Лекция 23 Самоменеджмент Тайм-менеджмент Вопросы 1 2 3

Лекция 23 Самоменеджмент. Тайм-менеджмент Вопросы 1. 2. 3. 4. 5. Суть самоменеджмента Составляющие самоменеджмента Важные навыки Тайм-менеджмент Приёмы для руководителя

"Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны" "Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим" Питер Друкер "Чтобы управлять людьми, нужно в первую очередь научиться управлять собой" "Огромную часть времени любого административного работника съедает деятельность, не имеющая конкретных результатов"

Некоторые руководители заявляют, что они работают по 12 -13 часов в сутки, выражая этим (вроде бы) свою преданность делу Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может: • расставить приоритеты • распределить обязанности • правильно организовать своё время и время своих подчинённых

1 Суть самоменеджмента Самоменеджмент – раздел менеджмента, изучающий способы (технологии) повышения эффективности управленческой деятельности работника

Самоменеджмент помогает • • выполнять работы с мéньшими затратами лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты) • • уменьшить загруженность работой уменьшить спешки и стрессы

Проблемы самоменеджмента • планирование своего рабочего времени • улучшение памяти руководителя • повышение скорости и объёма восприятия текстовой информации • правильная организация взаимодействия с начальником и подчинёнными (в первую очередь с непосредственными и секретарём) • способы эффективного проведения совещаний и приёма на работу • организация своего рабочего места

2 Составляющие самоменеджмента 1. 2. 3. 4. 5. Постановка целей Планирование Принятие решений Организация (реализация) Контроль

Значение культуры общения 1. 2. 3. 4. 5. Вежливость Тактичность Деликатность Чувство меры Доброжелательность

3 1. Важные навыки Чтобы эффективно подчинять, надо уметь подчиняться (хотя бы обстоятельствам) Ничто так не компрометирует руководителя, как его растерянность 3. Будучи уверенным в себе, избегать самоуверенности 4. Выполнять обещания в срок 2. Если не смог выполнить – не оправдывайся, а определи новый срок и сдержите слово, пусть с опозданием

Важные навыки 5. (прод. ) Уметь слушать (иметь бесконечное терпение) Кроме собственного мнения есть и другие, отнюдь не худшие 7. Быть терпимым к недостаткам людей, если эти недостатки не мешают делу 8. Хвалить на людях, ругать с глазу на глаз 9. Предоставлять сотрудникам максимум свободы для достижения целей 6.

Важные навыки (прод. ) Всё рассматривать с точки зрения профессиональной пользы 11. Умение превращать вредное (мешающее делу явление) в полезное 10. (помогающее достижению цели) Быть внимательным и объективным к “бесполезным” предложениям 12.

4 Тайм-менеджмент Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой Не даром же говорят: ”Время – деньги”

Структура рабочего времени, % Начальник Директор цеха отдела Оперативная работа 56 41 51 Совещания, оперативки 12 11 13 Работа с почтой, телефонные разговоры 13 22 15 Пребывание у начальства 5 4 3 Общественная работа – 7 3 Беседы, инструктаж 4 4 5 Прочие работы 8 9 8

Причины дефицита времени Постоянная спешка 2. Отсутствие четкого распределения 3. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени 4. "Воры времени" – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела 5. Суетливость 6. Слабая мотивация труда 1.

4. 1. Постоянная спешка В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент Он идёт по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи

4. 2. Отсутствие чёткого распределения работ по степени их важности Руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач

Принцип Парето (соотношение 80: 20) Правило 20/80: концентрация 20% времени на жизненно важных проблемах обеспечивает 80% успеха В процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов

Принцип 8020 В. Парето ВХОД ВЫХОД 80% результатов происходят от 20% усилий и наоборот 80% следствий происходят от 20% причин и наоборот 20% 80% 80% выходного продукта получается из 20% входных ресурсов 80% прибыли получается из 20% инвестиций 20% 80% работы в организации делают 20% сотрудников

Принцип Д. Эйзенхауэра: ABC Распределение задач по их важности и срочности: А-задачи: важные и срочные следует выполнять немедленно В-задачи: важные, но не срочные. Нужно установить сроки выполнения С-задачи: менее важные, которые следует делегировать

Матрица "срочность – важность" по Д. Эйзенхауэру Важность Важные Несрочные Важные Срочные Неважные Несрочные Неважные Срочность

4. 4. "Воры времени" Наиболее крупные из них – это • телефонные звонки • незваные посетители • дела, за которые менеджер берётся потому, что не может отказать в просьбе Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел

4. 6. Слабая мотивация труда Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени

Постоянные доработки дома Труд управляющего относится (в определённой мере) к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью, на осуществляемые в рабочее и свободное время Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье

Листок "дневных помех" Помехи Продолжительность Телефонный разговор с бывшим коллегой (во время подготовки документов) 20 минут Беседа с подчиненным по работе, не относящейся к новому проекту 15 минут Пробка на обратной дороге 45 минут Кто Пометки (причины) Бывший Желание коллега отвлечься от бумаг Подчинённый Проблемы с выполнением порученного Внешняя причина

Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчинённых и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта Особую роль в самоменеджменте играет повышение стрессоустойчивости

5 1. 2. 3. Правила начала дня Начинать работу по возможности в одно и то же время Перепроверка плана дня, составленного накануне Согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать сам и сможет оградить руководителя от ненужных помех) 4. 5. Приступать к работе без раскачки Вначале – ключевые задачи, т. к. потом менеджер обычно бывает занят текущими делами

Правила основной части дня 1. 2. 3. 4. Уточнять необходимость каждого вида деятельности с точки зрения его необходимости Каждая работа должна быть хорошо подготовлена Небольшие однородные задачи выполнять сериями Постоянно контролировать время и планы

Правила завершения рабочего дня Контроль результатов 2. Жёсткий самоконтроль 3. План на следующий день 4. Каждый день должен иметь свою кульминацию 1.

Приёмы руководителей для уменьшения продолжительности бесполезных встреч 1. • • 2. Идите сами к своим подчинённым лучше решать проблемы, когда все материалы "под рукой" можно обсудить вопрос в небольшом кругу специалистов – тем самым вы проявите уважение к подчиненным Встречайте посетителя, не входя в свой кабинет Для случая, когда посетитель не сообщает заранее цель визита, гораздо легче ограничить продолжительность встречи или даже корректно прервать её, сославшись на срочные дела

Приёмы руководителей 3. Проводите (прод. ) встречу стоя Если посетитель зашёл в кабинет, то лучше выйти к нему навстречу с приветствием и сразу определиться – прерывать свою работу или назначить новую встречу 4. Поручите секретарю контролировать время визита Секретарь по телефону через заранее установленное время может напомнить о деле, которое вас ждёт 5. Регулярно встречайтесь с коллегами Практикуйте совместные деловые обеды, на которых вы можете получить информацию и обсудить срочные дела, что сэкономит время

Литература 1. 2. 3. 4. Зайверт Л. Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время. – М. : Интерэксперт, 1995 Организация рабочего времени – М: ”Де. КА”, 1994 Гамидуллаев Б. Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием. – Пенза, 1997 Электронный журнал «Корпоративные Финансы» http: //cfin. ru/management/index. shtml