Скачать презентацию Лекция 7 Информационные технологии в управлении проектами Скачать презентацию Лекция 7 Информационные технологии в управлении проектами

7л-инструменты-2010-ит-.ppt

  • Количество слайдов: 59

Лекция № 7 Информационные технологии в управлении проектами Доценко Н. В. 1 Лекция № 7 Информационные технологии в управлении проектами Доценко Н. В. 1

Определение ИТ Информационная технология - совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до Определение ИТ Информационная технология - совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств. Доценко Н. В. 2

Под информационной технологией подразумеваются отдельные части компьютерной информационной системы: ü компьютерное оборудование, ü программное Под информационной технологией подразумеваются отдельные части компьютерной информационной системы: ü компьютерное оборудование, ü программное обеспечение, ü хранение данных и средства коммуникации. Доценко Н. В. 3

Информационная система и ее структура ü Под информационной системой (ИС) понимается вся совокупность информации, Информационная система и ее структура ü Под информационной системой (ИС) понимается вся совокупность информации, циркулирующая в организации, порождаемая в процессе ее деятельности и оказывающая влияние на результаты деятельности. ü Информационная система включает в себя не только сведения внутреннего характера, но всю внешнюю информацию, оказывающую влияние на деятельность фирмы. Доценко Н. В. 4

üИнформационная система отличается от информации вообще. Система не безгранична, она конечна. üК информационной системе üИнформационная система отличается от информации вообще. Система не безгранична, она конечна. üК информационной системе предприятия относится информация, оказывающая воздействие на деятельность организации. Доценко Н. В. 5

Структура информационной системы Задача управленческого персонала контролируемой информации. Доценко Н. В. - увеличение доли Структура информационной системы Задача управленческого персонала контролируемой информации. Доценко Н. В. - увеличение доли 6

Контролируемая информация - часть информационной системы, которая находится под контролем управленческого персонала и используется Контролируемая информация - часть информационной системы, которая находится под контролем управленческого персонала и используется им для принятия решений. Невостребованная информация - часть информационной системы, которая остается вне поля зрения и не подвергается контролю независимо от того, знает ли о ней кто-то и обращает ли на нее внимание принятии решений. Доценко Н. В. 7

Основные задачи, для решения которых используются системы управления проектами: ü разработка расписания исполнения проекта Основные задачи, для решения которых используются системы управления проектами: ü разработка расписания исполнения проекта без учета ограниченности ресурсов; ü разработка расписания исполнения проекта с учетом ограниченности ресурсов (leveling); ü определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта; ü определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов; ü анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков; ü учет исполнения проекта; ü анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта. Доценко Н. В. 8

Проектная информационная среда Корпоративная информационная среда должна обеспечивать два связанных между собой механизма: ü Проектная информационная среда Корпоративная информационная среда должна обеспечивать два связанных между собой механизма: ü сбора и обработки содержания из внешних источников, ü рассылки и публикации содержания за пределы предприятия различным получателям. Для создания корпоративной информационной среды поддержки проектно-ориентированного бизнеса применяются системы управления содержанием (Enterprise Content Management System - ECMS). Доценко Н. В. 9

Автоматизация УП Доценко Н. В. 10 Автоматизация УП Доценко Н. В. 10

ИС УП Информационная система управления проектом - организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных ИС УП Информационная система управления проектом - организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом. Доценко Н. В. 11

Функции персональных компьютерных систем ü ü ü работа в многопроектной среде, разработка календарно-сетевого графика Функции персональных компьютерных систем ü ü ü работа в многопроектной среде, разработка календарно-сетевого графика выполнения работ, оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов, проведение анализа "что-если", сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, ü автоматизированная генерации отчетов, ü планирование и контроль договорных обязательств, централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т. д. Доценко Н. В. 12

