LM 4 Mengembangkan Dokumen SMM-LSP PBNSP 201 2014

LM 4. Mengembangkan Dokumen SMM-LSP PBNSP 201: 2014 Penilaian Kesesuaian – Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Profesi

v. PENTING Untuk mendemonstrasikan unit ini, peserta harus dapat memberikan bukti: 1. Menyusun dokumen Panduan Mutu LSP 2. Menyusun dokumen SOP LSP 3. Menyusun daftar dokumen pendukung pendirian LSP 4. Menyiapkan Formulir-Formulir yang diperlukan

LT 1. Menyusun dokumen Panduan Mutu LSP

PANDUAN MUTU LOGO JUDUL: NO Rev : 0 Hal : 1 dari 1 Validasi Tgl: Cover i Pengesahan ii Status Revisi iii Kata Pengantar iv Daftar Isi v Distribusi Dokumen vi Komitmen Manajemen dan Profil LSP 1. Ruang Lingkup 2. Acuan Normatif 3. Istilah Dan Definisi 4. Persyaratan Untuk LSP 5. Persyaratan Struktur Organisasi 6. Persyaratan Sumber Daya 7. Persyaratan Rekaman Dan Informasi 8. Skema Sertifikasi 9. Persyaratan Proses Sertifikasi Dibuat oleh: 10. Persyaratan Sistem Manajemen Diperiksa oleh: : DP 5. 5 Disyahkan oleh:

Komitmen Manajemen • Visi: • Misi: • Sasaran Mutu

Profil LSP • • • Pembentukan Pemangku Kepentingan Bentuk organisasi Sarana dan Perangkat Kedudukan, fungsi, tugas dan wewenang LSP

1. Ruang Lingkup sertifikasi • Kategori LSP • Standar kompetensi • Skema sertifikasi (KKNI, Okupasi Nasional, Klaster, Unit dan/atau profisiensi).

2. Identifikasi Acuan Normatif q Standar: • Standar • Pedoman • Code of Practices q Regulasi teknis: • • • UU PP PERPRES PERMEN PERDIRJEN dll

3. Identifikasi istilah dan definisi kebijakan dan sistem sertifikasi • Istilah dan definisi yang terkait dengan PBNSP • Istilah dan definisi yang terkait dengan Regulasi teknis • Istilah dan definisi yang terkait dengan Standar

4. Persyaratan Untuk LSP 4. 1 Legalitas Lembaga 4. 2 Tanggungjawab dalam Keputusan Sertifikasi 4. 3 Manajemen Ketidakberpihakan 4. 4 Keuangan dan Pertanggugatan 5. Persyaratan Struktur Organisasi 5. 1 Pengelolaan dan Struktur Organisasi 5. 2 Struktur LSP Terkait Pelatihan

6. Persyaratan Sumber Daya 6. 1 Persyaratan Umum Personil 6. 2 Personil Yang Terlibat Kegiatan Sertifikasi 6. 3 Pelimpahan. Tugas Pelaksanaan Sertifikasi 6. 4 Sumber Daya Lain

7. Persyaratan Rekaman & Informasi 7. 1 Rekaman Pemohon, Calon dan Pemegang Sertifikat. 7. 2 Informasi Publik 7. 3 Kerahasiaan 7. 4 Keamanan

8. Skema Sertifikasi 9. Persyaratan Proses Sertifikasi 9. 1 9. 2 9. 3 9. 4 9. 5 9. 6 9. 7 9. 8 9. 9 Proses Pendaftaran Proses Evaluasi Proses Uji Kompetensi atau Asesmen Kompetensi Keputusan Sertifikasi Pembekuan dan Pencabutan Sertifikasi, Penambahan dan Pengurangan Lingkup Sertifikasi Proses Sertifikasi Penggunaan Sertifikat, Logo dan Penanda (Marks) Banding Atas Kepuusan Sertifikasi Keluhan

10. Persyaratan Sistem Manajemen 10. 1 10. 2 10. 3 10. 4 10. 5 10. 6 10. 7 10. 8 Umum Persyaratan Umum Sistem Manajemen Pengedalian Dokumen Pengendalian Rekaman Kaji Ulang Manajemen Audit Internal Tindakan Perbaikan Tindakan Pencegahan

LATIHAN 1 Menyusun Panduan Mutu LSP

LT 2. Menyusun dokuemen SOP LSP

• SOP pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur operasonal standar yang ada di dalam organisasi, yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap langkah/ tindakan, keputusan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif dan efisien, konsisten, standard dan sistematis (R. M. Tambunan 2009). • SOP (Standar Operating Procedure) atau PSO (Prosedur Standar Operasi) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan dan menertibkan pekerjaan suatu organisasi. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. Hampir semua bisnis yang dijalankan secara modern memiliki SOP (Suryono Ekotama, 2010)

