Лекция 5. Автоматизация документооборота. Системы электронного документооборота.
В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: 1)бумажный документооборот 2)бумажный документооборот с использованием автономных ПК 3)смешанный документооборот 4)безбумажный документооборот.
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде. Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.
Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронноцифровой подписи ЭЦП механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.
Преимущества электронного документооборота: • простота внесения изменений в документ; • возможность помещать в документ мультимедийные данные; • возможность использовать заранее заготовленные формы; • более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов; • экономия бумаги; • более высокая компактность архивов; • более простой контроль информационных потоков; • большая скорость поиска и извлечения информации; • возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Электронный обмен неюридическими документами В тех случаях когда не требуется подпись, документооборот может быть полностью безбумажным. Например, газетно журнальные издательства, в которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде. Автор готовит и отсылает ее редактору, редактор делает пометки в статье, вставляет в текст комментарии и отсылает на доработку автору. После того как текст готов, редактор отсылает текст и иллюстрации ответственному секретарю который размещает файл с текстом статьи на файловом сервере в локальной сети, и готовит новый документ таблицу в Excel, в которую заносит все реквизиты по данной статье и сведения об авторах. После литредактирования статья поступает на верстку. Макет отправляется на сервер типографии и одновременно редактору Web сайта, который готовит версию для представления в Интернет.
Системы автоматизированного документооборота В небольшой фирме возможна организация работы на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Здесь уже требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т. д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ и быстрее находить необходимые документы.
Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления. Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.
Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т. е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида.
В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на две группы: "конструкторы" и "коробки". Коробочное решение это типовой вариант, подходящий для большинства организаций, который можно настроить под требования заказчика. Конструктор состоит из различных модулей и в значительно большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет более полно учесть специфические требования заказчика.
Установка и настройка системы типа "конструктор" требует привлечения специалистов компании разработчика и является более дорогостоящим по сравнению с типовым решением. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом скорее подойдет коробочное решение. Его плюсы: продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов, всегда имеется подробная документация, список типовых ошибок, умеренная цена. Из коробочных решений можно назвать такие системы, как "Гран Док", "ДЕЛО", "Евфрат документооборот", из конструкторов почти все западные разработки, а также Landocs, "БОСС Референт", "Золушка".
Программа « 1 С: Электронный документооборот» предназна чается для автоматизации движения в организации потоков докумен тов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользова телями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при со ставлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их.
В программе «ГАЛАКТИКА» модуль «Управление документо оборотом предназначен для учета, » хранения и обработки докумен тов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т. д. ) в электронной форме. Система автоматизации документооборота «Документ-2000» — обладает возможностями технологий Oracle, отсутст вие ограничений на объем хранимых данных, эффективные меха низмы поиска, встроенные функции, высокий уровень защиты ин формации.
Скачать презентацию Лекция 5 Автоматизация документооборота Системы электронного документооборота
СОП_Лекция 5.pptx