Инструменты распределенных интегрированных систем ü архитектура клиент-сервер; ü системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по Инструменты распределенных интегрированных систем ü архитектура клиент-сервер; ü системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по оптико-волоконным кабелям, локальновычислительные сети и т. д. ); ü портативные компьютеры; ü программное обеспечение поддержки групповой работы Доценко Н. В. 13

Функции ПО поддержки групповой работы: обмен электронной почтой, документоооборот, групповое планирование деятельности, участие удаленных Функции ПО поддержки групповой работы: обмен электронной почтой, документоооборот, групповое планирование деятельности, участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и ведения обсуждения; ü проведение "мозгового штурма", давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану. ü ü Доценко Н. В. 14

Internet / Intranet Видеоконференции Применительно к управлению проектами в виде webстраниц могут быть опубликованы Internet / Intranet Видеоконференции Применительно к управлению проектами в виде webстраниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту. Доценко Н. В. 15

Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия. В чем на Ваш взгляд преимущества Intranet? Доценко Н. В. 16

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видео -информацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видео -информацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии и Internet. Видеоконференции незаменимы для территориальнораспределенных проектов Доценко Н. В. 17

Оповещение участников проекта ü Назначение сотрудников на задачи публикуются на сервере ü При публикации Оповещение участников проекта ü Назначение сотрудников на задачи публикуются на сервере ü При публикации назначений происходит автоматическое оповещение участников проекта ØЧерез Web-доступ ØПо почте ü Участники могут ØСогласиться с назначенными задачами ØОтказаться ØДелегировать исполнение своим подчиненным/коллегам Доценко Н. В. 18

Оповещение через веб-доступ Доценко Н. В. 19 Оповещение через веб-доступ Доценко Н. В. 19

Почтовые уведомления - сотрудник Доценко Н. В. 20 Почтовые уведомления - сотрудник Доценко Н. В. 20

Задачи поступают в календарь Outlook Доценко Н. В. 21 Задачи поступают в календарь Outlook Доценко Н. В. 21

Отчет участников проекта ü При выполнении задачи участник проекта отчитывается (согласно регламенту) Способы: Через Отчет участников проекта ü При выполнении задачи участник проекта отчитывается (согласно регламенту) Способы: Через Web-доступ, Через Outlook Отчет: В процентах выполненной работы, Во времени ü Руководитель проекта: üУтверждает/не утверждает отчет üЗапрашивает отчет в свободной форме Доценко Н. В. 22

Табели учета времени Доценко Н. В. 23 Табели учета времени Доценко Н. В. 23

Отчетность через Outlook Доценко Н. В. 24 Отчетность через Outlook Доценко Н. В. 24

Прием обновлений менеджером Доценко Н. В. 25 Прием обновлений менеджером Доценко Н. В. 25

Прием обновлений менеджером Доценко Н. В. 26 Прием обновлений менеджером Доценко Н. В. 26

Создание отчета о состоянии Доценко Н. В. 27 Создание отчета о состоянии Доценко Н. В. 27

Выбор подотчетных сотрудников Доценко Н. В. 28 Выбор подотчетных сотрудников Доценко Н. В. 28

Формирование структуры отчета Доценко Н. В. 29 Формирование структуры отчета Доценко Н. В. 29

Получение отчета к заполнению Доценко Н. В. 30 Получение отчета к заполнению Доценко Н. В. 30

Заполнение отчета о состоянии Доценко Н. В. 31 Заполнение отчета о состоянии Доценко Н. В. 31

Системы управления содержанием Позволяют управлять информационными объектами различных типов: - традиционные документы (таблицы, контракты, Системы управления содержанием Позволяют управлять информационными объектами различных типов: - традиционные документы (таблицы, контракты, чертежи), - Web ресурсы (HTML, SGML, WML, XML), - мультимедийные данные (изображение, звук, видео), - структурные данные (отчеты, электронные формы), - обсуждения, журналы переговоров, “виртуальная доска ” и т. п. Доценко Н. В. 32

