Лекция 6 Организация документооборота Общие положения

Лекция № 6 «Организация документооборота»

Общие положения Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Прохождение и порядок исполнения входящих документов В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции: 1. Прием входящих документов; 2. Первоначальная (экспедиционная) обработка; 3. Предварительное рассмотрение и распределение; 4. Регистрация; 5. Рассмотрение документов руководством; 6. Исполнение резолюций; 7. Отправка ответных документов. Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. На всех документах для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа. Отметка при поступлении документа (реквизит 28) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя. Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретаремреферентом) производится с главной целью – отобрать документы в адрес руководства. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере их поступления. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 16). Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

Прохождение исходящих документов К числу исходящих документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата. Прохождение исходящего документа включает несколько этапов: Составление проекта документа, его распечатка; Согласование проекта, его визирование в необходимых случаях; Подписание (утверждение) документа; Регистрация и отправка документа.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю). Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Прохождение внутренних документов Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение.

Работа с конфиденциальными документами К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера. Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных – начальником канцелярии. Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства. Все поступающие в государственные органы, на предприятия, в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления. По установившейся практике заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, рассматриваются не позднее 15 дней со дня поступления, допускается, в порядке исключения, продление сроков для ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу. Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю.

Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан обычно колеблются от 5 до 10 лет для документов различной степени важности. Отдельные дела, интересные для истории, могут храниться постоянно.

Формы и порядок регистрации документов В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации. Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота - до 1000 документов в год.

Журнал регистрации входящих документов

Бланки карточек желательно изготавливать топографическим способом на плотной бумаге формата А 5 или А 6. Допускается цветное различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2 -3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную.

Индексация документов Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место постановки определяет ГОСТ Р 6. 30 -2003, реквизит 10) и регистрационных карточках. Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящих и исходящих номера документов. Так, индекс 01/05/89 входящего документа включает: 01 -индекс структурного подразделения; 05 - номер дела по номенклатуре; 89 -индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов. К индексам приказов по личному составу допускается добавление буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры). Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 01, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

Контроль за исполнение документов Различают три стороны контрольной деятельности: - контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, - контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов, - контроль за своевременностью исполнения. Первую сторону контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – секретарь-референт, третью – делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков исполнения осуществляет секретарьреферент.

Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней. Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документов. Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый. Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2 -3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения, порученного ему вопроса. Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. В настоящее время в некоторых организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.

Составление номенклатур и текущее хранение дел. Составление номенклатуры дел Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел. Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на предприятии обязательно. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии (у секретаряреферента), второй – используется в качестве рабочего экземпляра, третий – находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации. После окончания делопроизводственного года сводную номенклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных за год дел по категориям учета и их общее число. В конце каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Формирование и текущее хранение дел ГОСТ Р 51141 -98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. 30 -2003. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30 -40 мм толщины). Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома. Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности.

Оперативное хранение документов Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

Подготовка дел к сдаче в архив Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов.

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК. Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения: - постоянного хранения в государственных архивах; - временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); - временного хранения (до 10 лет); - подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Уничтожение документов и дел оформляется по актам. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно» , «Для служебного пользования» , «Конфиденциально» , производится в соответствии со специальными инструкциями.

Оформление дел и передача их на хранение в архив Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т. п. ) не подшиваются, а вкладываются в папки или коробки. Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела. Заверительную надпись (листзаверитель) помещают в конце дела. Обложки дел оформляют в соответствии с требованием ГОСТ 17914 -72. надписи на обложке следует писать четко, тушью.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах. Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. По истечении установленных сроков (от 5 до 7, 5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

Форма обложки дела по ГОСТ 17914 -72