ЛЕКЦИЯ. СПОСОБЫ И СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ: 1. ЗАДАЧИ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ЕЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИИ 2. ОСНОВНЫЕ СПОСОБЫ И СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ ПРЕДСТАВЛЯЕТ СОБОЙ ПРИНЯТИЕ ПРАВОВЫХ, ОРГАНИЗАЦИОННЫХ И ТЕХНИЧЕСКИХ МЕР, НАПРАВЛЕННЫХ НА РЕШЕНИЕ СЛЕДУЮЩИХ ЗАДАЧ: 1) ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ ОТ НЕПРАВОМЕРНОГО ДОСТУПА, УНИЧТОЖЕНИЯ, МОДИФИЦИРОВАНИЯ, БЛОКИРОВАНИЯ, КОПИРОВАНИЯ, ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ, РАСПРОСТРАНЕНИЯ, А ТАКЖЕ ОТ ИНЫХ НЕПРАВОМЕРНЫХ ДЕЙСТВИЙ В ОТНОШЕНИИ ТАКОЙ ИНФОРМАЦИИ; 2) СОБЛЮДЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ИНФОРМАЦИИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА, 3) РЕАЛИЗАЦИЯ ПРАВА НА ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОТНОШЕНИЙ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ПУТЕМ УСТАНОВЛЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ О ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ, А ТАКЖЕ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЯХ И О ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ.
Обладатель информации, оператор информационной системы в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, обязаны обеспечить: • предотвращение несанкционированного доступа к информации и (или) передачи ее лицам, не имеющим права на доступ к информации; • своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации; • предупреждение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к информации; • недопущение воздействия на технические средства обработки информации, в результате которого нарушается их функционирование; • возможность незамедлительного восстановления информации, модифицированной или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней; • постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности информации.
ПО УРОВНЮ ДОСТУПНОСТИ ДОКУМЕНТЫ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ НА ДВЕ КАТЕГОРИИ: ОБЩЕДОСТУПНЫЕ И С ОГРАНИЧЕННЫМ ДОСТУПОМ. ОБЩЕДОСТУПНЫМИ ЯВЛЯЮТСЯ ОТКРЫТЫЕ ДОКУМЕНТЫ. К ДОКУМЕНТАМ С ОГРАНИЧЕННЫМ ДОСТУПОМ ОТНОСЯТСЯ ДОКУМЕНТЫ, РАБОТА С КОТОРЫМИ МОЖЕТ ПРОИЗВОДИТЬСЯ ПО СПЕЦИАЛЬНОМУ РАЗРЕШЕНИЮ УПОЛНОМОЧЕННЫХ НА ТО ЛИЦ. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОТКРЫТОЙ ИНФОРМАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОТКРЫТЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ВХОДЯТ В СФЕРУ ДЕЙСТВИЯ ОТКРЫТОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ДОКУМЕНТЫ С ОГРАНИЧЕННЫМ ДОСТУПОМ ОТНОСЯТСЯ К СФЕРЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НЕ ОДНОГО, А НЕСКОЛЬКИХ ТИПОВ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ТОГО, К КАКОМУ ВИДУ ТАЙНЫ ОТНОСИТСЯ СОДЕРЖАЩАЯСЯ В ДОКУМЕНТЕ ИНФОРМАЦИЯ. НОРМАТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ УСТАНОВЛЕНЫ ШЕСТЬ ВИДОВ ТАЙН: ГОСУДАРСТВЕННАЯ, КОММЕРЧЕСКАЯ, СЛУЖЕБНАЯ, ЛИЧНАЯ, СЕМЕЙНАЯ И ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ.
Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства. Документы, содержащие личную и различные подвиды профессиональной тайны, являются предметом соответствующих типов специального делопроизводства. Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, содержащие коммерческую и служебную тайну. При этом к документам, составляющим служебную тайну, отнесены только документы с грифом «Для служебного пользования» , так как документы, содержащие коммерческую тайну других субъектов, должны обрабатываться и защищаться в режиме коммерческой тайны. Объединение конфиденциальных документов, содержащих коммерческую и служебную тайну одним делопроизводством, обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам составления, обработки, обращения, хранения и защиты.
ПО СФЕРЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТКРЫТОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО РАСПРОСТРАНЯЕТСЯ НА УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДЕЙСТВИЯ И ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ В ОСНОВНОМ УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СИЛУ УСЛОВИЙ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ РАСПРОСТРАНЯЕТСЯ КАК НА УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ, ТАК И НА РАЗЛИЧНЫЕ ВИДЫ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ НЕ ТОЛЬКО УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ, НО И НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ (НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЕ, ПРОЕКТНЫЕ, КОНСТРУКТОРСКИЕ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ И Т. Д. ).
Конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач: 1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности; 2) защиту документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.
Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов. Полноту (релевантность) документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации. Достоверность документной информации заключается, во-первых, в ее адекватности, т. е. в соответствии объективному состоянию рассматриваемого вопроса, и, во-вторых, в ее юридической силе, определяемой по наличию и правильности оформления соответствующих реквизитов. Своевременность документной информации означает, что от времени генерирования, обработки и передачи информации до момента получения и выработки на ее основе соответствующего решения не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.
Вторая задача имеет своей целью обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту как самих документов, так и содержащейся в них информации.
Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к которым относятся: • письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты; • жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов; • обязательный поэкземплярный и полистный учет всех без исключения документов, проектов и черновиков; • максимально необходимая полнота регистрационных данных о документе; • фиксация прохождения и местонахождения каждого документа; . проведение систематических проверок наличия документов; • разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними; • жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации; • регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией по ее защите; • персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.
Подразделение конфиденциального делопроизводства наряду с руководителями соответствующих подразделений должно осуществлять контроль за соответствием документов Перечням издаваемых конфиденциальных документов. Необходимость такого контроля обусловлена тем, что составители документов нередко допускают отступления от Перечней. Эти отступления осуществляются по следующим направлениям: • завышение или занижение грифа конфиденциальности документов, в том числе проставление грифа конфиденциальности на документах, не содержащих конфиденциальных сведений; • необоснованное включение конфиденциальной информации в документы и превращение тем самым открытых документов в конфиденциальные; • неправильное адресование документов; • непроставление грифа конфиденциальности на документах, содержащих конфиденциальную информацию.
Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам. Различают следующие способы документирования: • текстовое документирование; • техническое документирование; • фотодокументирование; • кинодокументирование; • фонодокументирование (звукозапись); • аудиовидеодокументирование; • машинное документирование
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.
В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на группы, отражающие описание: средств производства — конструкторская документация, содержащая сведения о том, что представляет собой предмет промышленного производства (изделие); зданий и сооружений — проектно-сметная документация, содержащая сведения о том, что представляет собой объект капитального строительства; процессов труда — технологические документы, содержащие сведения о том, как изготовить изделие или построить объект капитального строительства; результатов научных исследований и полученных новых знаний — научнотехническая документация, например отчет о НИР; явлений и процессов природы, между которой и человеком совершается процесс труда, — документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др. ; процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, — фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств, например инструкции по эксплуатации, технические паспорта, гарантийные талоны и т. п.
Фотодокументирование. Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документов — изобразительный документ, т. е. документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта. Кинодокументирование. Становление и развитие кинодокументирования как способа документирования связано с изобретением кино. «Кинодокумент — изобразительный документ, созданный кинематографическим способом» . Он состоит из ряда отдельных фотоснимков -кадров, т. е. кинодокумент — это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, так же как и фотодокументы, возникают в момент событий. Фонодокументирование (звукозапись). К концу XIX в. относится появление еще одного способа документирования — фонодокументирования (звукозаписи). В настоящее время под фонодокументами понимается документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Аудиовидеодокументирование. Производным от объединения способов кино- и фонодокументирования является аудиовидеодокументирование. Аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию. Первый опыт создания таких документов связан с возникновением звукового кинематографа. Дальнейшее развитие аудиовидеодокументирование получило с созданием телевидения. В настоящее время все телепередачи, кроме прямого эфира, транслируются с использованием аудиовизуальных документов. Машинное документирование. Наиболее молодым способом фиксирования информации является машинное документирование. Оно возникло в связи с необходимостью использования машинной обработки и хранения информации вследствие значительного возрастания ее объема на современном этапе развития человеческого общества. Отличительной особенностью данного способа документирования от предыдущих является то, что он осуществляется с использованием искусственных языков, т. е. языков, воспринимаемых электронно-вычислительной машиной. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях, т. е. документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку их информации ЭВМ.
Средства документирования. Простые средства документирования : рукописные средства (ручки, карандаши и т. п. ). По мере развития письма и письменности создаются и совершенствуются механические и электромеханические средства документирования (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино, видеотехника и др. ). В современных условиях широкое распространение получило документирование на основе использовании компьютерной оргтехники (принтеры, плоттеры, специализированные программные продукты для персональных компьютеров), а также средства передачи и приема документированной информации: телетайпы, факсимильные аппараты, передающие текстовую и графическую информацию. К сложным средствам документирования относятся средства репрографии и оперативной полиграфии, т. е. совокупности машин, предназначенных для копирования и тиражирования документов. К средствам репрографии (копирования) относятся средства фотокопирования, электрофотографии, термографии, электроннолучевого копирования, микрофильмирования и ризографического копирования.
Скачать презентацию ЛЕКЦИЯ СПОСОБЫ И СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ
документоведение 20112011.ppt