § Размещение всех документов в делах номенклатуры дел § Возможность помещения документов в архив напрямую, минуя этапы жизненного цикла § Хранение всех версий документов ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

История работы с документом v Создание документа v Редактирование полей карточки v Редактирование присоединенных фалов и создание новых версий v Регистрация документа ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Обеспечение безопасности § Аутентификация Пользователей в Системе § Разграничение прав Пользователей в Системе § Динамическое назначение прав на документы и элементы регистрационных карточек в процессе жизненного цикла § Роли пользователей: – Руководитель – Помощник руководителя – Контролер – Сотрудник – Регистратор документов – Администратор ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Делегирование полномочий § Делегирование полномочий - передача обязанностей по обработке документов одних пользователей другим на установленный срок. § Данная функция распространяется на основные этапы жизненных циклов такие как: § Подписание § Рассмотрение § Согласование § Ознакомление ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Механизм Руководитель-Помощник Задача, направленная руководителю на согласование, подписание, рассмотрение приходит помощнику для : § Проверки документов, поступивших с задачей § Подготовки возможных решений по задаче для руководителя § Решения части вопросов от имени руководителя ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Методология внедрения системы Последовательное наращивание возможностей системы Для каждого типа документа производится: • анализ бизнес-процесса • разработка технических требований • подготовка регламента • реализация выработанных решений • подготовка пользовательской документации • обучение пользователей системы • опытная эксплуатация системы • реализация требований по итогам опытной эксплуатации • промышленная эксплуатация системы ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Выбор платформы Documentum • • • Масштабируемость Безопасность Работа в территориально-распределенной среде Работа в гетерогенных средах Поддержка различных форматов файлов Интеграция с другими программными продуктами ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.

Спасибо за внимание Вопросы? ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.