Лекция № 2 «Документирование управленческой деятельности» Классификация документов

Лекция № 2 «Документирование управленческой деятельности»

Классификация документов и общие требования к оформлению документов Классификация документов по видам деятельности: - организационно-распорядительные документы; - по личному составу; - финансово-расчетные документы; - документы по снабжению и сбыту и др.

Организационно-распорядительные документы (ОРД)

Документы по личному составу: приказы по личному составу (о приеме, переводе, об увольнении и т.д.), заявления по личному составу (о приеме, переводе, об увольнении и т.д.), трудовой договор, трудовые книжки, личные дела сотрудников организации, личные карточки работников (форма № Т-2).

Финансово-расчетные документы (ФРД): платежное поручение, счет-фактура, накладная, приходный или расходный кассовый ордер и др.

Документы по снабжению и сбыту: договоры поставки, протоколы разногласий к договорам поставки, заявки на поставку сырья и материалов и др.

Классификация документов по подлинности: 1) Подлинник (оригинал) – это, как правило, 1-й экземпляр документа, содержащий оригинал личной подписи лица, удостоверившего документ, и, при необходимости, оттиск печати организации. Если 2-й и последующие экземпляры документа также содержат оригинал личной подписи лица, удостоверившего документ,- это также подлинник. 2) Копия – это абсолютно точное воспроизведение подлинника. Не содержит лишь оригинал личной подписи лица, удостоверившего подлинник, и, в случае необходимости, оригинал оттиска печати, Копии изготавливаются как вручную, так и с помощью технических средств.

Чтобы удостоверить абсолютно точное соответствие изготовленной копии оригиналу, копию заверяет своей личной подписью то должностное лицо, которое оформило копию. На копии проставляют гриф «Копия» (в правом верхнем углу документа).

Выписка – разновидность копии. В отличии от копии, абсолютно точно воспроизводит не весь подлинник, а только его часть. ПРАВИЛО: копии и выписки не имеют юридической силы без заверения.

Дубликат – разновидность копии. Дубликат – это абсолютно точное воспроизведение (копия) подлинника, включает личные подписи и оттиск печати. Оформляется при утрате подлинника документа (трудовой книжки, диплома и т.д.) от копии отличается наличием грифа «Дубликат», а также тем, что не заверяется (и иногда подписями руководителя).

Классификация документов по срокам хранения.

Классификация документов по месту составления:

Внутренние документы (ВНД) – документы, оформленные в организации и предназначенные для использования внутри организации (не исходящие за ее пределы и не входящие). Входящие документы (ВД) – документы, поступающие в организацию от сторонних организаций или частных лиц. Исходящие документы (ИД) – документы, составленные в организации и направляемые в сторонние организации или частным лицам.

Классификация реквизитов документов Реквизитом документа называется его отдельный элемент. Обязательными реквизитами называются те реквизиты ОРД, которые придают документу юридическую силу. Дополнительными реквизитами называются реквизиты ОРД, которые проставляются только при необходимости.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает определенные требования к оформлению реквизитов. Эти требования являются рекомендуемыми.

Способы расположения реквизитов на документах Допускается два варианта расположения реквизитов на бланках ОРД: угловое, продольное Угловое расположение предполагает смещение реквизитов заголовочной части документа к левому полю, что позволяет экономить место на листе, оставляет пустым верхний правый угол (для грифа утверждения, для адресата).

Продольное расположение предполагает печать реквизитов заголовочной части документа симметрично относительно середины листа. Для углового расположения реквизитов, в свою очередь, можно использовать два способа печати: центрованным способом - центрованная печать относительно наиболее длинной строки; флаговым способом – строки начинаются от левого поля.

Состав реквизитов документов: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.

Виды реквизитов ОРД

Правила оформления обязательных реквизитов ОРД Реквизит «Наименование организации» Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе организации, учредительном договоре и др.) Печатают реквизит в левом верхнем углу документа от левого поля или с центрованной печатью относительно наиболее длинной строки реквизита.

Реквизит наименование организации является обязательным реквизитом и поэтому должен указываться на всех документах организации - внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями). Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАЯЧЬЯ ИЗБУШКА» (ООО «Заячья избушка») ул. Треугольная, 821, г. Ростов-на-Дону, 000000 Телефон: (0000)12-34-99; Факс: (0000) 12-34-99; е-mail: my@izba. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … 03.02.2014 №06-18/168 На № Об издании книги Генеральному директору Издательского дома «Трудный выбор» В.П. Колокольчикову

Реквизит «Место составления документа» Реквизит «Место составления документа» проставляют на всех видах ОРД, кроме служебных писем. Печатают после даты и номера документа, от левого поля. Представляет собой название населенного пункта, где зарегистрирована организация – автор документа. Оформляют реквизит, учитывая административно-территориальные данные России (для поселка указывают район, область). Используют только общепринятые сокращения: пос. р-н, обл. Литера «г.» (город) не ставится перед названием городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург), а также перед названиями городов, где содержится корень -град, -город, -бург)

Реквизит «Наименование вида документа» Реквизит обязателен для всех видов ОРД, кроме служебных писем. Печатают реквизит от левого поля прописными буквами.

