ЛЕКЦИЯ 2 СОВРЕМЕННОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Законодательное регулирование

ЛЕКЦИЯ 2 СОВРЕМЕННОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Законодательное регулирование делопроизводства

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, n стандартизация, n разработка нормативных и нормативнометодических документов общегосударственного действия. n n Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20. 02. 1995 г. № 24 -ФЗ n закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация , информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др. ), урегулировал отношения, возникшие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

ФЗ РФ “Об архивном фонде РФ и архивах”

Федеральный закон « О бухгалтерском учете» (ст. 9) n определил правила оформления первичных учетных документов, указывая, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, которые должны оформляться оправдательными документами.

Об обязательности документирования говорится и в других Гражданский кодекс Российской федерации законодательных актах. Так, n определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т. е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

n В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т. д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» n устанавливают порядок документирования деятельности , правовые нормы создания, организации, ликвидации обществ правила составления и оформления ряда документов.

n n Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

n Закон «О языках народов Российской Федерации» (от 24 июля 1998 г. ) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

n Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся , например, закон РФ «О товарных знаках , знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» , который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

n n Система ДОУ включает три взаимосвязанных составные части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России (Росархив)

n Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в Российской Федерации осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

n n Разработано Положение «О федеральной архивной службе России» , утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 28. 12. 1998 г. за № 1562. В Положении говорится, что главной задачей Федеральной архивной службы России является развитие и совершенствование государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Росархив n осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области ДОУ.

Росархиву предоставлено право n n утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов. Федеральная архивная служба России согласовывает отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывает и утверждает обязательные для исполнения нормативно–методические документы по организации документов в делопроизводстве.

n Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами является принятая государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)» .

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) n Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией Главархива СССР 27. 04. 88 ( приказ Главархива СССР от 25. 05. 88 № 33).

ГСДОУ является по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования ДОУ и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов

В Основных положениях ГСДОУ n описаны вопросы организации работы с документами , т. е. рациональная система их регистрации , поиска, контроля за исполнением и др. , технологические решения по основным задачам делопроизводства. .

n Составной частью ГСДОУ является альбом образцов форм и примеров основных организационнораспорядительных документов.

n В настоящее время ГСДОУ требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий, т. о. разрабатывается новая редакция ГСДОУ.

n Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных автоматизированного хранения и использования документов ( в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т. д. ).

n Основная цель создания ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора , анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГОСТ Р 6. 30 -2003 n Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6. 30 -2003, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65 -ст. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . ГОСТ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

n Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. , включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) класс 0200000).

n Стандарт устанавливает : состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Требования стандарта являются рекомендуемыми. n Порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6. 30 -2003 разъясняется и конкретизируется в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. n

Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документов, использование которых поможет успешно решать следующие задачи: n n n унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов; сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации; использовать унифицированные шаблоны текстов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства; упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач; ускорить процессы принятия управленческих решений.

Методические рекомендации «предназначены для внедрения в организациях: n n n n единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению; новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации; делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов; правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку; правил проектирования бланков документов; правил учета, использования и хранения бланков и печатей; правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.

n В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой РФ 06. 07. 1992 г. была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. n Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. n Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов , так и особенности подготовки отдельных видов документов : приказа, указания , инструкции, протокола. n В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел , составление описей, оперативное хранение дел и передача их на хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении дел к уничтожению, описей и др. n

n Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

n Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформление дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Основные правила работы ведомственных архивов. n Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемые при организации оперативного хранения исполненных входящих , исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей , листазаверителя дела и др.

Правила условно можно разделить на части: n n n требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения; порядок формирования дел в делопроизводстве; организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве; порядок выделения документов к уничтожению; подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д. ), составление описей, передача в архив, работа с документами в архиве.

n Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914 -72.

n Нормативно- справочным пособием при определении сроков хранения документов организации является Перечень типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

n n ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины определения. ГОСТ 6. 10. 4 -84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, Основные положения. ГОСТ 6. 10. 5 -87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. ПР 50 -733 -93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования техникоэкономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ. n n n n Какие законодательные акты предписывают обязательность документирования информации? Какие требования к документам изложены в законодательных актах? Какие вопросы работы с документами регламентируются законодательными актами? На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства в стране? Каково значение ГСДОУ и что она регламентирует? Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству? Какое значение имеет ГОСТ Р 6. 30 -97 «Требования к оформлению документов» , его содержание? Для чего составляют перечни документов с указанием сроков хранения?