Лекція 3 ОРГАНІЗАЦІЯ ОПТОВИХ ЗАКУПІВЕЛЬ ТА ЇХ ДОКУМЕНТАЛЬНЕ

Лекція 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ОПТОВИХ ЗАКУПІВЕЛЬ ТА ЇХ ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ 1. Організація системи інформації на оптових торговельних підприємствах. Джерела ринкової інформації. 2. Сутність, принципи, зміст та оперативне планування закупівельної роботи. Методи закупівель. Джерела закупівель. 3. Формування та принципи асортиментної політики на оптовому торговельному підприємстві.

1. Організація системи інформації на оптових торговельних підприємствах. Джерела ринкової інформації. Цілі збору та аналізу ринкової інформації: - дослідження сформованого попиту споживачів на товари, що реалізуються підприємством; - виявлення незадоволеного попиту споживачів та їх вимог до товару; - визначення можливостей розширення ринків збуту; - аналіз перспектив розвитку ринку, на якому діє підприємство; - вивчення діяльності фірм конкурентів; - вивчення досвіду функціонування аналогічних комерційних структур; - вивчення фірм-покупців товару; - вивчення економічних та правових умов функціонування підприємства; - прогнозування обсягів господарсько-фінансової діяльності підприємства.

Види інформації: Первинні дані — інформація, яка одержана власне самими працівниками підприємства, та неопубліковані дані. Може бути одержана різними способами: через спостереження (вивчення вітрин, прейскурантів основних виробників), опитування (вибіркове опитування покупців у магазинах, телефонне опитування), інтерв'ю (особисті бесіди, анкетування). Вторинні дані — інформація, яку зібрано і вивчено іншими особами, організаціями та установами. Джерела - дані державної статистики, публікації фінансових звітів підприємств, інформація науково-технічних та економічних журналів, дані, які публікуються спеціалізованими організаціями (торговельнопромисловими палатами, галузевими асоціаціями, маркетинговими організаціями та ін. )

Інформаційне забезпечення діяльності підприємств оптової торгівлі включає: - збір поточної комерційної інформації; - внутрішню звітність; - аналіз комерційної інформації; - проведення кон'юнктурних досліджень.

Інформація мікрорівня повинна містити дані про постачальників, посередників, клієнтів, конкурентів і контактні аудиторії. Інформація макрорівня повинна відображати факти демографічного, економічного та природного середовища, науковотехнічної, політичної і культурної сфер.

Джерела інформації: - виставки, ярмарки; - INTERNET (спеціалізовані потали і сайти, реклама, розсилка); - каталоги продукції і альманахи; - довідники; - відділи продаж, які отримують інформацію від покупців про нові товари та постачальників; - торговельні та профільні журнали; - торговельні асоціації; - клуби (спілки, альянси) закупівельників, об’єднання професіоналів тощо.

Інформація щодо підприємства-постачальників повинна накопичуватись і постійно оновлюватись стосовно конкретних постачальників, видів продукції, цін, умов постачання, оцінки ритмічності поставок і виконання договорів постачання тощо. Дані про посередників повинні включати інформацію про торгових посередників, фірми з організації переміщення товарів, фірми, які займаються комерційними та маркетинговими дослідженнями, про банки, кредитні установи, страхові компанії. Інформація про клієнтів - найважливіший блок інформації для забезпечення ефективної підприємницької діяльності. Її доцільно представити п'ятьма основними видами: виробники, продавці, ринкові споживачі, державні установи і міжнародний ринок. Основним джерелом інформації про конкурентів є спеціально організовані маркетингові дослідження. В структурі інформації щодо контактних аудиторій повинні бути представлені дані про фінансові кола, засоби масової інформації, державні установи, об'єднання громадян тощо.

2. Сутність, принципи, зміст та оперативне планування закупівельної роботи. Методи закупівель. Джерела закупівель. Оптові закупівлі - це процес прийняття комерційного рішення, яким констатується наявність ринкової потреби в певних товарах і здійснюється відбір конкретних товарів і їх постачальників з числа наявних на ринку.

Основні принципи оптових закупівель: - основою оптових закупівель товарів є попит споживачів. Придбання товарів без врахування попиту споживачів призводить до сповільнення товарооборотності, збільшення витрат обігу на їх доведення до кінцевих споживачів, до погіршення фінансового стану підприємств; - обсяг і асортимент товарів, що підлягають закупівлям, мають відповідати обсягові, асортиментові і динаміці споживання з урахуванням необхідності нормалізації товарних запасів; - оптові закупівлі товарів мають забезпечувати нормальні умови для регулювання товаропостачання роздрібної торговельної мережі в оптимальному для неї режимі; - оптові закупівлі повинні здійснюватися з орієнтацією на постійне оновлення асортименту з урахуванням найновіших досягнень науки і виробництва та розвитку людських потреб.

Зміст закупівельної роботи включає: підготовчі операції; безпосередньо закупівельні операції; кінцеві операції.

На стадії підготовки до оптових закупівель торговельні підприємства уточнюють свою маркетингову стратегію, здійснюють діагностику ринку з метою інформаційного забезпечення закупівельної діяльності (вивчають і прогнозують розвиток потреб, попиту і товарної пропозиції), розробляють маркетингову тактику закупівельної діяльності (розробляють оперативний план оптових закупівель, вивчають їх джерела та можли-вих постачальників товарів, розробляють проекти договорів постачання товарів). Безпосередньо закупівельна робота включає укладення договорів, контрактів і угод, підготовку та подання постачальникам рознарядок на відвантаження товарів, внесення уточнень та змін до специфікацій, одержання товарів, організацію їх приймання та оплати. Кінцеві операції полягають у здійсненні оперативного обліку за виконанням постачальниками своїх зобов'язань, застосуван-ні методів впливу на недбайливих постачальників та здійсненні контролю загального стану закупівельно-реалізаційної діяльності.