Целью управления знаниями является повышение корпоративного IQ за счет широкого доступа сотрудников к текущей Целью управления знаниями является повышение корпоративного IQ за счет широкого доступа сотрудников к текущей информации и к данным прошлых проектов. Доценко Н. В. 33

ЕДИНОЕ ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРОСТРАНСТВО ü Единые регламенты и процедуры работы с корпоративной системой управления проектами; ЕДИНОЕ ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРОСТРАНСТВО ü Единые регламенты и процедуры работы с корпоративной системой управления проектами; ü Единый порядок доступа к информации и разграничение прав пользователей; ü Единые пользовательские настройки: в т. ч. единые формы ввода информации; ü Единый пул ресурсов корпорации; ü Единое хранение информации по работам проекта; ü Единые формы отчетов; ü Возможность доступа к данным через веб -интерфейсы. Доценко Н. В. 34

Средства коллективной работы ü Для каждого проекта формируется рабочая область с возможностями: üХранения документов, Средства коллективной работы ü Для каждого проекта формируется рабочая область с возможностями: üХранения документов, вопросов и рисков üОрганизации списков (клиентов, поставщиков и т. д. ) üОповещения об изменениях в ходе проекта ü Формируется такая же рабочая область для всех пользователей сервера ü Документы/вопросы/риски возможно «прикреплять» к отдельным задачам проекта ü При работе с проектами используется защищенный режим Доценко Н. В. 35

Единое хранилище документов Доценко Н. В. 36 Единое хранилище документов Доценко Н. В. 36

Workflow - технология организации процессов, согласно которой документы и данные могут быстро и эффективно Workflow - технология организации процессов, согласно которой документы и данные могут быстро и эффективно перемещаться из одного места в другое. Основная цель - направлять информационные потоки проектного содержания требуемым участникам текущей фазы проекта. При этом каждая система обеспечивает решение трех следующих задач: · разработка описания бизнес-процесса; · управление выполнением бизнес-процесса; · интеграция используемых в процессе приложений. Доценко Н. В. 37

Концептуальная информационная модель технологии Workflow В основе технологии Workflow лежат следующие понятия: ü объект Концептуальная информационная модель технологии Workflow В основе технологии Workflow лежат следующие понятия: ü объект - информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например письмо, оборудование, счет); ü событие - внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога); Доценко Н. В. 38

ü операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена ü операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета); ü исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнеспроцесса (к примеру менеджер, сотрудник архива, директор). Доценко Н. В. 39

Информационная модель Доценко Н. В. 40 Информационная модель Доценко Н. В. 40

Проектный портал Для обеспечения участников проекта такой пользовательской средой, которая должна стать Проектный портал Для обеспечения участников проекта такой пользовательской средой, которая должна стать "окном" доступа ко всем знаниям и ресурсам проекта, к функциям взаимодействия проектной команды, многие компании предлагают специализированный тип приложений, который называют "проектный портал" или системами управления коллективной работой (Collaboration Systems). Доценко Н. В. 41

Проектный портал Главная цель проектного портала – предоставить всем участникам проекта (от топ-менеджеров до Проектный портал Главная цель проектного портала – предоставить всем участникам проекта (от топ-менеджеров до исполнителей) предметно адаптированную под их роль и актуальную информацию о текущей структуре и состоянии проекта, включая доступ к проектному содержанию, функциям управления, и механизмам взаимодействия со всеми участниками проекта. Доценко Н. В. 42

Проектный портал поддерживает данный процесс с помощью механизмом Workflow. Он позволяет передавать созданный документ Проектный портал поддерживает данный процесс с помощью механизмом Workflow. Он позволяет передавать созданный документ по исполнителям, которые имею возможность добавлять свои комментарии в виде журнала, либо в виде “клеящихся” аннотаций прямо на изображение документа. После чего, авторами в документ будут внесены соответствующие изменения. Доценко Н. В. 43

