Лекция Сущность и эволюция отечественного делопроизводства Литература

Лекция «Сущность и эволюция отечественного делопроизводства»

Литература по дисциплине 3 1. Кузнецова Т. В. , Санкина Л. В. , Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления: Учебник. М. : МЦФЭР, 2007. 432 с. 3. Быкова Т. Л. , Вялова Л. М. , Санкина Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под ред. . Т. В. Кузнецовой. М. : МЦФЭР, 2007. 560 с. 4. Галахов В. В. , Корнеев И. К. и др. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. М. : "ТК Велби", Проспект, 2006. 456 с. 5. Чуковенков А. Ю. , Янковая В. И. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6. 30 -2003. М. : Проспект, 2004.

5 1. Сущность и организация документационного обеспечения управления

Сущность документационного обеспечения управления (ДОУ) 5 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Структурное подразделение Виды структурных подразделений Вид обеспечивающей деятельности Область специальной деятельности – «Документационное обеспечение управления»

Объект ДОУ Как отдельные документы, так и вся совокупность документации Предмет ДОУ Правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно ГОСТам. 6

Сущность документационного обеспечения управления (ДОУ) 7 Документационное обеспечение управления деятельности аппарата управления, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами в процессе осуществления управленческих функций Цель ДОУ (1) - Создание необходимых организационных условий для работы с информацией в учреждениях и на предприятиях. Цель ДОУ (2) своевременное и полное обеспечение работы органов управления (менеджмента) необходимой документацией.

8

Основные мероприятия ДОУ qдокументальное закрепление управленческой информации (разработка документов) q- организация и осуществление движения документов (документо-оборота) и др. q- учет и рассылка документов в организации; q - доведение документов до ОУ и должностных лиц; q- контроль исполнения документов; q - оперативное и архивное хранение документов и др.

Организация документационного обеспечения управления - это вид управленческой деятельности, направленный на установление организационного порядка на объектах и в процессах работы с документами

Организационный порядок Правила, на основе которых должна осуществляется деятельность Приведение в соответствие объектов и осуществляемой на них деятельности к установленным правилам (воплощение правил на практике)

Установление правил Что? Правила Кто? Организационный аспект Функциональный аспект Как? Методический аспект

Функции органов государственной власти Ш Нормативно правовое регулирование документационного обеспечения управления; Ш Унификация и стандартизация в документационном обеспечении управления; Ш Организация архивного хранения документов; Ш Регулирование вопросов защиты информации; Ш Научно-исследовательская деятельность в области документационного обеспечения управления. Ш Контрольно-надзорная деятельность. 11

Функции государственных учреждений, министерств и ведомств v Разработка и издание документов в соответствии с полномочиями; v систематизация документов и их унификация; v установление и закрепление единых форм, единых требований к оформлению документов; v организация экспедиции документов по их доставке; v упорядочение процессов обработки и движения документов в организациях; v архивное хранение документов; v контроль исполнения документов.

Функции организации (фирмы, компании) ь упорядочение документооборота; ь организацию контроля исполнения документов; ь организацию подготовки документов к передаче в архив; ь совершенствование работы с документами.

Функции службы документационного обеспечения 13 ü разработка, внедрение и ведение табеля и альбома УФД, а также внесение в них изменений; ü осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов; ü организация рассмотрения и подготовки к докладу документов; ü контроль за правильностью оформления документов; ü регулирование хода исполнения документов; ü обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов; ü организация изготовления, копирования и размножения документов; ü разработка и проектирование бланков документов; ü разработка номенклатуры дел, обеспечение хранения дел; ü организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; ü организация контроля за работой с документами; ü экспертиза ценности документов; ü консультирование по вопросам ДОУ;

Структурный аспект организации ДОУ 16 Структура служб ДОУ: 1. устанавливается в соответствии с принадлежностью к определенной группе организаций; Ш определяется ее целями, задачами и функциями. Структурная организация служб ДОУ - управление делами – в федеральных органах исполнительной власти (министерствах); - общий отдел ДОУ, канцелярия - в органах местного самоуправления ; - отделы (службы) ДОУ - на различных предприятиях, в организациях ; - секретарь-референт или специально назначенное лицо - в структурных подразделениях

Организационные структуры ДОУ Структурные элементы служб • протокольная служба; • экспедиция; • группа учета и регистрации документов; • группа контроля исполнения, • отдел писем; • машинописное и копировально-множительное бюро; • архив; • отдел рационализации делопроизводства

Организационные структуры ДОУ Руководители: ь заведующий службой ДОУ; ь заведующий протокольным отделом; ь начальник секретариата; ь заведующий архивом; ь заведующий копировальным бюро и т. д. Специалисты: ь документовед; ь помощник руководителя; ь референт; ь редактор; ь архивист; ь археограф; ь инспектор; ь секретарь коллегии; ь секретарь руководителя; ь корректор. Технические исполнители: ь экспедитор; ь делопроизво дитель; ь машинистка; ь стенографис тка; ь технический секретарь; ь курьер; ь оператор орг. техники. задачи и функции служба ДОУ выполняет во взаимодействии с другими подразделениями и службами организации (юридической, фин. , персонала и др. )

5 3. Эволюция делопроизводства

Эволюция системы делопроизводства 1 этап Делопроизводство в Древнерусском государстве 2 этап 19 Приказное делопроизводство нач. XVIII-нач. XIX вв 3 этап Система коллежского делопроизводства XIX– нач. XX вв 4 этап Система министерского делопроизводства XIX – нач. XX вв 5 этап История управления и делопроизводства в 1917 -1941 гг 6 этап История управления и делопроизводства в 1945 -2000 гг

Структура государственного аппарата России в XVI-XVII вв. Царь Боярская дума ПРИКАЗЫ Посольский, Поместный, Тайных дел, Разрядный, Земский, Разбойный, Ямской, Холопий, Челобитный, Монастырский, Казенный, Посольский, Хлебный и др. Избы Губная Приказная (съезжая) Земская 20

Структура государственного аппарата в XVIII в. . 21 Император Святейший Синод Правительствующий Сенат Кабинет Петра I Коллегии Иностранных дел, Военная, Адмиралтейств-коллегия, Вотчинная, Юстицколлегия, Камер-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактурколлегия, Коммерц-коллегия, Главный магистрат, Штатс-контора Конторы, канцелярии Городовой магистрат и ратуша - в составе Главного магистрата; надворный суд, провинциальный нижний суд, городовой нижний суд - в составе Юстиц-коллегии

Структура государственного аппарат министерств в XIX в. 22 Император Правитель ствующий Сенат Собственная канцелярия Совет Министров (учрежден в 1857 г ) Комитет Министров (1802 -1906) Государственный Совет (1810 -1917) Святейший Синод (1721 -1918) Министерства Внутренних дел, Финансов, Юстиции, Народного просвещения, Иностранных дел, Военное, Морское, Путей сообщения, Императорского двора и др. Министр, товарищ министра Канцелярия министра Департаменты Директор департамента Совет министра Общее присутствие департамента

23

23

24

25

26

ПРИНЦИПЫ ДОУ По своей сущности принцип – это правило, выполнение которого приводит к определенному результату в управлении. Основная форма выражения принципа - требование. - оперативности и своевременности; - адекватности и достоверности документируемой информации; - оптимальности (рациональности) документируемой информации; - стандартизации и унификации документируемой информации; - учета и сохранности и др. 15