Лекция 5 Деловая письменная речь 1 Особенности письменной

Лекция 5. Деловая письменная речь 1. Особенности письменной речи 2. Интернациональные свойства письменной деловой речи 3. Жанровое разнообразие письменной деловой речи (типы и виды документов) 4. Язык и стиль документов 5. Языковые нормы в деловой письменной речи 6. Речевой этикет в письменной деловой речи

1. Особенности письменной речи • • Главное отличие письменной речи от устной состоит в невозможности опоры на ситуацию, следствием чего является необходимость воссоздавать ситуацию речевыми средствами в публицистической, художественной, разговорно-письменной речи. Второе отличие связано с отсутствием непосредственного контакта речевых партнёров.

• • Для письменной речи характерны: книжная лексика, прямой порядок слов в предложениях; сложные предложения с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, рядов однородных членов; чёткая структурная организация, т. е. деление на разделы и параграфы, абзацные отступы и т. п.

2. Интернациональные свойства письменной деловой речи • • К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность); актуальность (необходимость, новизна, своевременность); убедительность (аргументированность); полнота (достаточность информации).

• Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. • Итог документирования – создание документа.

Функции документа общие специальные

Общие функции: • информационная (любой документ создаётся для сохранения информации); • социальная (документ является социально значимым объектом, поскольку порождён той или иной социальной потребностью); • коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности, между учреждениями); • культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации).

Специальные функции документа: • управленческая (документ является инструментом управления); • правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе); • функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).

3. Жанровое разнообразие письменной деловой речи Существует два типа документов: • служебная документация - документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных; • официально-деловая переписка – документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

Жанры служебной документации: • личные документы (автобиография, анкета, резюме, заявление, доверенность и др. ); • распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение и др. ); • административно-организационные (договор, контракт, отчёт, устав и др. ); • информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка и др. ).

Декану Фт. Ф В. Н. Рычкову студента гр. Ф – 17013 С. А. Фролова заявление. Прошу продлить срок сдачи экзаменационной сессии в связи с болезнью с 12. 01. 07 по 24. 01. 07. Медицинская справка прилагается. 25. 01. 07 Подпись

Декану Фт. Ф В. Н. Рычкову студента гр. Ф – 17013 С. А. Фролова объяснительная. С 12. 11. 07 по 24. 11. 07 отсутствовал на занятиях в связи с болезнью. Медицинская справка прилагается. 25. 01. 07 Подпись

Жанры официально-деловой переписки: • письмо-приглашение (содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нём участие); • письмо-подтверждение (указывает на согласие адресанта с предложениями адресата); • гарантийное письмо (в нём говорится об обязательствах, которые берёт на себя адресант перед адресатом).

4. Язык и стиль документов К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования: • однозначность используемых слов и терминов; • нейтральный тон изложения; • соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения; • смысловая достаточность и лаконичность текста.

5. Языковые нормы в деловой письменной речи • Орфографические нормы • Слитно пишутся следующие производные предлоги: навстречу, наподобие, вследствие, насчёт, ввиду, вроде. Например: навстречу ему, наподобие шара, вследствие проливных дождей, узнать насчёт поездки, ввиду отмены занятий, форма вроде ромба. •

• К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация (единообразие) сокращений. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначения и т. д.

Правила сокращения • Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа – недопустимо сокращать одно и то же слово по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращённо. • Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. • Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой разные толкования, двусмысленность в восприятии фразы. • Не допускается сокращение слова до одной буквы, кроме случаев традиционных текстовых сокращений, которые определены ГОСТом (например, г. – год, л. – лист, р. – река).

Морфологические нормы • Недопустимо использовать предлог по вместо предлога о (об), если речь идёт о конкретной теме, содержании беседы, разговора и т. д. : не отчёт по работе, а отчёт о работе; не доклад по итогам работы, а доклад об итогах работы. • Предлог по не может употребляться вместо предлога для и указывать на цель действия. Предложение В нашем вузе немало сделано по повышению качества образования содержит ошибку. Следует сказать - для повышения качества образования.

• Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действием кого-то: Меры не были приняты по нераспорядительности администрации. Правильный вариант: Меры не были приняты из-за нераспорядительности администрации. Исключения составляют выражения: по вине, по небрежности, по невниманию.

Правила употребления существительных • Для наименования лиц по профессии, должности, званию в деловой речи используются существительные мужского рода, даже если речь идёт о женщине: Врач выписала рецепт, Прошу принять меня на работу на должность лаборанта (подпись – Петрова).

