Лекція 3 Організація облікового процесу на підприємстві

В лекції 3 будуть розглянуті наступні питання: 1. Вибір форми ведення бухгалтерського обліку 2. Організація документування господарських операцій та документообороту 3. Порядок розробки робочого плану рахунків.

1. Вибір форми ведення бухгалтерського обліку Однією зі складових технічного напряму організації бухгалтерського обліку є вибір форми його ведення. Відповідно до чинного законодавства підприємство самостійно визначає форму ведення бухгалтерського обліку, яка повинна передбачатися у Положенні про облікову політику.

Під формою ведення бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які використовуються у певній послідовності та взаємодії для ведення обліку. Форми ведення бухгалтерського обліку розрізняються за наступними ознаками: • кількістю облікових регістрів, які застосовуються, їх призначенням, змістом, формою і зовнішнім виглядом; • послідовністю записів в облікових регістрах; • зв’язком регістрів хронологічного та систематичного, синтетичного й аналітичного обліку.

Не слід плутати облікові регістри з первинними документами, оскільки в облікових регістрах відображаються інформаційні дані з первинних документів. Обліковими регістрами можуть бути книги, журнали, відомості, картки, окремі листи, машинограми та ін. Відповідальність за правильність записів в облікових регістрах покладається на осіб, які їх склали та підписали.

Будь-яка з форм ведення бухгалтерського обліку повинна відповідати ряду вимог: • забезпечувати повноту та реальність відображення в облікових регістрах кругообороту засобів; • бути економною, тобто витрати на ведення бухгалтерського обліку із застосуванням певної форми ведення обліку не повинні бути значними; • групування записів в облікових регістрах повинно забезпечувати одержання всіх показників, передбачених формами звітності, тобто уникнення здійснення додаткових вибірок або звертання безпосередньо до первинних документів; • забезпечувати поєднання синтетичного та аналітичного обліку; • забезпечувати проведення економічного аналізу господарської діяльності підприємства.

Залежно від носіїв облікових регістрів розрізняють два класи форм ведення бухгалтерського обліку: паперові та комп’ютерну. До паперових форм бухгалтерського обліку належать: • меморіально-ордерна; • журнальна; • форми ведення бухгалтерського обліку, які застосовуються суб’єктами малого підприємництва.

Схема меморіально-ордерної форми ведення бухгалтерського обліку

Схема журнально-ордерної форми ведення обліку

Журнальна форма ведення бухгалтерського обліку

Проста форма ведення бухгалтерського обліку

Спрощена форма ведення бухгалтерського обліку

Недоліком комп’ютерної форми ведення обліку може бути висока вартість програмного та технічного забезпечення.

2. Організація документування операцій та документообороту Документ – це матеріальний об’єкт, який містить інформаційні дані, оформлений у визначеному порядку та має юридичну силу. У своїй роботі кожен бухгалтер повинен керуватися правилом: “Немає документу – немає запису”. Кожен документ повинен бути оформлений відповідно до встановлених вимог.

Кожен документ, окрім матеріального носія, повинен мати відповідні реквізити.

Підпис на документі свідчить про те, що особа, яка склала та підписала цей документ, підтверджує його зміст і несе відповідальність за достовірність наведених у ньому даних. Відсутність підпису відповідальної особи на будьякому з первинних документів тягне за собою неможливість його відображення в бухгалтерському обліку.

Для забезпечення контролю та відповідальності за правильність оформлення і виконання документів керівником підприємства затверджується перелік посадових осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення операції, пов’язаних із витрачанням грошових коштів і відпуском товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних та інших активів. Кількість таких осіб повинна бути обмеженою.

Приймання первинних документів відбувається від інших підприємств або інших працівників підприємства (структурних підрозділів підприємства). Приймання документів передбачає їх реєстрацію і нумерацію. У бухгалтерському обліку обробкою називається сукупність робіт з підготовки первинних документів для запису сум господарської операції в облікові регістри. Після бухгалтерської обробки документи повинні включатися до справ.

Документооборот це сукупність робіт зі – створення, перевірки, обробки та зберігання документації від моменту її складання до передачі в архів. Організація документообороту є складовою організації бухгалтерського обліку, яка забезпечує: • впорядкування руху первинних документів; • оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які повинен пройти кожен первинний документ; • визначення максимального терміну перебування документу в кожному підрозділі (в окремого виконавця); • стабільність роботи бухгалтерської служби та підвищення продуктивності праці облікових працівників.

Графік документообороту затверджений – це порядок обробки інформаційних даних, зазначених у первинних документах. Даний документ повинен регламентувати: • строки складання, надання та обробки первинних документів; • перелік документів; • терміни їх просування та обробки; • посадових осіб, відповідальних за складання документів; • порядок передачі документів для обробки; • строки надходження документів до бухгалтерської служби від працівників інших підрозділів підприємства.

Завершальним етапом документообороту є зберігання документів.

З моменту формування і до передачі в архів підприємства справи з документами зберігаються за місцем їх формування, тому необхідно розрізняти поточний і постійний архіви первинних документів. Поточний архів бухгалтерських документів створюється в бухгалтерській службі для зберігання документів протягом поточного року. Постійний архів організовується в спеціально обладнаному приміщенні зі стелажами (шафами, сейфами) для розміщення на них справ з документами. Входити до архіву мають право особи з дозволу та в присутності завідувача архівом (архіваріуса). Обов’язки архіваріуса можуть покладатися на будь-кого з працівників бухгалтерської служби згідно з наказом керівника.

Утилізація документів може проводитися шляхом їх спалювання або передачі до пункту вторинної сировини з обов’язковим отриманням накладної із зазначенням кількості справ, їх ваги. В архівній книзі зазначається, які справи вилучено з архіву.

3. Порядок розробки робочого плану рахунків Одним із важливих нормативних документів, завдяки якому забезпечується ведення бухгалтерського обліку, є план рахунків, тобто їх систематизований перелік.

Підприємство не зобов’язано використовувати всі рахунки, наведені в Плані рахунків, а вибирає лише ті з них, які дійсно необхідні, формуючи, відповідно, робочий план рахунків. Робочий план рахунків одним з є елементів облікової політики підприємства і затверджується керівником підприємства як додаток до Положення про облікову політику.

Розробка робочого плану рахунків повинна забезпечити таку організацію бухгалтерського обліку, щоб облікові регістри велися систематизованим способом і забезпечувалося складання бухгалтерської звітності.