• Apa tujuan membuat SOP? Adalah menyederhanakan pekerjaan kita supaya berfokus pada intinya, tetapi cepat dan tepat. Dengan cara ini keuntungan mudah diraih. Jadi, SOP memang dibuat untuk menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya optimal tetapi tetap efisien. • Kapan SOP dibuat ? Kita baru bisa membuat SOP kalau usahanya sudah berjalan atau setidaknya kita memilki prototype bisnisnya (Contoh usaha yang sudah berjalan). Jika usaha belum berjalan sama sekali, bahkan tempat usahanya belum ada, SOP yang kita buat bisa jadi tidak ada gunanya.

• SOP lahir dari pengelolaan usaha sehari-hari. Pengelolaan usaha sehari-hari yang belum tentu profesional lalu distandarisasi supaya professional atau mendekati professional. Oleh karena itu SOP yang akan disusun adalah untuk mempersingkat proses kerja, meningkatkan kapasitas kerja, dan menertibkan kerja supaya tetap dalam bingkai Visi serta Misi LSP • Ada empat (4) syarat SOP ? 1. Efektif dan efisien yaitu melakukan sesuatu yang tepat (do the right thing) dan melakukan sesuatu dengan tepat (do the thing right). 2. Konsisten dapat dimaknai bawhwa SOP harus diterapkan secara standar dan sama untuk semua prosedur yang sama untuk semua bagian organisasi yang harus menerapkan prosedur tersebut.

3. Standar sangat erat kaitannya dengan konsistensi. Standar dapat dibedakan menjadi dua yaitu: a. Standar prosedural adalah standar yang dapat terlihat dengan jelas pada prosedur (manual prosedur); misal tentang format atau sistematika penyajian prosedur, symbol-simbol, header dari halaman dll. b. Standar pemahaman; sesungguhnya ketika standar prosedural telah dicapai, maka semua pengguna harus sudah memiliki pemahaman yang sama tentang standar yang digunakan dalam prosedur. 4. Sistematis; sebuah SOP sebagai suatu pedoman, harus berjalan dengann sistematika yang jelas, teratur, dapat diprediksi, dan dilandasi ukuran-ukuran keberhasilan, kegagalan, risiko yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Sistematis dapat diartikan tersusun rapi dan teratur.

Tujuh kriteria SOP yang baik !!! 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Khas atau spesifik (specific) Lengkap prosedur (complete) Jelas dan mudah dipahami (understandable) Layak terap (Applicable)) Layak control (controllable) Layak audit (auditable), dan Layak ubah (changeable).

Tata Cara Menyusun SOP LSP ? (Prosedur 1. 2. 3. 4. 5. + Instruksi Kerja) Identifikasi prosedur dari proses bisnis utama LSP. Identifikasi prosedur yang harus dibuat dari panduan mutu LSP, Susun perosedur yang mencakupi tujuan, acuan normatif, langkah-langkah, keluaran dan penanggung jawab. Verifikasi kesesuaian langkah terhadap sistem/acuan terkait. Identifikasi prosedur terkait dalam langkah-langkah (cross reference)

Identifikasi proses bisnis utama LSP 1) Identifikasi proses bisnis pelayanan asesmen dan sertifikasi. 2) Identifikasi 3) Identifikasi 4) Identifikasi 5) Identifikasi 6) Identifikasi 7) Identifikasi 8) Identifikasi 9) Identifikasi 10) Identifikasi proses surveilan proses verifikasi TUK Pengembangan Skema sertifikasi proses perencanaan asesmen. proses pelaksanaan asesmen proses pengembangan perangkat asesmen. proses pengendalian dokumen & rekaman. proses audit internal. proses kaji ulang manajemen.