Проектный портал Так как проектный портал имеет прямую взаимосвязь с системой управления содержанием, в Проектный портал Так как проектный портал имеет прямую взаимосвязь с системой управления содержанием, в его состав включены основные функции по управлению документами (регистрация, выписка, поиск, навигация по архиву, просмотр атрибут, и т. д. ). Доценко Н. В. 44

Особенности проектно-ориентированной деятельности 1) интеллектуалоемкий характер работы, связанной с коллективным использованием больших объемов справочной Особенности проектно-ориентированной деятельности 1) интеллектуалоемкий характер работы, связанной с коллективным использованием больших объемов справочной информации; 2) многоуровневая иерархическая структура системы проектной документации, создаваемая в соответствии с требованиями различных стандартов; 3) непосредственная зависимость сроков реализации проектов от эффективности управления сложными процессами создания, утверждения и согласования проектной документации, которые могут включать параллельные и последовательные этапы, внесение замечаний, возврат на доработку с последующим повторным согласованием и утверждением; Доценко Н. В. 45

Особенности проектно-ориентированной деятельности 4) безопасность и обеспечение доступа к функциям управления содержанием проекта участников Особенности проектно-ориентированной деятельности 4) безопасность и обеспечение доступа к функциям управления содержанием проекта участников географически распределенных проектных команд; 5) обеспечение хранения разработанной документации в соответствии с заданными правилами регистрации, учета, внесения изменений и выпуска комплектов документации в печатном и электронном виде; 6) высокий уровень повторяемости разработок и необходимость сохранения корпоративного опыта для ускорения выполнения последующих проектов. Доценко Н. В. 46

Documentum ü ü ü ПОДДЕРЖКА РАЗЛИЧНЫХ ФОРМАТОВ ВВОД И ОБРАБОТКА ОБРАЗОВ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИНТЕГРАЦИЯ Documentum ü ü ü ПОДДЕРЖКА РАЗЛИЧНЫХ ФОРМАТОВ ВВОД И ОБРАБОТКА ОБРАЗОВ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ ИНТЕГРАЦИЯ С ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИМИ ПРИЛОЖЕНИЯМИ УПРАВЛЕНИЕ ВЕРСИЯМИ И АТРИБУТАМИ УПРАВЛЕНИЕ КОМПЛЕКТАМИ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ü ВИРТУАЛЬНЫЕ (СОСТАВНЫЕ ) ДОКУМЕНТЫ ü УПРАВЛЕНИЕ ЭТАПАМИ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ДОКУМЕНТА Доценко Н. В. 47

Внедрение систем управления проектами СУП Доценко Н. В. 48 Внедрение систем управления проектами СУП Доценко Н. В. 48

ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ОБЪЕМ И ПОДХОД К ПРОВЕДЕНИЮ ВНЕДРЕНИЯ СУП • наличие в организации ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ОБЪЕМ И ПОДХОД К ПРОВЕДЕНИЮ ВНЕДРЕНИЯ СУП • наличие в организации формализованных и задокументированных бизнес -процессов; • квалифицированность персонала организации; • диверсифицированность организации; • состав участников проектов, реализуемых в организации, их территориальная распределенность (участников); • наличие в организации базы знаний в виде наработок по предыдущим проектами, классификаторов информации, статистических банков данных и т. д. ; • другие факторы. Доценко Н. В. 49

Степень участия внешней консалтинговой фирмы в процессе внедрения Невысокая степень В данном случае консалтинговая Степень участия внешней консалтинговой фирмы в процессе внедрения Невысокая степень В данном случае консалтинговая фирма выполняет: - поставку ПО; - обучение сотрудников организации и представителей команды проекта внедрения. Доценко Н. В. Высокая степень В данном случае консалтинговая фирма выполняет: - обследование организации и разработку технического задания на СУП; - разработку модели функционирования СУП; - формирование основных структур кодирования СУП, в том числе структуры проектов предприятия и т. д. ; - поставку программного обеспечения; - обучение сотрудников организации и представителей команды проекта внедрения; - разработку пилотного проекта; - разработку регламентов функционирования СУП и инструкций для персонала СУП. 50