Отдел продаж ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 21.02.2012 №13 В связи с ростом цен, подорожанием молокопродуктов снижением реализации данной товарной группы необходимо проведение рекламой кампании по группе товаров «Сыры». Менеджер по продажам И.И.Иванов В дело № 04-02 Матв Т.А.Матвеева 03.03.2012

Реквизит «Дата регистрации документа» Дат на документе может быть несколько. Как правило, основной считается дата подписания документа. Это справедливо для приказов, служебных писем и большинства других ОРД. Дата акта или протокола – дата события, зафиксированного этими документами. Элементы даты обозначают арабскими цифрами – ДД.ММ.ГГГГ. Всего восемь цифр и две разделительные точки. Если значимая цифра одна, перед ней ставится «0», например: 06.02.2009. Печатают реквизит от левого поля, ниже наименования вида документа.

Дата документа (реквизит 11). Существуют два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ предполагает оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 20.03.2004. Разрешается оформление даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2004.03.20. Всегда необходимо указывать 0, если цифра в месяце или дне меньше 10. Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов (15 марта 2004 г.).

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАЯЧЬЯ ИЗБУШКА» (ООО «Заячья избушка») ул. Треугольная, 821, г. Ростов-на-Дону, 000000 Телефон: (0000)12-34-99; Факс: (0000) 12-34-99; е-mail: my@izba. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … 03.02.2014 № 06-18/168 На № Об издании книги Генеральному директору Издательского дома «Трудный выбор» В.П. Колокольчикову

Правило: после цифровой даты «г.» не проставляют: 01.01.2009 г. - неправильно

Реквизит «Регистрационный номер документа» Регистрационный номер документа – это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации в специальном журнале или регистрационной карточке.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАЯЧЬЯ ИЗБУШКА» (ООО «Заячья избушка») ул. Треугольная, 821, г. Ростов-на-Дону, 000000 Телефон: (0000)12-34-99; Факс: (0000) 12-34-99; е-mail: my@izba. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … 03.02.2014 № 06-18/168 На № Об издании книги Генеральному директору Издательского дома «Трудный выбор» В.П. Колокольчикову

Для внутренних документов регистрационный номер – это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Для внутренних документов организации (приказов, актов и т.п.) используют простую форму индекса: Пример: 01.05.2009 № 50 где 50 – порядковый номер документа по регистрационному журналу в пределах календарного года. Скажем, в ЗАО «Тамара» данный приказ – 50-й с 1 января 2009 г.) Для внешних документов (служебных писем и т.д.) используют полную форму индекса: Пример: 01.05.2009 № 50/01-19 где 50 -порядковый номер документа по регистрационному журналу в пределах календарного года, 01-19 – номер дела, в которое подшивается копия исходящего документа.

Реквизит «Заголовок к тесту» проставляют ниже реквизита «Место составления», от левого поля документа. Максимальная длина заголовка – короче половины рабочей строки. Если необходимо перенести часть заголовка на другую строку, знак переноса не проставляют, переносят по смыслу только целые слова. Между строками заголовка делают 1 интервал. Заголовок точно, но кратко передает суть текста документа. Поэтому, он облегчает регистрацию и рассмотрение документа.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАЯЧЬЯ ИЗБУШКА» (ООО «Заячья избушка») ул. Треугольная, 821, г. Ростов-на-Дону, 000000 Телефон: (0000)12-34-99; Факс: (0000) 12-34-99; е-mail: my@izba. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … 03.02.2014 № 06-18/168 На № Об издании книги Генеральному директору Издательского дома «Трудный выбор» В.П. Колокольчикову

Одно из главных правил делопроизводства: упомянутую информацию в документе не повторяют. Заголовок, как правило, формулируют в предложном падеже, начиная с предлогов «О» или «Об». Исключение составляют акты, заголовок для которых формулируют в предложном или родительном падеже, а также протоколы – заголовок которых, как правило, - в родительном падеже.