1). PROSES GENERIK UJI KOMPETENSI LSP MEMBENTUK 6 REKOMENDASI MENUNJUK ASSESSOR 3 7 KOMITE TEKNIK* LAPORAN ASSESSMEN 5 TIM ASSESSOR KOMPETENSI ASSESSMEN 4 MENGAJUKAN PERMOHONAN PESERTA di TUK SURVAILEN 9 2 Memilih TUK PESERTA UJI KOMPETENSI PEMBERIAN SERTIFIKAT KOMPETENSI 1 8

2). SURVEILAN Mengidentifikasi Jenis surveilan Mengidentifikasi Jadwal surveilan Melaksanakan Surveilan Mengevaluasi Hasil data surveilan Menetapkan CAR Mengevaluasi hasil perbaikan

3). PROSES VERIFIKASI TUK OLEH LSP MEMBENTUK 5 LSP REKOMENDASI 6 KOMITE TEKNIK* LAPORAN 4 ASSESSMEN 2 1 MENGAJUKAN PERMOHONAN TIM ASSESSOR LISENSI ASSESSMEN/ RE-ASSESSMEN 3 TUK 8 SURVAILEN PEMBERIAN SERTIFIKAT VERIFIKASI MENUNJUK ASSESSOR 7

Sertifikasi • Skema Sertifikasi: paket kompetensi dan persyaratan lain yang berkaitan dengan katagori jabatan atau keahlian tertentu dari seseorang • Pemetaan fungsi kerja, • Identifikasi kebutuhan sertifikasi (FR-SKEMA-01) PEMETAAN & IDENTIFIKASI FUNGSI KERJA PERUMUSAN SKEMA • Identifikasi Standar yg terverifikasi • menetapkan persyaratan dasar • Menetapkan proses sertifikasi (FR-SKEMA 02) & (FR-SKEMA-03) • Uji coba • Kaji ulang • Verifikasi (FR-SKEMA-04) VALIDASI RANCANGAN SKEMA PEMELIHARAN SKEMA • Kaji ulang • Monitoring • Perbaikan berlanjut (FR-SKEMA-05)

5). Merencanakan & mengorganisasikan asesmen Menerima tugas merencanakan dan mengorganisasikan asesmen Menentukan pendekatan asesmen Menyiapkan Rencana asesmen Kontektualisasi dan review rencana asesmen Mengorganisasi Asesmen

6). Melaksanakan asesmen Menetapkan dan mempertahankan lingkungan asesmen Mengumpulkan bukti yang berkualitas Mendukung peserta sertifikasi Membuat keputusan asesmen Mencatat dan melaporkan keputusan asesmen Meninjau proses asesmen

7). Mengembangkan Perangkat asesmen Menerima tugas mengembangkan perangkat asesmen Menetapkan Fokus Perangkat Asesmen Menentukan kebutuhan perangkat asesmen Merancang dan Mengembangkan Perangkat Asesmen Melakukan Ujicoba dan Review Perangkat Asessmen

SOP JUDUL: LOGO Tujuan Ruang lingkup : DP 5. 5 Rev : 0 Hal : 1 dari 1 Validasi Tgl: : : Penanggung jawab Acuan Proses Prosedur NO : : : KELUARAN LANGKAH PROSEDUR 1. LANGKAH-LANGKAH Instruksi Kerja: PIC a. b. 2. LANGKAH-LANGKAH Instruksi Kerja: a. 3. LANGKAH-LANGKAH Instruksi Kerja: a. 4. LANGKAH-LANGKAH Instruksi Kerja: a. Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Manajemen mutu Disyahkan oleh: Manajer LSP

Susun SOP LSP q q q Tujuan Ruang lingkup Penanggung jawab Acuan Proses Prosedur: • • Langkah-langkah Instruksi Kerja Keluaran/media Pelaksana

Cara Menyusun Instruksi kerja 1) Susun instruksi kerja yang mencakupi perintah tahap-tahap pada setiap elemen prosedur dan spesifikasinya serta pelaksananya. 2) Verifikasi kesesuaian instriuksi kerja terhadap sistem/acuan terkait.

Daftar Dokumen Prosedur NO NO. KODE PROSEDUR JUDUL 1 SOP Mengelola Ketidakberpihakan 2 SOP Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Perangkat UJK 3 SOP Pengembangan dan Pemeliharaan Skema Sertifikasi 4 SOP Pengembangan Perangkat Asesmen Kompetensi. 5 7 SOP Sertifikasi Kompetensi SOP Merencanakan dan mengorganisasikan asesmen SOP Melaksanakan asesmen 8 SOP Menyelesaikan Banding atas Keputusan Sertifikasi 9 SOP Menyelesaikan Keluhan Asesi 10 SOP Pengendalian Dokumen 11 SOP Mengendalikan Rekaman 12 SOP Kaji Ulang Manajemen 13 SOP Audit Internal 14 SOP Verifikasi TUK (PBNSP 206) 15 SOP Pelaporan Kinerja LSP 6

LATIHAN 2 Menyusun SOP-LSP

LT 3. Menyusun Dokumen Pendirian LSP

1. Menyiapkan dokumen pendukung menuju lisensi BNSP 1) Identifikasi dokumen pendukung yang dipersyaratkan yang mencakupi persyaratan dasar LSP serta persyaratan regulasi teknis sesuai lingkup profesinya. 2) Menyiapkan dokumen pendukung 3) Verifikasi kesesuaian dokumen pendukung thd sistem/ acuan terkait.

