Лекция ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Лекция «ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Литература по дисциплине 1. Организация работы с документами. Учебник. 2 е издание, переработанное и дополненное. Под редакцией профессора В. А. Кудряева. 4. Кузнецова Т. В. , Санкина Л. В. , Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления: Учебник. М. : МЦФЭР, 2007. 432 с. 3

1. Основные понятия документационного обеспечения управления

5 Первичная (исходная) информация Преобразование информации Управленческая информация: требования • вид • форма • содержание Объект управления

6 Информация – совокупность сведений или данных о фактах, характеристиках о предметах, явлениях, отношениях, собранных и систематизированных в пригодную для использования форму Управленческая информация – это часть социальной информации, которая выделена из её общего массива по критериям пригодности к формирования и реализации процессов управляющего воздействия.

7 Первичная (исходная) информация Актуальность Достоверность Доступность Аутентичность Однозначность Своевременность Полезность Точность Преобразование информации Управленческая информация: • Полнота • Внутренняя согласованность • Системная согласованность • Целеобусловленность

8 ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ Финансовая Производственно технологическая Научно техническая Экономическая Кадровая Социальная Управленческая

9 Документ (документированная информация) это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать"[1]. [1] ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27. 02. 1998 № 28. Документирование – процесс записи управленческой информации на материальном носители

Документы необходимы для: • осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации; • документального фиксирования управленческих решений; организационных и • обеспечения согласованности производственной деятельности; управленческой и • обеспечения защиты интересов и законных прав организации при возможных судебных разбирательствах; • доказательства осуществления организации и ее сотрудников; деловой деятельности • сохранения корпоративной и общественной памяти.

Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации (наряду с материальными, финансовыми, кадровыми и др. ), обеспечивающих возможность реализа ции управленческой деятельности. Документы и массивы документов, будучи информационными ресурсами, являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Способ фиксации l пиктографическое Носитель информации l на камне Средство фиксации l кисти 10

Способ фиксации идеографическое (логографическое); l Носитель информации щитки, дощечки, пластины; l Средство фиксации l 10 палочки, стержни;

Способ фиксации l слоговое; Носитель информации щитки, дощечки, пластины; l Средство фиксации l 10 палочки, стержни;

Способ фиксации l буквенно-звуковое; Носитель информации l папирус, пергамент; Средство фиксации гусиные; металлические перья; l

Способ фиксации l искусственный язык. Носитель информации бумага; l фото, кино пленка; l магнитные носители; l оптические (лазерные) диски. l Средство фиксации lшариковые ручки; l механические (пишущие машинки); l фото, кино аппаратура; l средства магнитной, электронной, оптической записи.

2. Функции и свойства документа

Функции документа : информационная, (документ создается для фиксации, сохранения и распространения информации); социальная (документ порожден той или иной социальной потребностью); коммуникативная (средство связи между элементами общественной структуры); культурная (средство закрепления и передачи культурных традиций). управленческая (средство (инструментом) управления); правовая (средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений); историческая. Документ полифункционален (удовлетворяет различные общественные и личные потребности). 4

Свойство документа Юридическая сила документа это свойство, отражающее правовую состоятельность документа в процессе его создания и использования. Юридическая сила сообщается документу действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления. Характеристики придающие документу свойство юридической силы: официальность, достоверность, объективность, бесспорность, обязательность, авторитетность. 4

3. Классификация документов

ПО СОДЕРЖАНИЮ ДОКУМЕНТА По ПРОИЗВОДСТВУ По КАДРОВОЙ РАБОТЕ … По МАРКЕТИНГУ ПО СПОСОБУ ОТОБРАЖЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ ТЕКСТОВЫЕ ГРАФИЧЕСКИЕ Изобразительные 15

15 ПО МАТЕРИАЛЬНОМУ НОСИТЕЛЮ На бумаге На магнитном носителе На фотопленке На кинопленке ПО МЕСТУ РАЗРАБОТКИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИСХОДЯЩИЕ ВНУТРЕННИЕ

16 ПО СРОЧНОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ (представления) Срочные Внесрочные ПО СПОСОБУ ПЕРЕДАЧИ Письма Телеграммы Телефонограммы Телексы Факсограммы

ПО ОГРАНИЧЕНИЮ ДОСТУПА Секретные Государственная тайна Несекретные Коммерческая тайна ПО СТЕПЕНИ ПОДЛИННОСТИ Подлинники Копии Дубликаты

ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ Постоянного хранения Долговременного хранения Временного хранения