Реквизит «Текст» Текст документов делят по смыслу на абзацы. Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого поля (при оформлении документа на компьютере). Текст печатается с полуторным или двойным межстрочным интервалом, если документ оформляется на листе формата А4 (210 на 297 мм). Если документ оформляется на листе формата А5 (148 на 210 мм), межстрочный интервал в 1,5 – 2 шага.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАЯЧЬЯ ИЗБУШКА» (ООО «Заячья избушка») ул. Треугольная, 821, г. Ростов-на-Дону, 000000 Телефон: (0000)12-34-99; Факс: (0000) 12-34-99; е-mail: my@izba. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … 03.02.2014 № 06-18/168 На № Об издании книги Просим Вас издать книгу «Африка для меня». Формат – 84х108 1/32, объем – 262 с., бумага кн.-журн., тираж – 5000 экз. Оплату услуг и материалов гарантируем. Наши банковские реквизиты: расчетный счет № 00000000 в КБ “Пурга”, к/с 301… в ГРКЦ ГУ Банка России по Ростовской области, БИК 0460…, ИНН 7831….

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАЯЧЬЯ ИЗБУШКА» (ООО «Заячья избушка») ул. Треугольная, 821, г. Ростов-на-Дону, 000000 Телефон: (0000)12-34-99; Факс: (0000) 12-34-99; е-mail: my@izba. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … 03.02.2014 № 06-18/168 На № Об издании книги Просим Вас издать книгу «Африка для меня». Формат – 84х108 1/32, объем – 262 с., бумага кн.-журн., тираж – 5000 экз. Оплату услуг и материалов гарантируем. Наши банковские реквизиты: расчетный счет № 00000000 в КБ “Пурга”, к/с 301… в ГРКЦ ГУ Банка России по Ростовской области, БИК 0460…, ИНН 7831…. В дело № 05-07 Курганова М.Н. 18.04.2014

Оформление способов удостоверения документов Существует пять способов удостоверения документов: согласование (частный случай согласования – визирование), подписание, утверждение, заверение, удостоверение документа оттиском печати организации.

Оформление согласования Суть согласования – в дополнительной проверке проекта документа перед его подписанием. Оформление внешнего согласования При внешнем согласовании, на документе печатают реквизит «Гриф согласования» ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу от левого поля. Гриф согласования состоит из компонентов: слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами без кавычек, без двоеточия после слова), наименование должности лица, согласовывающего документ, включая наименование организации, личная подпись, расшифровка подписи, дата согласования.

Оформление внутреннего согласования В том случае, если проект приказа руководителя организации требует перед подписанием согласования с главным бухгалтером и юрисконсультом данной организации, оба должностных лица проставляют на проекте свои визы.

Оформление подписания Документ подписывают должностные лица, ответственные за их содержание. Реквизит «Подпись» печатают ниже текста документа, отступив 3-4 интервала. Реквизит включает три компонента: - наименование должности лица, подписывающего проект документа, - личную подпись, - расшифровку подписи. Правило: дата подписания в реквизите «Подпись» не проставляется.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАЯЧЬЯ ИЗБУШКА» (ООО «Заячья избушка») ул. Треугольная, 821, г. Ростов-на-Дону, 000000 Телефон: (0000)12-34-99; Факс: (0000) 12-34-99; е-mail: my@izba. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … Просим Вас издать книгу «Африка для меня». Формат – 84х108 1/32, объем – 262 с., бумага кн.-журн., тираж – 5000 экз. Оплату услуг и материалов гарантируем. Наши банковские реквизиты: расчетный счет № 00000000 в КБ “Пурга”, к/с 301… в ГРКЦ ГУ Банка России по Ростовской области, БИК 0460…, ИНН 7831…. Директор З.Е. Хлопушко Главный бухгалтер С.Ф. Жмышкина

Гарантийное письмо – документ финансового характера, поэтому за его содержание несут ответственность руководитель организации и главный бухгалтер. Пример подписания гарантийного письма (подписывается должностными лицами различного ранга в порядке подчиненности) Директор С.А. Петров Гл. бухгалтер Н.В. Смирнова

Оформление утверждения Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждают документы должностные лица, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документе. Утверждение документа проводится после его подписания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом). Гриф утверждения печатают в правом верхнем углу документа.

Оформление заверения Для заверения копии и выписки, оформляется специальный реквизит «отметка о заверении», состоящий из 4-х компонентов: - слово «Верно», - наименование должности лица, оформившего копию или выписку, - личная подпись, - дата заверения (проставляется лицом, оформившим копию рядом с личной подписью или от левого поля). Отметка о заверении проставляется ниже реквизита «Подпись» от левого поля документа. Пример (текст копии или выписки) Директор (нет оригинала личной подписи директора) И.О. Фамилия Верно Зав. канцелярией М.В. Смирнова 02.03.2009

Проставление оттиска печати на документе На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, личные подписи лиц, удостоверивших документ (подписавших, утвердивших), дополняются оттиском печати организации. В методических рекомендациях на основе ГОСТ на унифицированную систему ОРД отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Правила оформления дополнительных реквизитов ОРД Реквизит «Эмблема фирмы или товарный знак» Если организация имеет зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (эмблему, логотип организации), рядом с реквизитом «Наименование организации» целесообразно проставлять данный реквизит.