1). Identifikasi dokumen pendukung yang mencakupi persyaratan dasar LSP serta persyaratan regulasi teknis sesuai lingkup profesinya. • Identifikasi persyaratan dalam PBNSP yang harus dipersiapkan, • Identifikasi dokumen pendukung yang dirasa diperlukan untuk memastikan operasionalisasi LSP, • Peraturan regulasi teknis, standar dan pedoman operasional LSP.

2). Menyiapkan dokumen pendukung q Buat daftar dokumen pendukung q Kompilasi standar dan regulasi teknis q Dokumen kelengkapan yang disyaratkan PBNSP 202 • • • Surat keputusan pendirian SKKNI Skema sertifikasi Program kerja dll

3). Verifikasi kesesuaian dokumen pendukung terhadap sistem/ acuan terkait.

No 1 2 3 4 5 6 7 8 DAFTAR DOKUMEN PENDUKUNG LISENSI LSP *) tidak wajib untuk LSP P-1 dan P-2 JUDUL SK Pimpinan ttg Penetapan Panitia Persiapan Pembentukan LSP * Surat Dukungan Asosiasi Industri * Surat Dukungan asosiasi Profesi * Surat Dukungan Regulator * SK Pimpinan/Akta Notaris* tentang Pembentukan LSP SK Pimpinan/bukti* tentang Legalitas/Status Kantor LSP SK Ketua LSP ttg Penetapan Keanggotaan Komite Skema Srtifikasi Dokumen Skema Sertifikasi (masing-masing subsector/ bidang)

No 9 10 11 12 13 14 JUDUL Rencana / Program Kerja & Anggaran Tahunan yg memuat kegiatan antara lain: sertifikasi, surveilan, sertifikasi ulang, verifikasi TUK, audit internal, kaji ulang manajemen, pelaporan berkala, dll. Standar Kompetensi (SKKNI / Standar International /Standar Khusus) Perangkat asesmen (Materi Uji Kompetensi untuk masing 2 skema sertifikasi) Daftar TUK Persyaratan teknis spesifik untuk setiap TUK Personel LSP (termasuk kualifikasi, uraian tugas, komitmen mengikuti peraturan LSP)

No 14 15 16 17 18 JUDUL Daftar Asesor Kompetensi (beserta CV dan ruang lingkup unit kompetensinya, komitmen mengikuti peraturan LSP) Daftar Asesor Lisensi ( beserta CV dan ruang lingkup unit kompetensinya, komitmen mengikuti peraturan LSP ) Rekaman Audit internal dan Rekaman Perbaikan audit internal Rekaman uji coba perangkat asesmen dan MUK Pedoman-pedoman BNSP (201, 202, 206, 208, 210, 211, 302, dll)

LATIHAN 3 Membuat daftar dokumen pendukung

LT 4. Menyiapkan Formulir-Formuli LSP

1. Menyusun Formulir 1) Identifikasi formulir yang harus dibuat dari panduan mutu, prosedur atau instruksi kerja, 2) Susun formulir yang mencakupi kegiatan -kegiatan yang harus direkam dalam formulir serta bila diperlukan memungkinkan peluang perbaikan. 3) Verifikasi kesesuaian formulir terhadap sistem/acuan terkait.

1) Identifikasi formulir yang harus dibuat dari panduan mutu, prosedur atau instruksi kerja, • Identifikasi persyaratan yang mewajibkan dalam PBNSP 201, perosedur/instruksi kerja • Identifikasi formulir lain yang diperlukan LSP. • Buat tabel daftar formulir yang disyaratkan LSP dan prosedur tambahan.

2) Susun formulir yang mencakupi kegiatan-kegiatan yang harus direkam dalam formulir serta bila diperlukan memungkin peluang perbaikan • Pastikan formulir berisi kegiatan yang dipersyaratkan, • Pengisian mudah, • Hindari kolom keterangan.

3) Verifikasi kesesuaian formulir kerja terhadap sistem/acuan terkait. • Kesesuaian terhadap persyaratan kegiatan yang harus direkam • Keseusian dengan spesifikasi yang disyaratkan batasan variabel. • Kesesuian dengan sistem industri.

LATIHAN 4 Menyiapkan formulir –formulir yang diperlukan

Terima Kasih