Методи планування закупівель: - метод, заснований на отриманні попередніх замовлень від споживачів товарів; - метод без використання замовлень (“беззаявочний” метод) – на основі власних прогнозів щодо можливого обсягу збуту. Замовлення (заявка) - документ, який відображає потребу підприємства в товарах.

Методи оптових закупівель: - закупівлі товарів однією партією – постачання товарів вели-кою партією один раз. Торговельне підприємство отримає під-вищені знижки, мінімізує витрати на оформлення замовлення, але збільшує витрати, пов’язані зі зберіганням товарів; - постачання товару невеликими партіями протягом певно-го періоду. Замовлення в цьому випадку оформлюється дого-вором відразу, а постачання і оплата здійснюється партіями. Прискорюється грошовий і товарооборот, скорочуються витра-ти на зберігання та оформлення господарських взаємовідно-син, але відсутня можливість гнучкого регулювання об’ємів і асортименту товарів, що постачаються, що при зміни потреби може призвести до створення зайвих запасів та зростанню пов’язаних з цим витрат.

-щоденні (щотижневі і т. п. ) закупівлі – закупівлі товарів з встановленими строками реалізації; - отримання товарів по мірі необхідності. Покупець має принципову згоду постачальника на поставку товарів, обсяг і час постачання обумовлюються додатково. - закупівля товару, який є в наявності. Замовлення товару здійснюється по мірі необхідності і вивозиться зі складу обраного постачальника. Метод передбачає великі трансакційні, транспортні витрати. - закупівля товарів на ярмарках, біржах та інших організова-них ринках.

Товаровиробники Оптові посередники Джерела закупівель (формування товарної пропозиції) Товарні біржі Оптові аукціони Оптові ярмарки Оптові ринки Виставки-продажі

Постачальники За територіальною ознакою - місцеві - регіональні - національні - іноземні За відомчою приналежністю - внутрісистемні - позасистемні За формою власності - державні - комунальні - приватні За функціональною ознакою - виробники - оптові підприємства - посередники

Оперативний контроль здійснення оптових закупівель передбачає повсякденне спостереження за ходом виконання постачальниками договорів поставки та дозволяє забезпечити своєчасне надходження товарів необхідного асортименту, належної кількості та якості. Облік товарів, що надходять, здійснюється різними способами – від ведення вручну спеціальних картотек або журналів до автоматизованого обліку постачань з використанням сучасної комп’ютерної техніки.

3. Формування та принципи асортиментної політики на оптовому торговельному підприємстві. Асортиментна політика – це цілеспрямована діяльність в галузі товарного забезпечення ринку, яка основана на довгостроковому плануванні і регулюванні та направлена на задоволення попиту споживачів з урахуванням оптимізації номенклатури товарів і забезпеченні рентабельності діяльності підприємства. Формування асортименту товарів це цілеспрямована діяльність торговельного підприємства з підбору, забезпеченню та підтримці товарних груп, видів та різновидів товарів у відповідності до потреб споживачів.

Асортиментна політика Добір, планування та регулювання асортименту товарів Кількість реалізованих товарів Витратоємність реалізації Обсяг закупівлі товарів Рівень витрат обігу Обсяг товарообороту Обсяг та склад витрат обігу Стратегія управління товарооборотом Стратегія управління поточними витратами Розмір торгової надбавки Ризик нереалізації товарів Швидкість реалізації Рівень цін реалізації Розмір фінансових витрат від уцінки та списання товарів Розмір витрат з управління ризиками Матеріальнотехнічна база Чисельність Потреба складській площі Потреба в обігових коштах Обсяг дохо дів від тор говельної діяльності Трудоміст кість реалізації това-рів Розмір та структура активів та пасивів Стратегія управління доходами Стратегія управління ризиком Фінансова стратегія Обсяг прибутку від реалізації товарів Конкурентоспроможність та склад персоналу Розмір фонду оп-лати праці Стратегія управління трудовими ресурсами Склад і струк тура основ-них засобів Стратегія формування та викорис-тання основ-них засобів Фінансова стійкість та рентабельність підприємства Стратегія управління та використання прибутку Дивідендна політика Інвестиційна політика Антикризова політика Політика залучення капіталу Податкова політика

Основні принципи формування асортиментної політики оптового торговельного підприємства полягають у забезпеченні: - виконання місії, стратегічних цілей і завдань підприємства; - відповідності асортименту товарів та номенклатури послуг характеру (особливостям) попиту обслуговуємих контингентів оптових покупців; - комплексності задоволення попиту покупців у рамках обраного сегменту споживчого ринку; - урівноваження ризикових (зокрема нових) і стійких асортиментних груп, видів товарів для уникнення негативних наслідків для усієї асортиментної сукупності; - достатньої широти та глибини товарного асортименту; - гармонійності асортименту основних товарів та супутніх; - стійкості товарного асортименту; - підвищення споживчої цінності товарів за рахунок надання різноманітних послуг; - збалансованості товарної політики з ціновою; - рентабельності реалізації асортименту товарів, що формується, та послуг, що мають надаватися партнерам; - стійких конкурентних позицій підприємства і зростання його ринкової вартості.