Лекция 5 Техника подготовки предложений и отчетов Цель

Лекция 5 Техника подготовки предложений и отчетов Цель предложений и отчётов: 1. объяснить людям то, чего они прежде не понимали, 2. убедить их предпринять определённые действия.

Различие между предложением и отчётом ОТЧЁТ ПРЕДЛОЖЕНИЕ 1. Рассказывает о том, что произошло в прошлом 2. В первую очередь, информирует читателя 1. Изучает то, что может произойти в будущем 3. Воспроизводит объективные факты 3. Выражает мнение, подкреплённое объективными фактами 2. В первую очередь, убеждает читателя принять определённое решение

Начало любого отчёта – постановка цели. Определение цели должно очерчиваться одним предложением. Подробное определение цели важно по ряду причин: • отбирает ту информацию, которую необходимо включить в отчёт • выделяет ту информацию, которую следует опустить • сохраняет последовательность в стиле и изложении на протяжении всего отчёта. Цель должна быть предельно конкретной, чтобы задание руководства было выполнено правильно. Уточняйте цель у вашего руководителя.

При оформлении отчёта или предложения необходимо заранее подумать, какой аудитории они адресованы: 1. Язык документов должен быть доступен 2. Приоритеты разных групп читателей могут быть разные

Вопрос 1 Сбор информации При подготовке к написанию отчёта или предложения существует две стадии: 1. Исследование 2. Организация материала

Перечень необходимой информации следует из точно поставленной цели (из задач, которые необходимо решить для её достижения). Откуда взять информацию: 1. «Письменная» информация: 2. - книги, журналы, газеты 3. - каталоги, брошюры, листовки 4. - статистика 5. - отчёты и предложения других людей 6. - записи, сделанные вами, например, на семинарах 2. Публичная информация (данные ассоциаций, 3. представительств, правительственных департаментов) 3. Беседы с людьми: интервью, консультации специалис4. тов, ответы поставщиков и т. д.

Организация материала: сверка и разделение на группы

Вопрос 2 Структура предложения 1. Положение 2. Проблема 3. Потенциальные возможности 4. Предложения То есть, см. структуру презентации и всё, что с этим связано

Вопрос 2 Структура отчёта Отчёты делятся на две основные категории и отличаются только структурой: 1. Отчёты-исследования 2. Информационные (информативные) отчёты 3. которые включают: 4. - последние данные (о продажах) 5. - мемодрандумы (без рекомендаций) 6. - регулярные отчёты

Отчёты-исследования строятся по принципу описания Химического эксперимента или кулинарного рецепта: 1. Цель – чего хотим достичь или объяснить 2. Метод – что и как делали 3. Результаты – сообщение о том, ЧТО же произошло 4. Заключение – излагаются мысли, основанные на 5. фактах и соотносящиеся с целью

В информационных отчётах никакого метода компоновки данных не существует. Можно компоновать: - По датам - По степени важности - В соответствии с порядком продукции в каталоге - В соответствии с делением по отраслям и т. д.