Реквизит «Справочные данные об организации» Реквизит «Справочные данные об организации» проставляется только на внешних документах, т.е. отправляемых в стороннюю организацию или частному лицу.

Реквизит включает: - почтовый индекс организации, - номера телефонов - и другие сведения по усмотрению руководителя организации (номера телефакса, адрес электронной почты, номера счетов в банке и т.д.). Реквизит печатают ниже реквизита «Наименование организации – автора документа» от левого поля. Допускается центрованная печать относительно самой длинной строки реквизита.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАЯЧЬЯ ИЗБУШКА» (ООО «Заячья избушка») ул. Треугольная, 821, г. Ростов-на-Дону, 000000 Телефон: (0000)12-34-99; Факс: (0000) 12-34-99; е-mail: my@izba. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … Просим Вас издать книгу «Африка для меня». Формат – 84х108 1/32, объем – 262 с., бумага кн.-журн., тираж – 5000 экз. Оплату услуг и материалов гарантируем. Наши банковские реквизиты: расчетный счет № 00000000 в КБ “Пурга”, к/с 301… в ГРКЦ ГУ Банка России по Ростовской области, БИК 0460…, ИНН 7831…. Директор З.Е. Хлопушко Главный бухгалтер С.Ф. Жмышкина

Реквизит «Адресат» Адресат- наименование объекта, которому направляется документ, и сведения о нем. Обязательно проставляется на всех отправляемых документах. Проставляется реквизит в правовом верхнем углу документа от середины рабочей строки. Допускается центровать строки адресата относительно наиболее длинной строки. Печатают реквизит без переноса слов.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАЯЧЬЯ ИЗБУШКА» (ООО «Заячья избушка») ул. Треугольная, 821, г. Ростов-на-Дону, 000000 Телефон: (0000)12-34-99; Факс: (0000) 12-34-99; е-mail: my@izba. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … Просим Вас издать книгу «Африка для меня». Формат – 84х108 1/32, объем – 262 с., бумага кн.-журн., тираж – 5000 экз. Оплату услуг и материалов гарантируем. Наши банковские реквизиты: расчетный счет № 00000000 в КБ “Пурга”, к/с 301… в ГРКЦ ГУ Банка России по Ростовской области, БИК 0460…, ИНН 7831…. Директор З.Е. Хлопушко Главный бухгалтер С.Ф. Жмышкина

Правило: если документ направляется в два-три разнородных адреса, все адресаты допускается печатать на документе. Если адресатов более четырех, составляется список на рассылку, и каждый документ содержит только один адресат.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» проставляется только на служебных письмах.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЗАЯЧЬЯ ИЗБУШКА» (ООО «Заячья избушка») ул. Треугольная, 821, г. Ростов-на-Дону, 000000 Телефон: (0000)12-34-99; Факс: (0000) 12-34-99; е-mail: my@izba. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … Просим Вас издать книгу «Африка для меня». Формат – 84х108 1/32, объем – 262 с., бумага кн.-журн., тираж – 5000 экз. Оплату услуг и материалов гарантируем. Наши банковские реквизиты: расчетный счет № 00000000 в КБ “Пурга”, к/с 301… в ГРКЦ ГУ Банка России по Ростовской области, БИК 0460…, ИНН 7831…. Директор З.Е. Хлопушко Главный бухгалтер С.Ф. Жмышкина

Реквизит «Отметка о наличии приложения» Реквизит проставляется только, если документ имеет приложения. Отметку печатают после текста документа перед реквизитом «Подпись» от левого поля.

Пример Приложения: 1. Проект договора поставки – на 6 л. в 1 экз. 2. Договор аренды № 2/14 от 08.06.2009 (копия) на 2 л. в 2-х экз. Если название, дата и номер прилагаемого документа названы в тексте, в отметке их не повторяют, а указывают только количество листов и экземпляров прилагаемого документа.

Правило: на приложении к любому документу в правом верхнем углу проставляют отметку о названии, дате и номере документа, к которому он прилагается.

Реквизит «Отметка о поступлении» Отметка о поступлении документа проставляется секретарем на поступившем в организацию документе (т.е. на входящих документах). Отметку проставляют от руки или с помощью специального штампа в правом нижнем углу документа. Отметка по поступлении содержит: - краткое название фирмы, в которую поступил документ, - дату поступления, - входящий регистрационный номер.