Виды внедрения Доценко Н. В. 51 Виды внедрения Доценко Н. В. 51

Каф. 602 Внедрение Microsoft Project Доценко Н. В. 52 Каф. 602 Внедрение Microsoft Project Доценко Н. В. 52

Внедрение MS Project q Первичная регламентация деятельности q Обязательно обучение менеджеров проектов, администраторов, членов Внедрение MS Project q Первичная регламентация деятельности q Обязательно обучение менеджеров проектов, администраторов, членов команд q Консультирование при развертывании q Поддержка, аудит Внедрение инструментов без методологии q IT-отдел устанавливает Microsoft Project на компьютеры менеджеров и считает, что система внедрена… q … менеджеры продолжают работать как раньше Доценко Н. В. 53

Методология и инструменты Методология Требования Процесс управления проектом Продукт Инструменты Доценко Н. В. 54 Методология и инструменты Методология Требования Процесс управления проектом Продукт Инструменты Доценко Н. В. 54

Внедрение ве нь ко м па ни и Уровень компании Возможности системы 1 2 Внедрение ве нь ко м па ни и Уровень компании Возможности системы 1 2 Риск 4 3 5 Сложность проектов Начальный • Отсутствие системного подхода • Отчетность без базового плана Базовый • Системный подход к управлению проектами • Видение портфеля проектов • Отслеживание по базовому плану • Простые индикаторы Координация • Накопление опыта: нормирование и метрики • Детальное ресурсное планирование • Управление связями проектов • Управление изменениями Доценко Н. В. Интеграция Оптимизация • Координация • Офис управления распределения ресурсов между проектами • Планирование затрат • Управление портфелем проектов, соотнесение портфеля проекта и бизнес-целей проектами • Координация управления портфелем проектов и стратегических целей • Полное описание типов проектов • Библиотеки лучших примеров 55

Возврат инвестиций ü Использование методологии управления проектами позволяет сэкономить до 10% от бюджета проекта Возврат инвестиций ü Использование методологии управления проектами позволяет сэкономить до 10% от бюджета проекта ü Например, при бюджете проекта в $2 000 экономия может составить до $200 000 Доценко Н. В. 56

Критерии анализа программного обеспечения. - общая информация о ПО, - системная архитектура и пользовательский Критерии анализа программного обеспечения. - общая информация о ПО, - системная архитектура и пользовательский интерфейс: архитектура системы, простота освоения и использования, оценка руководства пользователя и системы помощи, - функциональность, - ограничения: существующие пределы по элементам, поддерживаемые системой, таким как количество работ, ресурсов в одном проекте и т. д. , - маркетинговая информация: ценовая политика, техническая поддержка, обучение, пользовательская база, информация о фирме производители. Доценко Н. В. 57

Процесс выбора программного обеспечения 1. Определение необходимых данных. Для этого нужно ответить на следующие Процесс выбора программного обеспечения 1. Определение необходимых данных. Для этого нужно ответить на следующие вопросы: - каковы ожидаемые характеристики проектов? - какое количество ресурсов потребуется для их выполнения? - сколько организаций будет участвовать в проекте? 2. Анализ типов принимаемых решений, которые должно поддерживать ПО. 3. Формирование списка критериев для выбора наиболее подходящего ПО. Доценко Н. В. 58

Рекомендованная литература 1. PMBOK 2004 – Guide To Project Management Body Of Knowledge. 2. Рекомендованная литература 1. PMBOK 2004 – Guide To Project Management Body Of Knowledge. 2. Мазур И. И, Шапиро В. Д. , Ольдерогге Н. Г. Управление проектами: Учебное пособие / Под общ. Ред. И. И. Мазура. - 2 -е изд. - М. : Омега-Л, 2004. - 664 с. 3. Богданов В. В. Управление проектами в Microsoft Project 2002: Учебный курс. - СПб. : Питер, 2003. - 640 с. Доценко Н. В. 59