Алгоритм определения рода несклоняемых существительных Несклоняемые существительные одушевленное человек неодушевленное животные м. р. ж. р. общ. р. м. р. ср. р. назв. СМИ геогр. назв. по родовому наименованию аббревиат. по глав. слову

• Нормой в официально-деловой речи является употребление единственного числа существительных в значении множественного. Например: Для проведения соревнований просим выдать спортивный инвентарь: мяч футбольный – 5 шт. , скакалка гимнастическая – 10 шт.

• Обычно склоняются следующие группы имён собственных: ü имена и фамилии русского и иноязычного происхождения, обозначающие лиц мужского пола и оканчивающиеся на согласный: письмо Неймана, предложения Лича; ü имена и фамилии русского и иноязычного происхождения (кроме финских), оканчивающиеся на безударный –а/-я: работы Щербы, стихи Лорки. Однако, если перед конечным гласным находится –и, фамилия не склоняется: стихи Гарсия, работы Лурия.

• Не склоняются, как правило, следующие имена собственные: ü совпадающие с названиями живых существ или неодушевлённых предметов: Сорока, Муха, Дубина; ü оканчивающиеся на –аго/-яго, -ово, -ых/-их, -ко/-енко: предложение Дубяго, лекции Седых, рисунки Шевченко; ü иноязычные фамилии в сочетании со словами братья, сёстры, супруги, а также в сочетании с двумя именами одновременно – женскими или мужским и женским: визит супругов Петерсон, пригласить сестёр Манн, написать Николаю и Елене Рерих.

Синтаксических нормы - это правила построений словосочетаний и предложений.

• К «проблемным» в управлении можно отнести сочетания с глаголами-паронимами оплатить – заплатить, одеть - надеть. У первого глагола каждой пары беспредложное управление, у второго – предложное: оплатить счёт – заплатить за проживание, одеть брата – надеть на брата. Глагол надеть употребляется и в том случае, если подразумевается, что-то надевается на кого-то, в том числе на себя: надеть пальто.

• При координации подлежащего и сказуемого необходимо учитывать целый ряд факторов: Ø способ выражения подлежащего, Ø порядок слов в предложении, Ø наличие или отсутствие при подлежащем зависимых слов, Ø форма и семантика зависимых слов.

• Например, в предложениях Большинство заданий не выполнено, Большинство участников конференции зарегистрировались, Прибыло большинство делегатов выбор формы сказуемого определяется следующими обстоятельствами: Ø в первом предложении подлежащее обозначает неодушевлённый предмет – сказуемое стоит в форме единственного числа; Ø во втором предложении подлежащее обозначает одушевлённый предмет – сказуемое стоит в форме множественного числа; Ø в третьем предложении обратный порядок слов (подлежащее находится после сказуемого) – сказуемое стоит в форме единственного числа.

• При употреблении деепричастий и деепричастных оборотов следует помнить, что действие, обозначаемое деепричастием, относится, как правило, к подлежащему данного предложения, т. е субъекты действия деепричастия и сказуемого должны совпадать: Ознакомившись с актом ревизии, он обратился к руководству компании с предложением о проведении бухгалтерской экспертизы. • Нарушение этого требования приводит к ошибке: Пользуясь калькулятором, расчёт производится быстро и правильно.

• Норма употребления деепричастного оборота не нарушается, если в составе сказуемого безличного предложения есть неопределённая форма глагола, с которой и соотносится деепричастие: Имея чёткий план работы, можно избежать многих ошибок.

6. Речевой этикет в письменной деловой речи • Речевой этикет – национально специфичные правила речевого поведения, реализующиеся в системе устойчивых формул и выражений в принятых и предписываемых обществом ситуациях вежливого контакта с собеседником.

Составителям деловых писем не рекомендуется: • побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно» , «Незамедлительно» , «В возможно более короткие сроки» . Более приемлемыми являются формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа» , «Убедительно прошу вас сразу сообщить о своём решении» ; • навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, «Прошу изучить и решить вопрос положительно» , «Прошу утвердить эту кандидатуру» ;

• намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…» ; • начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определённых обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно будет вернуться.

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и чёткий ответ отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву отношений. Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения, является форма ответа, при которой письмо-запрос, письмо-предложение возвращается адресанту с размещённой на нём ответной информацией.